Olá, aluno(a), agora que você já ampliou seu conhecimento em relação à divisão do trabalho, vamos estudar, também, sobre como isso é feito nas organizações. Desta forma, o objetivo desta lição é apresentar as técnicas de avaliação da distribuição do trabalho nas organizações, sejam aquelas definidas para órgãos ou setores, sejam aquelas tarefas individuais.

Ao final desta lição, você será capaz de entender e identificar os gargalos de tempo gasto, bem como as tarefas mais importantes e que precisam de mais tempo para serem realizadas. Além disso, você aprenderá a identificar se há equilíbrio na divisão das tarefas de uma organização.

Conforme você aprendeu, assim como as organizações, as pessoas são organismos que fazem parte de um ambiente que tem grande fator de influência por elas, tornando-as, assim, únicas. E como cada indivíduo é único, como então definir uma escala de trabalho que abranja as atividades e tarefas de todos os colaboradores de um setor?

É isso que você irá aprender nesta lição, com a ferramenta chamada de Quadro da Distribuição do Trabalho (QDT). Nele, você perceberá que as tarefas, as atividades, o trabalho, são os mesmos em um setor de uma organização, ou seja, é possível determinar indicadores de avaliação em comum para uma tarefa que seja executada por pessoas diferentes.

Afinal, como uma das principais atribuições dos administradores é extrair os melhores resultados da combinação entre os recursos de uma organização, o QDT surge como uma ferramenta que permite metrificar o tempo gasto pelas pessoas na execução de suas tarefas em que estarão utilizando outros recursos organizacionais. Que tal conhecer um pouco mais sobre o QDT, essa importante e simples ferramenta de divisão e análise do trabalho?

Para começar a entender mais do assunto, no Case de hoje trago uma situação que aconteceu na Smart, uma empresa de consultoria empresarial fictícia. Ela passava por alguns problemas com suas equipes de financeiro, contabilidade e economia, pois foi identificado que os consultores destas equipes estavam gastando tempo demais em suas atividades. As três equipes faziam parte do setor de valores monetários da Smart, sob a supervisão da coordenadora Helena.

A Smart possui, entre seus serviços, uma equipe de consultoria de análise da divisão do trabalho sob a coordenação de Juliana, que logo foi acionada para ajudar a equipe de Helena. Para um levantamento inicial, Juliana pediu para que Helena e seus liderados preenchessem um formulário de Análise de Tarefas Individuais, em que solicitou que todos anotassem as tarefas que eles executavam no dia a dia no atendimento aos clientes. 

Após isso, Juliana convidou Helena para uma reunião para identificarem quais tarefas eram semelhantes e qual o tempo médio que deveria ser gasto em cada tarefa, em um formulário chamado de Análise de Tarefas Semanais. Feito isso, na mesma ocasião, foi preenchido o formulário chamado de Lista de Atividades, ou seja, a partir dos agrupamentos das tarefas parecidas ou interdependentes, e criada uma hierarquia de importância para todas.

Por fim, foi preenchido o Quadro de Divisão do Trabalho (QDT), que relacionava as atividades com as tarefas executadas por cada colaborador de cada setor, bem como o tempo previsto para cada tarefa e o total de tempo previsto para a atividade.

 Em uma primeira análise, Juliana já identificou um problema que precisava de intervenção, pois nas atividades de atendimento ao cliente, Helena fazia uma triagem via telefone que durava em média 2 horas com cada cliente, e identificava qual o consultor que melhor atenderia aquela demanda.

Nas atividades do consultor, para atendimento ao cliente, existia também a tarefa de triagem via telefone, com tempo previsto de 2 horas. Ao examinar a atividade de atendimento ao cliente de Helena e seus liderados, ambos possuíam a tarefa de triagem, ou seja, um retrabalho de 2 horas por cliente.

A proposta de Juliana foi então solicitar aos consultores a construção de um formulário com todas as perguntas básicas que eles precisavam para iniciar um atendimento, este formulário seria preenchido por Helena no momento da triagem, e entregue junto com a atribuição da atividade para cada cliente.

Na primeira semana, já foi identificada uma diminuição do retrabalho em cerca de 30% com a utilização dos novos formulários. Além de que, com o tempo, foi identificado que as três equipes possuíam várias perguntas em comum e, com uma coleta de dados fluindo e de forma digital, foi possível, ainda, à Smart identificar quais eram as solicitações mais recorrentes de seus clientes, assim como aquelas que os clientes não mais procuravam com frequência, permitindo à Smart reestruturar seus processos e cargas de trabalho.

A análise da distribuição da carga de trabalho, por meio do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT), consiste em examinar o trabalho que os empregados realizam e classificar as atividades e tarefas das pessoas de acordo com a necessidade hierárquica. De acordo com Chiavenato (2010) e Cury (2016), a partir dessa análise, é possível:

Sendo assim, faz-se necessário que o desenvolvimento das operações de uma organização, siga uma sequência ordenada a partir dos objetivos, de qual tipo de informações a organização deseja coletar. Para tanto, é fundamental a correta elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) (CHIAVENATO, 2010; CURY, 2016).

Dessa forma, o QDT é um formulário que tem o objetivo de medir a carga de trabalho das pessoas de uma organização. Neste contexto, é utilizado como um instrumento de análise das atividades de cada colaborador, e faz isso por meio de um diagnóstico das tarefas executadas. No processo de análise, alguns conceitos são essenciais para a aplicação do QDT (CURY, 2016). Os conceitos considerados pelo Quadro de Distribuição do Trabalho, segundo Araújo (2010), são: 

Portanto, para criar um Quadro de Divisão do Trabalho, além dessas características, Cury (2016) aponta que o QDT é constituído a partir do preenchimento de quatro formulários em sequência. O primeiro é a Elaboração das relações individuais de tarefas.

Este procedimento é realizado pelos próprios colaboradores que executam o trabalho. É uma espécie de autoanálise em que são registradas, além dos dados do colaborador, as tarefas realizadas por ele, esporádicas ou regulares, e as atividades que está envolvido e, claro, a data de preenchimento e assinatura do funcionário (CURY, 2016). O Quadro da Divisão do Trabalho QDT-1, ou Lista de Tarefas Individuais, está disposto no Quadro 1 a seguir.

Após criada a lista de tarefas individuais, é necessário elaborar a Lista de Tarefas Semanais (QDT-2), que segue o mesmo layout do formulário anterior. Essa consolidação é o segundo formulário necessário para a análise ideal do QDT, e é realizada por um especialista, que além de realizar um levantamento de todas as atividades individuais a partir do recebimento do QDT-1, ele consegue vincular quais atividades são semelhantes e ainda definir um total de horas trabalhadas por tarefa (ARAÚJO, 2010; CURY, 2016).

O terceiro formulário a ser preenchido para a análise do QDT é a elaboração da lista de atividades do órgão ou setor (QDT -3), que também é preenchida por um analista. A lista de atividades deve possuir dados de identificação do chefe ou responsável pelo setor, a identificação do setor e as atividades realizadas pelo órgão listadas em ordem decrescente, iniciando-se da com maior importância para a com menor importância a partir da percepção do gestor (CURY, 2016). O modelo de Lista de Atividades (QDT-3) está descrito no Quadro 3 a seguir.

Por fim, é realizado o Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT-4), que também é elaborado por um analista. No QDT, deve conter a identificação do órgão ou setor sob análise, na primeira coluna, as atividades realizadas por aquele setor em ordem decrescente de importância. Nas colunas seguintes, devem ser informadas as tarefas executadas por cada colaborador envolvido na atividade, bem como o tempo gasto em cada atividade e tarefa. Por fim, na última linha, deve conter o total de horas ocupadas em atividades por cada colaborador e por atividades. Cabe ressaltar que, para cada atividade que um colaborador estiver envolvido, ele precisará preencher um formulário QDT-4 (ARAÚJO, 2010; CURY, 2016). O modelo de formulário QDT-4 está exposto no Quadro 4 a seguir.

Assim que preenchidos os 4 formulários em sequência, é possível, então, realizar a análise do QDT. Cury (2016) esboça que a análise do QDT deve levar em consideração os seguintes pontos: Fator Tempo; Fator Capacidade profissional; Equilíbrio da carga de trabalho e possibilidades de simplificação do trabalho realizado.

Por fim, a partir do QDT, é possível avaliar o custo do trabalho, seja por atividade, por pessoa, por tarefa ou por setor. Em alguns casos, pode ser usado para o cálculo do salário dos colaboradores (CURY, 2016). Além de manter todo o controle do tempo despendido em cada atividade, o QDT permite, então, a identificação de gargalos no trabalho executado em uma organização, sendo, então, uma ferramenta de grande importância para gestores e analistas no processo de tomada de decisão da divisão do trabalho.

Agora que você conheceu as etapas de construção dos formulários do Quadro de Divisão do Trabalho, está mais próximo de conseguir identificar gargalos no processo de trabalho, seja de um indivíduo, seja de um setor, ou até mesmo de toda uma empresa.

Para entender melhor, sugiro um desafio: que tal fazer os formulários do QDT preenchendo-os com suas atividades domésticas e com seus estudos? Essa atividade, além de te ajudar a compreender na prática como funciona o preenchimento desses formulários, vai te auxiliar na organização da sua rotina. 

Você deve começar a preencher o formulário QDT-1. Com essa atividade, você será capaz de entender e identificar os gargalos de tempo gasto, bem como as tarefas mais importantes e que precisam de mais tempo para serem realizadas. Além disso, você aprenderá a identificar se há equilíbrio na divisão das tarefas. Com base no primeiro formulário, preencha o QDT-2, a Lista de Tarefas Semanais. Com isso, você conseguirá definir sua Lista de atividades, bem como a importância de cada uma no QDT-3. 

O último formulário a ser preenchido é, claro, o QDT-4, faça uma análise do tempo total gasto com suas tarefas domésticas e seus estudos. Você perceberá que, em sua rotina, já existem tempos predeterminados que você gastará em cada tarefa. Mas como ter a certeza que os tempos anotados serão corretos? Reanalise, faça uma tomada de tempo ao executar suas tarefas e vá ajustando o QDT com o tempo real gasto. 

Essa é uma ótima oportunidade para definir sua rotina de estudos e, como bônus, conseguir eliminar os tempos ociosos. Para identificar tempo ocioso, vai uma dica: todo aquele tempo gasto com redes sociais, por exemplo, que não foi previsto, será considerado como ocioso. Lembre-se de definir um tempo diário de produtividade, pois assim como um colaborador tem um turno de 08h30 diária, com um intervalo, você certamente não utilizará todo o seu tempo acordado para ser produtivo.