Nesta lição, será apresentado o conceito de formulários e sua importância como ferramenta de troca de informações nas organizações.

Outro objetivo desta aula é indicar ao aluno a obtenção das habilidades de Elaborar formulários coesos, coerentes e que atendam as demandas sem gerar entraves burocráticos; além de ser capaz de ler, interpretar e aplicar os manuais administrativos.

Também serão apresentados os requisitos e objetivos que um bom formulário deve atender, além da elaboração e controle dessas ferramentas.

Conforme vimos na lição passada, organizar é também garantir a interação entre os indivíduos de uma organização. Essa interação, por sua vez, pode ser caracterizada por um fluxo constante de informações que devem ser compartilhadas pelas pessoas e departamentos a fim de garantir que os trabalhos sejam realizados de maneira adequada.

Então, essa troca constante de informações precisa ser padronizada, pois as informações podem fluir de forma vertical, entre gestores e subordinados. No entanto, as informações podem ser transmitidas de forma horizontal no organograma da empresa, na forma de troca de informações entre departamentos e setores. 

Por isso, dada a importância dessa troca de informações para garantir o bom funcionamento da empresa, são necessários alguns padrões a serem seguidos. Esses padrões, também caracterizados como formulários ou questionários, têm o intuito de garantir o envio e interpretação das informações de forma rápida e clara.

Preparado para adentrar nos conceitos de formulários nas organizações? Lembrando que a característica principal que diferencia um questionário de um formulário é a presença de um avaliador em um questionário (GIL, 2009). Portanto, nesta lição será apresentado com mais afinco o conceito de formulário e sua importância nas organizações.

Na empresa Game of Phones, fictícia, que é especializada em venda e manutenção de smartphones, foi identificado um problema quanto ao modelo de formulário de cadastro de clientes, pois os vendedores, muitas vezes acabavam não preenchendo devidamente os cadastros, o que estava ocasionando problemas no faturamento, pois estava ficando inviável a emissão de cobranças e notas fiscais para alguns clientes.

Então, Camila, a gerente de vendas, foi convocada para uma reunião de emergência, pois o fato estava prejudicando a entrada de dinheiro da empresa. Após todos os problemas causados pela falta do preenchimento ou preenchimento incorreto dos formulários de cadastro terem sido apresentados, ficou acordado, então, que Camila solicitaria a seus vendedores que preenchessem devidamente os formulários de cadastro a partir de então.

Camila, ao repassar as informações aos vendedores e orientá-los a sempre preencher completamente os cadastros, foi questionada por Lucas, um de seus vendedores. Segundo ele, tanto os vendedores quanto os clientes achavam o formulário exaustivo para preencher. Camila, ao fazer um levantamento, identificou que o formulário de cadastro de clientes, possuía 3 páginas e 65 campos a serem preenchidos, muitos deles desnecessários para a empresa, como nome da mãe e número de fax.

Camila, então, foi mais a fundo e pesquisou sobre o formulário. Ela descobriu que o formulário de cadastro havia sido baixado da internet, a partir de um modelo de cadastros de clientes bancários. Dessa forma, Camila solicitou aos vendedores para indicarem quais os campos eram desnecessários para a empresa. Além disso, ela procurou a diretoria e pediu para eles destacarem quais os campos eram indispensáveis de se ter no formulário.

O resultado? Camila conseguiu, assim, diminuir o formulário de cadastro de clientes da Game of Phones para apenas 1 página e com apenas 12 campos a serem preenchidos. Montaram ainda um formulário eletrônico para ser preenchido pelo vendedor que, após finalizado, alimentaria uma planilha com o controle de clientes por vendedor. Os vendedores então elogiaram a velocidade que ganharam no preenchimento do novo formulário, pois segundo eles, “agora o formulário era feito pensado para a empresa”. Assim, o preenchimento de formulários de cadastro na Game of Phones, começou a ser preenchido em 100% dos novos cadastros e para atualizar os cadastros de clientes antigos, resolvendo o problema da cobrança e faturamento.

Formulários 

Para Gil (2009), questionários são instrumentos de coleta de dados que são preenchidos pelos informantes sem a presença do pesquisador. Enquanto os formulários são definidos como uma coleção de questões que são perguntadas e anotadas por um entrevistador, numa situação “face-a-face” com o entrevistado. No entanto, nas organizações, é mais comum ser utilizado o termo “formulário” para documentos previamente preparados que devem ser preenchidos com a finalidade da troca de informações (MAXIMIANO, 2004; CHIAVENATO, 2010; OLIVEIRA, 2013).

Conceito de formulário

Segundo Chiavenato (2010), formulário é um documento preparado a fim de ser preenchido, seja de forma impressa ou digital, que transporta informações específicas de um indivíduo para outro, ou até mesmo entre uma filial e outra. Maximiano (2004) aponta que o formulário é uma mensagem eletrônica ou um papel que contém dados e informações que fazem parte do ambiente de trabalho.

Sendo assim, o formulário não deve ser visto apenas como um fim, mas sim um meio de transmissão de informações. Em um formulário, os dados e informações são preenchidos em campos que foram preparados e indicados previamente e que contém as instruções necessárias para seu uso correto. Dessa forma, ao preenchê-los, foca-se apenas nos dados e informações necessários, evitando distorções ou falhas no seu preenchimento. Portanto, o formulário conduz a ser preenchido de modo que a informação transmitida seja confiável e precisa (MAXIMIANO, 2004; CHIAVENATO, 2010).

Os formulários permitem que as pessoas transmitam informação de maneira rápida e simples, e possuem um formato que evita duplicidade, mal-entendidos ou enganos (OLIVEIRA, 2013). Os formulários impressos têm páginas, ou áreas nos modelos digitais, que possuem campos específicos para a entrada de dados, informação, texto, botões de múltiplas escolhas ou menu com várias opções de resposta (CHIAVENATO, 2010). O Quadro 1, a seguir, exemplifica um modelo de formulário de cadastro de cliente.

Dessa forma, o formulário esquematiza e facilita seu preenchimento, indicando exatamente quais informações são necessárias e onde devem ser preenchidas de forma que quem o receba para leitura possa o fazer de maneira rápida. Portanto, percebe-se que existem vantagens na utilização de formulários nas organizações (MAXIMIANO, 2004; CHIAVENATO, 2010; OLIVEIRA; 2013). 

Objetivos da utilização de formulários 

A transmissão de um formulário está ligada diretamente aos canais de comunicação da empresa, e deve ser planejada a partir das necessidades dos usuários a fim de produzir economias de tempo e esforço para todos os integrantes da organização (MAXIMIANO, 20004). Portanto, a implementação e utilização de formulários nas empresas, segundo Chiavenato (2010), é realizada focando alguns objetivos principais:

Funções do formulário

Além dos objetivos, as funções dos formulários também devem estar diretamente vinculadas com aqueles que o utilizarão para emitir, receber e processar a informação. As funções mais importantes de um formulário, segundo Chiavenato (2010), devem sempre estar presentes durante o planejamento de um formulário e são: 

Requisitos de um bom formulário

Sendo assim, para identificar um bom formulário, Chiavenato (2010) indica que três requisitos devem sempre estar presentes no processo de implantação de um formulário nas organizações. Sendo assim, o formulário deve oferecer ao mesmo tempo as vantagens de rapidez, simplicidade e objetividade no preenchimento:

Então, entendendo os objetivos, requisitos e funções de um formulário, é possível planejar a elaboração de um formulário eficaz. Para Chiavenato (2010), existem algumas técnicas básicas para a criação de formulários, conforme exposto no Quadro 2, a seguir.

Controle de formulários 

Conforme já vimos, uma das maiores críticas à burocracia é o excesso de papéis ou, neste caso, formulários em uma organização (CHIAVENATO, 2014). Por isso, a quantidade da utilização de formulários deve ser cuidadosamente avaliada, para que sua utilização não acabe gerando o efeito contrário à economia de tempo. A quantidade de informações exigidas em um formulário é outro fator que pode vir a apresentar problemas, seja por redundância ou informações desnecessárias (CHIAVENATO, 2010). 

Deve-se, ainda, identificar quais indivíduos devem receber as informações e quais indivíduos devem as enviar, para evitar a transmissão de informações desnecessárias ou sigilosas para indivíduos que não estejam envolvidos no processo. Portanto, deve ser mantido um controle na criação e utilização dos formulários em uma empresa (MAXIMIANO, 2004; CHIAVENATO, 2010; OLIVEIRA; 2013). 

Nesta lição, você aprendeu mais sobre a importância de um bom formulário nas organizações. Assim como as organizações são únicas, os formulários que cada uma necessitará também serão distintos, pois cada segmento pode necessitar transmitir uma informação específica.

A quantidade de formulários utilizados nas organizações também dependerá muito do tipo de organização e do segmento em que ela atua, como visto no Case, que uma empresa de revenda de celulares estava utilizando um formulário que não foi elaborado pensado para a empresa. Sendo assim, o correto planejamento e utilização dos formulários nas organizações fará com que o trabalho flua de uma forma mais eficiente e eficaz.