Olá, aluno(a)! Já aprendemos que as organizações possuem objetivos, e que existem diversas maneiras das organizações alcançá-los. Por isso, nesta aula, serão abordados os conceitos de eficiência e eficácia, e como o administrador precisa organizar os componentes da organização de forma que consiga o melhor resultado possível para os objetivos organizacionais.

Será abordada, também, a evolução do conceito de divisão do trabalho e vamos entender como a estrutura organizacional evoluiu de forma a conseguir abordar os conceitos intangíveis que determinam o sucesso das organizações.

Uma das melhores analogias que podem ser feitas com os termos “eficiência” e “eficácia” é receber um Oscar, pois receber um prêmio desse significa que aquela equipe, ou ator, conseguiu utilizar todos os recursos (financeiros e talentos) da melhor forma possível e de forma eficiente. Vamos nos aprofundar nesse assunto?

Você deve ter ouvido mais de uma vez os conceitos sobre eficiência e eficácia, não é mesmo? E mesmo sendo duas palavras tão presentes na vida das pessoas, suas conceitualizações ainda são pouco abordadas.

Nesta lição, você aprenderá de uma vez a diferença entre eficiência e eficácia e como as duas trabalham em conjunto nas organizações.

Você já deve ter prestado atenção que as empresas atuais estão cada vez mais distantes do modelo conhecido de diretor a gerente de produção. E mesmo assim, as empresas estão cada vez mais eficientes e eficazes. Ou seja, a descentralização da hierarquia vem gerando frutos positivos nas organizações. Por isso, é importante conhecer mais sobre esses conceitos que geram confusão até em administradores mais experientes. Pois o mercado está em constante evolução, novas tecnologias surgem todos os dias e estas têm o poder de redefinir os parâmetros de eficiência e eficácia nas organizações.

Nesta lição, você aprenderá um pouco mais sobre como a divisão do trabalho vem sendo abordada nas organizações, e aprenderá também um conceito não tão recente, mas que ganhou destaque nas empresas apenas nos últimos trinta anos, o conceito de competências.

Um dos modelos de organização japonesa mais famosos sem dúvidas é o modelo Toyota de produção, ou produção enxuta, ou lean Manufacturing, que surgiu após o fim da Segunda Guerra Mundial (1945). Até aquela época a indústria japonesa era caracterizada como de baixa produtividade e com poucos recursos, o que acarretava na dificuldade de adotar o modelo de produção em massa proposto por Henry Ford no Estados Unidos.

Enquanto o modelo estadunidense foi focado em reduzir custos por meio da produção em escala e especialização do trabalho, o modelo Toyota focava na eliminação do desperdício e na eficiência contínua. O modelo Ford prezava pela fabricação de lotes em grande escala de automóveis, já o modelo japonês focou na diferenciação e qualidade.

Na procura pela maximização da eficiência e diminuição do desperdício, no sistema Toyota de produção a preocupação pela qualidade dos produtos é extrema. No entanto, os trabalhadores são multifuncionais, pois um operador não trabalha em apenas uma máquina produzindo um mesmo item, ou seja, no modelo Toyota, todos os trabalhadores exercem mais de uma tarefa.

Na busca pela eficiência, várias ferramentas simples e ainda muito utilizadas foram criadas e melhoradas, como, por exemplo, o Kanban, metodologia just-in-time, automação, entre outros. Dentre os principais desperdícios que o sistema visava diminuir, destacam-se a diminuição da superprodução, o que não gera a necessidade da manutenção de grandes estoques de matéria-prima e produto acabado; diminuem reprocesso; custos com logística e redução de peças defeituosas.

Atualmente, o Sistema Toyota de Produção trata-se de uma cultura organizacional que tem como objetivo expor e resolver os problemas nos mais diversos ambientes e situações (TOYOTA, 2022). No TPS (Toyota Production System), os esforços são concentrados para eliminar os três M’s:

Segundo a Toyota (2022), o Sistema Toyota de Produção vem evoluindo constantemente ao longo dos anos, e atualmente pode ser aplicado em diferentes organizações, desde a esfera privada até a pública.

Eficiência e eficácia

Os termos eficiência e eficácia estão presentes em nosso cotidiano, seja na vida profissional ou pessoal. No entanto, nas organizações esses termos são analisados mais a fundo, que reconhecem a importância do conjunto de eficiência e eficácia. Enquanto a eficiência está vinculada às atitudes racionais que afetam o desempenho das organizações, a eficácia está vinculada ao cumprimento dos objetivos empresariais (VIEIRA, 2012).

Segundo Silva (2013, p. 17-18), “Eficiência é operar de modo que os recursos sejam utilizados de maneira mais adequada”, enquanto a “Eficácia significa fazer as coisas certas, do modo certo, no tempo certo”. A relação entre eficiência e eficácia com o desempenho das organizações é mostrada na Figura 1, a seguir.

Segundo Chiavenato (2010), a eficiência está relacionada com a forma e o método com que as coisas são feitas. Ou seja, segundo o autor, ser eficiente, quer dizer fazer as coisas de forma correta, da melhor forma possível. E, em termos econômicos, está relacionada com a relação custo X benefício, ou de recursos aplicados no produto final. Dentre as organizações, uma empresa é considerada mais eficiente se utiliza métodos comprovadamente melhores que as outras.

Sobre Eficácia, Chiavenato (2010) indica que esta é relacionada com os objetivos a serem atingidos. Ou seja, é o fazer o que for correto e necessário para o alcance dos resultados esperados. Como as organizações possuem objetivos, uma empresa é considerada eficaz, segundo o autor, quando alcança suas metas e resultados desejados.

Eficácia: está relacionada com os fins a serem alcançados: isto é, com os objetivos a serem atingidos. A eficácia implica fazer o que for necessário ou correto para o alcance dos fins, objetivos ou resultados. Está relacionada com a capacidade da organização de satisfazer uma necessidade da sociedade, por meio de bens ou serviços. Uma empresa é eficaz quando alcança metas ou resultados desejados.

Então, uma organização, para ser considerada eficiente e eficaz, alcança suas metas e objetivos, utilizando seus recursos da melhor forma possível, seja em resultados ou controle de recursos. Cury (2007), Chiavenato (2010) e Oliveiras (2013) afirmam que as organizações devem ser analisadas pela simultaneidade de eficiência e eficácia.

Assim sendo, é dever do administrador observar os objetivos organizacionais e seus desafios. A partir disso, ele deve estar pronto para combinar recursos humanos, tecnológicos, materiais, financeiros etc. para que extraia o melhor resultado possível de sua organização. Dessa forma, cabe um melhor entendimento sobre como a divisão do trabalho é feita nas organizações.

Divisão do trabalho

O sucesso das organizações, segundo Chiavenato (2010), está relacionado na maneira em que são administradas, principalmente na forma que ganham competências e garantem sua competitividade. Ou seja, administrar é essencial, pois sem a administração, as empresas e as organizações, não conseguem manter-se competitivas e atuantes no mercado. A administração vai além do Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, administrar também é desenvolver e criar competências nas organizações.

Conforme visto, organizar uma empresa para que ela seja eficiente e eficaz significa, segundo Chiavenato (2010), distribuir os recursos organizacionais em prol de um objetivo para melhor administrá-los. O autor ainda indica que, na evolução das organizações, no que foi conhecido como Era Industrial, que teve início na Revolução Industrial, os recursos físicos e materiais eram administrados pela área de produção, os recursos financeiros pela área financeira, os recursos comerciais pela área de marketing e os recursos humanos pela área de recursos humanos. A administração, então, era lidar com recursos físicos e materiais.

A divisão do trabalho na Era Industrial era voltada fundamentalmente para a produção de bens e serviços. Uma produção eficiente era aquela que era baseada na divisão do trabalho, em que um processo complexo pudesse ser dividido em etapas e em uma série de tarefas menores (linha de produção). A Figura 2, a seguir, mostra o organograma da estrutura de uma típica organização tradicional da Era Industrial.

Com o passar dos anos, e a evolução das empresas, foi identificado que não apenas as grandes indústrias precisavam ser administradas, foram então entendidos que os outros tipos de organização também precisam ser organizados. A administração então passou a ser aplicada nas diversas empresas de diversos tamanhos, e foi assim que Max Weber criou um modelo que julgava o ideal para a estruturalização de uma organização estável; este ficou conhecido como o Modelo Burocrático de organização (CHIAVENATO, 2010; OLIVEIRAS, 2013).

No modelo burocrático de organização, segundo Chiavenato (2010), a divisão do trabalho era embasada na especialização das pessoas e órgãos. Segundo este modelo, cada pessoa ocuparia uma função, tarefas e atividades específicas e claramente definidas por escrito. As pessoas são conhecidas pelo nome do cargo que ocupam seja diretor, escriturário, gerente, porteiro, auxiliar de produção etc. No modelo burocrático, os cargos permanecem ao longo do tempo, apenas são preenchidos por pessoas diferentes. Há o risco de uma superespecialização das pessoas caso haja divisão exagerada do trabalho, e isso pode resultar na perda de visão global da organização. O organograma do modelo burocrático assemelha-se à estrutura organizacional da Era Industrial.

No entanto, conforme visto, as organizações e a teoria administrativa evoluíram muito desde seu surgimento, com isso, após os anos 1990, é considerado na administração o início da Era da Informação que trouxe à tona os aspectos invisíveis das organizações que até então eram ignorados pela administração. Esses aspectos até então ignorados, hoje, segundo Chiavenato (2010), são essenciais para o sucesso das empresas, tais como: competências, sustentabilidade, ética e responsabilidade, competitividade, capital intelectual e capital humano.

Na Era da Informação, o conceito de empresa passou a ser entendido como um conjunto coeso, integrado e articulado de competências que sempre estão atualizadas e prontas para aplicação antes que os concorrentes o façam. Afinal, são as competências que viabilizam os recursos da organização. Sem as competências, os recursos tornam-se inviáveis e paralíticos, pois não proporcionaram resultados (CHIAVENATO, 2010).

A divisão do trabalho sofreu algumas mudanças também, pois as funções organizacionais são subdivididas em tarefas especializadas, e cada pessoa é designada para um cargo específico para a realização de uma ou mais tarefas. Devem ser consideradas para essa designação as aptidões, interesses, habilidades, experiência e comportamento dos indivíduos, mantendo-se, assim, que cada pessoa é ocupante de um cargo na organização formal (CHIAVENATO, 2010).

Então, são essas as aptidões, interesses, habilidades, experiência e comportamento dos indivíduos que são consideradas as competências dos indivíduos, e segundo Chiavenato (2010), para uma empresa manter-se lucrativa e alcançar a longevidade, as competências individuais precisam estar em sintonia com as competências gerenciais e funcionais e todas estas em sintonia com as competências organizacionais. Essa interação é exposta na Figura 3, a seguir.

Dessa forma, as competências constituem a dinâmica organizacional enquanto os recursos trabalham como a infraestrutura básica da organização. Chiavenato (2010) indica que de nada vale cuidar apenas de recursos e não envolver as competências capazes de transformá-los em resultados. As competências essenciais ou organizacionais são aquelas que mantêm a empresa competitiva em um mercado global, dinâmico, mutável e competitivo. Podem ser desdobradas em funcionais, gerenciais e individuais. As competências individuais são necessárias para que o indivíduo que trabalhe na empresa aprenda, pense, reflita, faça melhor, contribua e crie valor.

A pergunta que essa lição nos deixa é: como uma empresa pode ser bem-sucedida nestes múltiplos aspectos?

Cabe, então, aos administradores adotar uma abordagem que englobe todos os aspectos abordados nesta lição. Primeiramente, conhecer os objetivos e mercado que está inserido é fundamental. 

Assim, será capaz de determinar quais competências serão necessárias adquirir ou desenvolver em sua organização, para que consiga extrair o melhor resultado possível de seus recursos disponíveis.

Proponho a você pensar no que você já é eficiente, e em quais aspectos poderia ser mais eficaz. Para isso, comece pensando em suas competências individuais: você tem facilidade de aprendizado? Você consegue se dar bem com as outras pessoas com facilidade? Você é motivado? Entre outros, pois conhecer a nós mesmos e nossas fraquezas é o primeiro passo na busca pela excelência.