Olá, aluno(a)! Nesta lição vamos estudar os significados de quatro funções administrativas básicas que todo administrador deve saber, que são processos de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC), e você compreenderá a importância de cada um desses processos para as organizações.

 Estudar sobre esses assuntos é importante, porque você verá que uma boa gestão se faz analisando e praticando o PODC, pois permite moldar as habilidades e competências essenciais de gestão. Sendo assim, ao aprender sobre o PODC, você também estará se desenvolvendo.

Por isso, esta aula também objetiva incentivar o aluno a adquirir habilidades de simular, montar e testar modelos de análise de situações, fazendo uso das ferramentas administrativas.

Ou seja, nesta lição será abordado mais a fundo cada um dos componentes da função administrativa criada por Taylor e que evoluiu até o modelo conhecido atualmente.

Você já aprendeu no ano passado, na disciplina de Teoria Geral da Administração, que administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar, o famoso PODC. Contudo, e quanto ao administrador, que é o profissional responsável por empregar esses conceitos nas organizações, você já parou para pensar quais são as funções dele?

As funções do administrador o auxiliarão a planejar, organizar, dirigir e controlar não apenas organizações, mas também questões pessoais. Seja na busca de um emprego, seja no planejamento das férias, na compra de um carro novo, as funções administrativas podem ser aplicadas de forma a alcançar da melhor forma o objetivo estabelecido.

Conforme você aprendeu anteriormente, Henri Fayol associou a administração com todo o processo de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Ele definiu a função administrativa como uma função que envolve planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Atualmente, a função administrativa é conhecida como uma operação complexa que envolve planejar, organizar, dirigir e controlar (CHIAVENATO, 2014).

Maximiano (2004, p. 104) descreveu resumidamente cada um dos componentes como:

• Planejar: “[...] examinar o futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo“.

• Organizar: “montar uma estrutura humana e material para realizar o empreendimento”. 

• Dirigir ou comandar: “manter o pessoal ativo em toda a empresa”.

• Controlar: “cuidar para que tudo se realize de acordo com os planos e as ordens”.

Nesta lição, você aprenderá um pouco mais sobre cada etapa do PODC, pois, como futuro técnico em administração e para melhor empregar as técnicas e ferramentas de gestão que serão apresentadas nessa disciplina, conhecer um pouco mais a fundo sobre cada processo da administração é fundamental. Vamos conhecer um pouco mais sobre planejamento, organização, direção e controle?

O diretor de uma indústria de móveis para escritório, infeliz com os resultados de sua empresa, decidiu contratar um administrador para ajudá-lo a organizar sua indústria. Após um levantamento inicial, Carlos, o administrador, apresentou os resultados para William, o diretor. Um relatório do que deveria ser implantado para a indústria produzir resultados melhores.

O relatório de Carlos destaca que a indústria de William não possuía um objetivo claro, dessa forma, não era possível elaborar um planejamento estratégico. William, por sua vez, relutou e disse que sua indústria possuía sim um objetivo, o de ter lucro.

Carlos, então, tentou montar um planejamento para que a indústria de William pudesse fechar no azul e aumentar sua lucratividade nos próximos meses. O primeiro passo foi planejar, Carlos, então, alinhou com William que, como o objetivo da organização era ter lucros, seria necessário aumentar as vendas e, consequentemente, a produção. 

Na fase de organização, foram definidos líderes para reportarem diretamente para Carlos, e este reportaria para William. Esta estrutura, segundo Carlos, descentraliza as decisões, que até então eram tomadas apenas pelo diretor, e isso poderia acelerar o processo decisório, principalmente na produção.

Foram selecionados inicialmente três líderes, em que dois eram responsáveis cada um por cinco funcionários da produção, e o terceiro liderava a equipe comercial e administrativa, composta por três vendedores, um auxiliar financeiro e um analista de marketing. Após os líderes terem sido informados de suas atribuições e do que se esperaria de cada equipe, eles foram orientados a repassar as informações para seus liderados.

Feito o alinhamento com os vendedores, faturamento, marketing e produção, foi hora de iniciar o novo modelo de trabalho, focado no aumento da produtividade da indústria e das vendas, o foco inicial era manter o mínimo possível de estoque de móveis finalizados parados.

Assim, Carlos iniciou a coleta e análise de dados da produção e venda diariamente. E todas as sextas-feiras ele se reunia com as lideranças para avaliarem o que foi realizado naquela semana, se todas as equipes estavam entregando aquilo que era esperado delas para cumprir com o objetivo da indústria.

Conforme já visto anteriormente na disciplina de Teoria Geral da Administração, as funções da administração podem ser definidas pela sigla PODC (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar). Cada etapa dessa função pode ser aplicada tanto profissionalmente quanto na vida pessoal. Então, as funções do administrador estão, de certa forma, sempre vinculadas aos conceitos da função administrativa (SILVA, 2013; CHIAVENATO, 2014).

Planejamento

O processo de planejamento é sem dúvidas a primeira etapa da função administrativa, pois ele tem influência na tomada de decisão a partir da definição de um objetivo geral. É no planejamento que as metas são definidas (ARAÚJO, 2009). Ao visualizar suas metas e objetivos futuros, as organizações podem utilizar recursos para determinados fins, e são definidos os objetivos estratégicos do planejamento. 

Então, segundo Maximiano (2004), planejamento é sinônimo de definir ações futuras previamente. Com isso, podemos chamar de planejamento as ações futuras estudadas previamente para tomada de decisões a fim de minimizar a incerteza. Para o autor, há diferentes formas de lidar com a imprevisibilidade e incerteza do futuro e que o planejamento é o resultado de um conjunto de planos. O processo de planejamento é apresentado na Figura 1 a seguir:

Sendo assim, Maximiano (2004) completa que os planos abrangem uma variedade de necessidades das organizações e devem apresentar três elementos: Objetivos, Recursos e Meio de controle. Além disso, o autor, indica que os planos podem ser caracterizados como permanentes (políticas da empresa) ou temporários (orçamentos anuais). Os planos podem apresentar variações dependendo do nível de planejamento, sendo definidos por Maximiano (2004) como:

Organizar 

Enquanto os objetivos e quais recursos serão utilizados são definidos no processo de planejamento, é na organização que as atividades que utilizarão estes recursos serão definidas (MAXIMIANO, 2004; CHIAVENATO, 2010).

O processo de organizar cria uma estrutura estável e dinâmica, que define o trabalho que os integrantes da organização devem realizar. Segundo Maximiano (2004), essa determinação é chamada de estrutura organizacional. Essa estrutura é um recurso utilizado por todas as organizações e é único em cada uma delas, podendo ser mais simples ou complexas, dependendo do tamanho da organização (MAXIMIANO, 2004).

Para Maximiano (2004), organizar é o processo de orientar os recursos disponíveis de forma que facilite a realização de objetivos. Segundo ele, organização é a atribuição de qualquer conjunto ordenado e estruturado segundo algum critério. Sendo assim, o processo de organizar pode ser entendido como a divisão de um todo em partes seguindo algum critério de classificação. Essa classificação é definida normalmente na estrutura organizacional, que define com precisão as responsabilidades e hierarquia dos indivíduos integrantes das organizações.

Dessa forma, o conceito de responsabilidade relaciona-se com as obrigações dos indivíduos, enquanto a hierarquia define a autoridade e determinará o poder de decisão das pessoas dentro da empresa. Então, autoridade e responsabilidades são agrupadas em unidades de trabalho, os chamados cargos e departamentos, e será o sistema de comunicações entre eles que possibilitará a ação coordenada (MAXIMIANO, 2004). Ou seja, organizar é possibilitar a interação coordenada em prol do alcance de um objetivo.

Por isso, Maximiano (2004) aponta que um dos maiores problemas da administração é definir a estrutura organizacional, pois além desta definir a divisão do trabalho e a autoridade, define também a forma que as pessoas e grupos se comunicarão na empresa. A estrutura organizacional é representada em forma de gráfico, chamado de organograma, a Figura 2 representa um modelo de organograma e seus terminais de comunicação para melhor visualização.

Para definir uma estrutura organizacional, é necessário tomar algumas decisões, dentre as quais, no processo de organização, destacam-se três tipos: Divisão do trabalho, definição do sistema de autoridade e definição do sistema de comunicação (MAXIMIANO, 2004). O Quadro 1, a seguir, elenca os tipos de decisão com seu impacto na estrutura organizacional.

Dirigir

Chegamos na etapa de execução, não há muito o que ser definido sobre a direção, mas é possível defini-la, segundo Maximiano (2004), como a função que conduz, coordena e lidera os indivíduos da organização na execução das atividades planejadas a fim de atingir as metas e objetivos com o melhor resultado.

A direção indica o conceito de orientação, por isso, é uma etapa-chave para o atingimento das metas organizacionais (CHIAVENATO, 2010). Para Maximiano (2004), dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. A direção como função administrativa atua diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades.

Controlar

Após os objetivos e metas terem sido traçados, os recursos categorizados e organizados e a execução das atividades ter sido iniciada, é preciso, então, controlar os resultados de forma que os objetivos organizacionais sejam atingidos. Ou seja, é preciso monitorar e avaliar o desempenho das ações de planejamento, organização e direção (MAXIMIANO, 2004; SILVA, 2013; CHIAVENATO, 2014). Segundo Maximiano (2004), as etapas que compõem o sistema de controle são: 

Os tipos de controles, assim como o planejamento, ainda podem ser: Estratégicos, que acompanham e avaliam o desempenho de acordo com as metas; Administrativos, direcionados aos departamentos; e Operacionais que controlam as atividades e recursos necessários para suas execuções (MAXIMIANO, 2004). 

Uma forma comum de aplicar os processos de controle nas organizações é chamada de Auditoria, que também pode ser exercida por um administrador. A auditoria consiste em controlar as ações das organizações, de forma que se verifique se os recursos alocados pela empresa estão sendo utilizados de maneira correta (CURY, 2016; CHIAVENATO, 2010).

Nesta lição, você aprendeu que as funções do administrador ocorrem em ciclo, e que não apenas um profissional é responsável por todas. Ou seja, dependendo do nível hierárquico do administrador, ele pode ter a atribuição do planejamento e até da direção, ou ainda fazer parte daqueles que são dirigidos.

Então, é dever do administrador manter-se informado sobre o que é esperado dele, e o que ele pode entregar a fim de auxiliar a organização a alcançar suas metas e objetivos.

Seja em qual função administrativa você se depare no futuro, lembre-se que administrar é um ciclo, que se inicia no planejamento que orienta a organização, e que é esta que fornecerá os caminhos para a execução na direção e o controle que tem a atribuição de avaliar e modificar, caso necessário, qualquer uma das três atividades anteriores.