Olá, estudante! O objetivo desta lição é apresentar algumas ferramentas da qualidade que podem ser utilizadas no planejamento estratégico. Ao final desta lição, você será capaz de usar ferramentas importantes do planejamento estratégico, como as matrizes BCG e GUT, além de poder elaborar e moderar um Brainstorming. Com os conhecimentos adquiridos nesta lição, espera-se que você seja capaz de apoiar o planejamento e a organização de atividades bem como identificar, desenhar, racionalizar e distribuir tarefas utilizando ferramentas administrativas e tecnológicas.

Por fim, ao aliar as ferramentas aos conhecimentos adquiridos nas lições anteriores, você, como futuro(a) Técnico(a) Administrativo(a), poderá desenhar soluções, incluindo atributos simples, com base nos conceitos de eficiência e eficácia, além de compreender as aplicações das ferramentas, conhecendo suas vantagens e limitações bem como quando e em que circunstâncias usá-las.

Nas organizações, entender o potencial de cada produto ou serviço oferecido aos clientes pode ser essencial para determinar o dinamismo e a perenidade dele no mercado. Por isso, a Matriz BCG é capaz de auxiliar os gestores a identificarem aqueles produtos que têm potencial de lucro ou de risco para a empresa, facilitando, assim, a tomada de decisão de manter, remover ou aumentar a oferta de determinados produtos.

Outro fator importante nas empresas é o capital humano, e uma das formas de promover esse capital é o Brainstorming, que auxilia a troca de ideias e incentiva a criatividade das pessoas na organização. Por fim, problemas são inerentes às organizações e, caso não sejam devidamente entendidos, há o risco de problemas que podem causar maior impacto serem negligenciados pela empresa caso ela foque em problemas menores. Por isso, a Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na tomada de decisão para uma resolução de problemas mais precisa. Mas como funcionam essas ferramentas? Ficou curioso(a)? 

Determinada empresa do ramo de vendas de periféricos para computadores, após perceberem um declínio nas vendas dos mouses sem fio, decidiu juntar os gestores das equipes de marketing, vendas, financeiro e contabilidade e, ainda, um representante operacional de cada setor para realizar uma análise do atual cenário.

Trata-se de uma conceituada empresa que atua no mercado online e, por isso, sua participação no mercado é relativamente alta. Na reunião de análise do motivo pelo qual as vendas dos mouses sem fio estarem em declínio, o caos reinou, pois cada setor apontou falhas e críticas a outro. Uma das colaboradoras da empresa, Tatiana, uma analista de marketing, ofereceu-lhes uma proposta de uma ferramenta de gestão que aprendeu no curso Técnico em Administração que cursou.

Tatiana explicou que o nome dessa ferramenta era brainstorming, ou tempestade de ideias, e o objetivo dela é coletar o maior número de ideias possível. Ela propôs, então, a todos os presentes discorrer sobre os motivos pelos quais eles acreditavam ter causado o declínio das vendas, mas nenhuma ideia poderia ser julgada ou criticada.

Após algum tempo de discussões, foi identificado que o público em geral estava procurando mouses com fio, com mais desempenho para jogos e trabalho. Com isso, outra ferramenta estratégica foi indicada no brainstorming, a matriz BCG. Após consultarem os analistas, perceberam que o mouse sem fio, para a empresa, representava o que era chamado de produto vaca leiteira, pois possuía alta participação no mercado, mas a demanda estava começando a declinar, e que isso deveria ser um ponto de atenção, mas não indicava que o produto devesse ser removido do catálogo da empresa.

Aplicando as técnicas da matriz BCG para o mouse gamer com fio, foi percebido que ele estava classificado como em questionamento, pois seu mercado estava em constante crescimento, mas a participação da empresa nesse setor era baixa. Com isso, formularam uma estratégia de aumentar a participação no mercado de periféricos gamer da empresa, para que, assim, os produtos em questionamento tivessem a chance de serem classificados como estrelas no futuro próximo.

O case, apesar de ser fictício, retrata o quanto a utilização de ferramentas de gestão é importante para as empresas!

Matriz BCG 

Uma das formas de uma empresa avaliar seu portfólio de produtos é a matriz BCG, que se tornou popular a partir da sigla da empresa que a criou, a Boston Consulting Group. Considerada de grande utilidade na análise de portfólio de produtos e posicionamento da organização no mercado, a matriz BCG avalia o portfólio por meio das receitas geradas pelas vendas dos produtos ou serviços (KOTLER; KELLER, 2016).

Com a matriz BCG, as empresas podem avaliar, qualitativamente, sua força de vendas, combinando a remuneração por rotatividade com a remuneração proporcional aos resultados produzidos pela equipe, tanto em termos de lucro quanto em termos de margem de contribuição. Por meio da matriz, as empresas podem articular a distribuição dos volumes de vendas e os resultados e riscos que representam para atingir os objetivos organizacionais (KOTLER; KELLER, 2016).

Sendo assim, de acordo com Kotler e Keller (2016), os produtos são analisados frente ao ambiente externo da empresa e, com isso, é formada uma matriz, de forma que se coloca, no eixo X (vertical), a taxa de crescimento do mercado e, no eixo Y (horizontal), a participação relativa da organização. A partir desses dois indicadores, são criados quatro quadrantes que demonstram a posição dos produtos da empresa no mercado, e cada quadrante representa uma das características a seguir: 

A elaboração da matriz BCG, conforme Kotler e Armstrong (2015), está destacada na Figura 1:

Calandro e Lane (2007) exemplificam que a matriz BCG é muito utilizada no setor de seguros, pois ajudam os executivos a identificar os segmentos de mercado de maior potencial de crescimento. Dessa forma, podem definir a alocação de recursos de forma a trazer o maior retorno possível.

Brainstorming 

O Brainstorming, ou tempestade de ideias, foi desenvolvido em 1938 e é um método para gerar ideias em grupo, envolvendo curto espaço de tempo e contribuição de todos os envolvidos, a fim de obter soluções inovadoras e criativas para um ou mais problemas. Por ser um método que envolve todos os integrantes, a qualidade nas tomadas de decisões é assegurada (MEIRELES, 2001). Pode ser utilizado por qualquer pessoa da organização e em qualquer nível hierárquico, porém a mediação deve ser conduzida por um único indivíduo para que se mantenha a ordem durante o processo (DANIEL; MURBACK, 2014).

O objetivo do Brainstorming é focalizar a atenção para o aspecto mais importante do problema, desenvolvendo o raciocínio para visualização, solução e melhoria do problema. Durante a solução de problemas, essa ferramenta atua como “lubrificante”, afinal, é difícil determinar a causa do problema, definir a direção a seguir ou resolver o problema, se este não é claro (DANIEL; MURBACK, 2014). 

No Brainstorming, o foco é a quantidade, e não a qualidade, das ideias. Por isso, as avaliações e críticas devem ser evitadas nesse processo, para que, assim, as ideias possam ser estimuladas e apresentadas com o objetivo de exercer, livremente, a criatividade na geração de soluções que possam reduzir ou eliminar um problema (MEIRELES, 2001).

Matriz de Priorização (Matriz GUT)  

A Matriz de Priorização ou Matriz GUT é uma ferramenta fácil de implementar, e ela analisa três aspectos: gravidade, urgência e tendência. Para cada aspecto analisado, é atribuída uma pontuação, que varia de um a cinco. A matriz GUT responde às perguntas: “por onde começar?” e “o que deve ser feito primeiro?” (HÉKIS et al., 2013). Rodrigues (2016) aponta que a eficácia dessa ferramenta está no conhecimento das pessoas envolvidas, que devem ser treinadas, ter conhecimento técnico e entender o processo e a empresa que serão avaliados. 

Outra função dessa ferramenta é ajudar as áreas técnicas e de qualidade a enxergarem os pontos mais importantes e justificarem seu investimento na área administrativa, mostrando, claramente, o seu impacto. Também é utilizada no planejamento estratégico da empresa, por meio da visão financeira, pois ajuda a determinar as ações que precisam ser tomadas para atingir as metas, principalmente, porque também se propõe a verificar se o orçamento da empresa está sendo respeitado (CEVADA; DAMY-BENDETTI 2021).

Os três aspectos avaliados pela pontuação de um a cinco são, segundo Camargo (2018): 

O Quadro 1, a seguir, apresenta o valor de cada ponto e uma explicação subjetiva para cada um deles conforme Camargo (2018), que pode auxiliar na tomada de decisão durante a pontuação.

Após a atribuição de pontos a cada aspecto analisado a partir do GUT, é o momento de saber como calculá-lo. Para isso, com as pontuações obtidas, é necessário multiplicar os resultados das variáveis. Por exemplo, se você possui um problema grave na empresa, este receberá a pontuação 3. Além disso, foi definido que a urgência é 2 e que tem a tendência de piorar em longo prazo, ou seja, 2. Assim, deve-se calcular 3 x 2 x 2, resultando em 12. Quanto maior o resultado, maior a necessidade de resolver esse problema, ou seja, maior a sua prioridade (CAMARGO, 2018).

O desenvolvimento da matriz GUT é subjetivo e seus valores são julgados por equipes técnicas, auditores ou, até mesmo, por um indivíduo, com o acompanhamento, ou não, dos responsáveis pela área ou setor auditado. A escolha de quem está envolvido na atribuição de resultados é fundamental para que o valor positivo real seja alcançado no processo de melhoria, e os problemas possam ser resolvidos antes que se agravem. Avaliações de pessoas com visão clara da atuação e dos valores da empresa tornam as avaliações próximas da realidade e refletem soluções rápidas e eficazes (CEVADA; DAMY-BENDETTI, 2021). 

O envolvimento e a inclusão de gestores de áreas afins são fundamentais para a atribuição de classificações válidas, pois possuem mais conhecimento técnico e geral em seus setores. Essa participação, também, torna-se estratégica, pois, com a participação do responsável, todo o departamento é envolvido por meio de sua gestão, sem desculpas ou proibições para abordar os pontos citados, pois o efeito é percebido, claramente, na avaliação do problema (CEVADA; DAMY-BENDETTI, 2021).

As três ferramentas vistas nesta lição atuam muito bem separadamente, mas, quando utilizadas em conjunto, podem configurar uma poderosa combinação. Imagine você e seu grupo de colegas de sala quando vão realizar uma atividade em grupo na escola. Mesmo sem perceber, na maioria das vezes, no início da elaboração do projeto, há um turbilhão de ideias, isso, de certa forma, é um brainstorming.

Já a matriz GUT, além de ser uma ferramenta estratégica para conter problemas, pode ser utilizada para definir algumas coisas. Pensando no exemplo de um trabalho escolar, imagine que você tenha três trabalhos de disciplinas diferentes para entregar. Nesse caso, você poderia utilizar a matriz GUT para definir qual deles seria feito primeiro considerando a gravidade, a urgência e a tendência de cada matéria. Ou seja, você avaliaria em qual matéria você precisa de mais nota (gravidade), qual dos trabalhos deve ser entregue primeiro (urgência) e se o professor de alguma disciplina comentou que um novo trabalho será passado (tendência), para, assim, decidir qual dos trabalhos fará primeiro.