Olá, estudante! Bem-Vindo(a) à mais uma lição da disciplina de Tecnologia e Ferramentas de Gestão! O objetivo desta lição é dar o passo inicial nos conceitos de planejamento estratégico e apresentar algumas ferramentas utilizadas. Assim, após ter conhecido o conceito de diagnóstico empresarial e algumas de suas ferramentas, nesta lição, apresentaremos conceitos e ferramentas que são utilizados após a sua conclusão.

Ao final desta lição, você será capaz de entender os passos para montar um plano de negócios CANVAS e como analisá-lo. Além disso, será capaz de elaborar uma matriz 5W2H. Portanto, também, saberá encontrar indicadores a serem acompanhados como modelo em uma empresa.

Existem, ainda, além das ferramentas de diagnóstico empresarial, aquelas voltadas para o planejamento estratégico de uma empresa, ou seja, as ferramentas a serem utilizadas após um diagnóstico, seja ele positivo, seja negativo. No entanto o ambiente atual das empresas não é fixo e imutável, muito pelo contrário, ele é dinâmico, e está em constante mudança. Sendo assim, você concorda que ter um planejamento estratégico em dia é um diferencial competitivo para as empresas, não é mesmo? 

Dessa forma, assim como o exemplo utilizado na lição anterior, na administração, existem ferramentas distintas, cada uma para determinado fim, dependendo dos objetivos da organização. Nesta lição, aprenderemos duas importantes ferramentas do planejamento estratégico, o Business Model CANVAS e o 5W2H, uma com capacidade de determinar as principais potencialidades de uma empresa, e a outra capaz de servir como um checklist de uma estratégia. Vamos conhecer um pouco mais sobre essas duas importantes ferramentas de gestão?

No case desta lição, falaremos sobre um caso que aconteceu em uma empresa. A administração da empresa rural (fictícia) Agropecuária Santa Inês percebeu, por meio dos anos agrícolas, que há um desperdício significativo durante a troca de lubrificantes do maquinário. Com isso, decidiu implantar a ferramenta 5W2H. Devido à necessidade de reduzir o custo e o desperdício desses materiais, a empresa busca alternativas para solucionar esse problema, por meio de novas práticas e tecnologias aprimoradas, tanto no processo de troca de óleos lubrificantes, na reciclagem ou reutilização quanto na redução do produto.

Ao buscar solucionar o problema, no entanto, chegou-se à conclusão de que as máquinas da empresa funcionam, normalmente, com a quantidade de 16 litros de lubrificante. Porém o galão normal de lubrificante contém 20 litros; dessa forma, sempre há uma sobra média de quatro litros no fundo da embalagem. Além disso, como não é recomendado o reaproveitamento ou a combinação com outros lubrificantes, há uma sobra em toda a troca de óleo dos maquinários.

Após o levantamento da quantidade de produto usada, do custo do serviço, da quantidade residual descartada durante o procedimento bem como das vantagens e das desvantagens, foi identificado que a troca de óleo será realizada mensalmente. Além disso, como a empresa possui dez máquinas, sendo que quatro pertencem ao Modelo A, três, ao Modelo B, duas, ao Modelo C, e uma, ao Modelo D, verificou-se que o desperdício de óleo mensal era de 40 litros, o que ocasionava um desperdício anual de 480 litros, além de um custo médio de R$ 70,00 por litro, sendo que o custo anual com o desperdício era de cerca de R$ 33.600,00. Com isso, foi elaborado um quadro 5W2H, conforme exposto a seguir:

Com a implantação do novo método, a Agropecuária Santa Inês irá dispor de dois reservatórios de 100 litros, um para as máquinas pertencentes ao Modelo A e outro para as máquinas pertencentes ao Modelo B, um reservatório de 80 litros para as máquinas pertencentes ao Modelo C e um reservatório de 40 litros para a máquina pertencente ao Modelo D. Todos interligados a uma propulsora (máquina que bombeia o lubrificante), em que o colaborador que estará operando digita quantos litros deseja e ela, por meio de seu bico dosador, bombeará a quantidade exata pedida pela máquina. Os tanques dos reservatórios, por sua vez, serão recarregados apenas quando necessário.

Com a previsão de se obter retorno sobre o investimento (ROI) em menos de quatro anos, os gestores da Agropecuária Santa Inês estão animados com a possibilidade. Além disso, o descarte, que, antes, era feito de forma manual e sem retorno financeiro, agora, será direcionado, diretamente, a um outro tanque de 100 litros, para que, posteriormente, seja comprado e coletado por uma empresa especializada.

Segundo Chiavenato e Sapiro (2003), o planejamento estratégico é um processo essencial para as empresas, pois estabelece diretrizes para o desenvolvimento de planos de ação que conduzam à vantagem competitiva. Ele, também, identifica recursos potenciais, detecta fraquezas e desenvolve um conjunto abrangente de medidas para garantir a implementação dos resultados pretendidos.

Para Oliveira (2007), o planejamento estratégico proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização, visando o maior grau de interação com o ambiente e atuando de forma ímpar e inovadora. O autor argumenta que os níveis mais altos das hierarquias administrativas são responsáveis pelo planejamento estratégico e complementa dizendo que tanto os aspectos internos quanto externos do empreendimento em análise devem ser considerados.

Na visão de Silva (2006), o surgimento do planejamento estratégico contrasta com o planejamento tradicional, que implementa planos fixos e bem estabelecidos, porém mostra-se ineficaz ao olhar para a realidade a partir de uma única perspectiva. Sendo assim, o relativismo e uma visão sistêmica foram incorporados ao planejamento, que passou a ser, constantemente, modificado a partir da análise do ambiente interno e externo. Começou-se, então, a considerar vários outros fatores para garantir um planejamento eficaz.

Business Model Canvas 

O Business Model Canvas é uma ferramenta utilizada para o planejamento estratégico das organizações, que é representado por meio de um quadro proposto por Osterwalder e Pigneur (2010). Esse quadro é composto por nove blocos inter-relacionados que permitem discussão e análise de modelos de negócios existentes ou propostas de novos modelos de negócios. Essa análise ajuda a verificar como as empresas criam e entregam valor aos clientes, junto a suas principais atividades, custos, estruturas e outras características importantes. O Quadro 2 mostra o modelo a ser seguido para composição de um Business Model Canvas.

Osterwalder e Pigneur (2010) concluem que os nove componentes devem cobrir as quatro principais áreas de qualquer empresa: clientes, oferta, infraestrutura e viabilidade financeira. Essa análise ajuda a verificar como as empresas criam e entregam valor aos clientes, junto a suas principais atividades, custos, estruturas e outras características importantes.

5W2H

A ferramenta 5W2H foi desenvolvida por profissionais da indústria automotiva japonesa como uma ferramenta que suporta e promove as melhores funcionalidades da melhoria contínua de processos, principalmente na fase de projeto. A metodologia 5W2H é uma praticidade que pode ser utilizada para identificar as informações e rotinas mais importantes de um projeto ou unidade produtiva, se necessário. 

De acordo com Silveira, Martinelli e Oliveira (2016), o 5W2H é um checklist, onde constam respostas para as atividades planejadas pela organização, com prazos definidos e delegações de funções que executarão o processo. O Quadro 3 demonstra como deve ser estruturada a matriz 5W2H.

Segundo Silveira, Martinelli e Oliveira (2016), este método pode ser imaginado criando uma tabela ou um formulário em forma de tabela, e, por meio dela, são levantadas medidas que levam à realização de processos de controle de qualidade, onde os 5W representam as cinco perguntas básicas em inglês, que são: What? (o quê?); Why? (por quê?); Where? (onde?); When? (quando?) e Who? (por quem?). Já o 2H representa How? (como?) e How much? (quanto?). O 5W2H, segundo Peinado e Graeml (2007), tem a tarefa de reduzir o surgimento de suspeitas tanto do chefe quanto dos subordinados. 

Veras (2009), por sua vez, aponta que o 5W2H é utilizado para: 

• Identificar as deliberações das etapas no desenvolvimento de uma atividade.

• Assimilar as ações de cada indivíduo ou fase no cumprimento das atividades.

• Planejar as ações diversas que serão desenvolvidas no decorrer da execução do trabalho.

Veras (2009), também, apresenta que são necessários alguns pré-requisitos para construir um 5W2H, sendo eles:

• Mobilizar um grupo de indivíduos.

• Deliberar um líder para delegar as funções que serão atribuídas a cada indivíduo.

Veras (2009), também, indica que, para fazer um 5W2H, faz-se necessário:

• Elaborar uma tabela com os questionamentos propostos pela ferramenta e suas respectivas respostas.

• Indicar as decisões de cada questão em suas respectivas respostas.

Nesta lição, aprendemos que, assim como o mercado, as empresas estão em constante evolução. Por isso, o planejamento estratégico de uma organização deve ser dinâmico e adaptável às nuances. Para auxiliar nessa adaptabilidade e verificar como as empresas criam e entregam valor aos clientes, a ferramenta CANVAS é uma poderosa aliado. Assim como, ao fazer um checklist, para que a execução de uma atividade faça sentido, utilizar a ferramenta 5W2H também é uma boa opção.

Uma forma eficaz de montar um Business Model CANVAS é imprimir uma matriz em branco e preenchê-la com post-its. Mas algumas questões são imprescindíveis para o sucesso da aplicabilidade do CANVAS. Algumas das perguntas base são: o que seus clientes esperam da empresa? Qual o melhor meio de relacionamento com o público-alvo? Quais custos fazem parte do negócio? Como é possível monetizar a proposta de valor?

Proponho a você pensar em um negócio, já existente ou não, quem sabe a empresa da família, a empresa de algum conhecido ou um empreendimento futuro. Imprima ou construa a matriz CANVAS em branco e preencha-a respondendo às perguntas aqui propostas.