Ügyviteli rendszer

Különböző bizonylatokat rögzítő modulokat gyűjtő menüpont. Az ajánlat, szállító és számla (és még sok másik további bizonylat) nagyon hasonló módon kezelendő, így általánosan leírható ezek készítése a programmal. Ha valamelyik modul eltér az általánostól, akkor erre külön felhívjuk a figyelmét a későbbiekben, az egyes menüpontokon belül.

Az első ablak mellyel a felhasználó találkozik a bizonylat megjelenítő felület. Bal oldalt találhatóak a bizonylatokat vezérlő gombok. Felül helyezkednek egy a gyorskereső és szűrő feltételek. A felső táblázatban találhatóak a rögzített bizonylataink, illetve annak „fejléc” adatai, mint például az, hogy mikor, melyik ügyfelünknek állítottuk ki, mekkora összegben, stb. Az alsó táblázatban pedig láthatjuk a bizonylatunk „tétel” adatait, melyek a cikkszám, cikknév, mennyiség, ár, stb.

Az különböző bizonylatokat (számla, szállító, rendelés, …) hasonlóan kezeli a felület, de a megkülönböztethetőség kedvéért más megjelenést biztosít (cseréli a színeket és a képet).

A megjelenés mellett még színekkel is segít a program. A bizonylatszám oszlopban színekkel jelöli, hogy az adott bizonylat milyen állapotban vagy kapcsolatban van. 

A „fehér” normál rögzített bizonylat.

A „sárga” részben átvett bizonylat. Vagyis egy része már át lett véve másik bizonylatra (pl.: számla). Alul a tételeknél látható hogy az első sor zöld, tehát át lett véve. A második sor sárga, vagyis csak egy része lett átvéve (pl.: 2 darabból csak 1), az utolsó sorból pedig még nem történt átvétel.

A „zöld” teljesen átvett bizonylat.

A „piros” pedig sztornó, sztornózott és rontott bizonylatokat jelöl.

További szín beállításra van lehetőségünk a „bizonylat státusza” mezőben. Itt tetszőleges szöveget és színt adhatunk meg további információk közléséra az adott bizonylatról. A fenti képen a „számlázni” szöveg látható narancssárga színnel jelölve.

A fent található mezőkkel gyors kereséseket végezhetünk. Leszűrhetünk ügyfélre, így csak az adott ügyfél bizonylatait látjuk. Cikkszámra, hogy az a termék mely bizonylatokon szerepelt. Illetve különböző (teljesítés, kelte, esedékes és szállítási idő szerinti) időszakokra.

A bal oldali vezérlőgombok funkciói:

Felvitel: új bizonylat készítése

Módosítás: meglévő bizonylat módosítása

Sztornó: a kiválasztott bizonylathoz készít sztornó párt

Rontott: üres bizonylatokat lehet lerontani

Visszaigazol: egyedi rendeléseknél visszaigazolási formanyomtatvány nyomtatása

Megtekint: a kinyomtatott bizonylat nyomtatási képét lehet megtekinteni

Nyomtat: a kiválasztott bizonylatról készít egy új nyomtatványt

Listák: átlép az ügyviteli listák menüpontba

Lista varázsló: átlép a Lekérdezések menüpontba

Csoportos átvét: csoportosan átveszi az előző típusú nyitott bizonylatokat az aktuális bizonylat típusba (pl.: nyitott szállítók átvétele számlákba).

Csoportos nyomtatás: Egyszerre több bizonylatról készít nyomtatást

Csoportos import: Egy kiválasztott mappából felolvassa az adott mappában a lévő, korábban megadott típusnak megfelelő, importálandó fájlokat, és új bizonylatokat készít belőlük (pl.: EDI rendelések importálása).

Átvette: a csoportos átvétel funkció ellentéte. Megmutatja, mi vette át a kiválasztott bizonylatot (pl.: a kiválasztott szállítót mely számlák vették át).

Másol: a kiválasztott bizonylatról készít másolatot. A paramétertörzsben beállított adatok alapján másolhat a mai, holnapi vagy egy tetszőlegesen megadott napra.

Feladatkezelő: Feladatkezelő felület megnyitása

Költségek: költségeket rendelhetünk az adott bizonylathoz.

„Felh”: felhasználó megjelenítése a bizonylat nyomtatványon

„Kapcs”: kapcsolódó bizonylatok elrejtése a nyomtatási képről

A felső fejléc táblázaton a normál POUPUMENU funkciók mellett, megtalálható még:

Státusz beállítása: bizonylat státuszát állíthatjuk be anélkül, hogy belelépnénk a bizonylatba

Átvételi dátum beállítása és törlése kézi átvétek bejegyzéséhez, hogy később ne ajánlja fel a rendszer.

Több sor kijelölése és sorkijelölések visszavonása.

Bizonylat készítés:

A bizonylat tetején, bal oldalon találhatóak saját cégünk adatai, és a jobb oldalon az ügyfél (akinek a bizonylatot kiállítjuk) adatai. Egy-egy COMBO szolgál ezek kiválasztására. 

Saját adatok esetében ez egyetlen választási lehetőséget ajánl csak fel. Ez alól az egyetlen kivétel, amikor cégünk adatai megváltoznak, és az átállás ideje alatt választhatunk mely cég állítja ki a bizonylatot (pl.: a rendeléseket és szállítókat már az új cég bocsátja ki, de néhány elmaradt számlát még a régi adatokkal kell kiállítani). Ez alatt található még egy COMBO a bankszám választására. Ha több számlaszámunk is van, akkor itt adhatjuk meg, melyik szerepeljen a nyomtatványon. A program mindig felajánlja az alapértelmezettet (ha van ilyen), illetve az ügyfélhez is hozzárendelhetjük hogy ő melyik számlaszámunkra utal (pl.: külföldi ügyfeleknél az eurós számlát adja fel a program, belföldi ügyfeleknél pedig a  forintos számlát.

Ügyfelünk adatait is egy COMBO segítségével választhatjuk ki. Itt az ügyfél neve mellett más adatai is megjelenjenek (cím, helység, szállítási cím, …) paramétertörzs szerint beállítottak alapján. Ez alatt további mezőket állíthatunk be melyek közül több megadása kötelező. Szintén paraméter beállításoknak megfelelően több mező is beállítható vagy elrejthető a felületen. Bizonylat kiállításának feltételei: Vevő, deviza neme, fizetési mód, teljesítés, kelte, esedékes mezők kitöltése, és legalább egy tételnek lennie kell a bizonylaton, ha nincs tétel rögzítve, akkor a program rákérdez, hogy rontottá kívánjuk e tenni.

Számlázásnál kiválasztható a számla típusa: Számla, Előleg számla, Jóváíró számla. A Sztornó számla itt nem választható. Csak a Sztornó menüpontból készíthetünk Sztornót.

Devizanem kiválasztása után a program bekéri az árfolyamot mindig felajánlva a legutolsót. Mivel a készlet értéke forintban van nyilvántartva, ezért szükség van az árfolyamra, hogy a forgalomba az ezzel az értékkel átszámolt eladási ár kerüljön a forintos beszerzési ár mellé.

 „Új Cikk” nyomógomb megnyomásakor megjelenő beviteli ablakban vihető fel új sor a bizonylatra a cikktörzsből, mely azonnal kezeli a készletet. Az „Új Sor” nyomógombbal bármilyen, akár üres sorokat is felvihetünk, melynek segítségével a cikktörzs és a készlet kezelése nélkül is tudunk bizonylatot készíteni, vagy az üres sorokkal tetszés szerint formázhatjuk azt. Minden tételhez rögzíthetünk korlátlan sorú megjegyzést ezeken az előugró beviteli ablakokon. Ez a többsoros megjegyzés tartalmazza a cikktörzsből átvett megjegyzést, ha ezt beállítottuk a paramétertörzsben (lásd később Beállítások).

Alul találhatóak a bizonylathoz tartozó jegyzetek. Fix fej-, Fej-, Láb- és Fix lábjegyzet. Minden formanyomtatvány típushoz beállíthatunk „fix” jegyzeteket, melyet a program automatikusan beemel (pl.: fix lábjegyzet: Köszönjük hogy nálunk vásárolt). A fej- és lábjegyzet pedig bizonylatonként változtatható vagy elhagyható ha nem akarunk semmit sem írni rá. A fej- és lábjegyzet között csak az elhelyezés béli különbség van. Az előbbi a bizonylat felső részén még utóbbi az alsó részén helyezkedik el.

A bal alsó sarokban található 8 db funkciógomb. Ezek szintén szabhatóak mely funkciókat lássák el. Van három féle (gyors, bővített és dinamikus) rögzítési és módosítási felület. Meghívható a készlet, importálhatunk fájlból vagy webshopból, újrarendezhetjük a tételek, és egyéb kiegészítő adatokat hívhatunk meg. Alul középen található a bizonylat nettó, ÁFA és bruttó értéke. Jobb oldalon pedig a bizonylat lezárásához szükséges gombok. A „Nyomtatási kép” gombbal megnézhetjük, hogy fog kinézni bizonylatunk nyomtatáskor. Mellette kiválaszthatjuk milyen formanyomtatványt szeretnénk használni (1 soros sűrített, A5 méretű, mátrix, stb.), alatta a fordítószótárhoz tartozó nyelvet és a nyomtatási példányszámot. Valamint a „Rendben” és „Mégsem” gombokat az bizonylat rögzítésére vagy a módosítások eldobására.

Módosítás:

Sztornózott bizonylat nem módosítható, illetve a paramétertörzsben beállított feltételeknek megfelelően a kinyomtatott bizonylat sem. Ez alól egyedül a számla a kivétel. Itt nincs beállítási lehetőség, a nyomtatott számla NEM módosítható.

Sztornó:

A program automatikusan ráteszi az eredeti bizonylaton lévő tételeket negatív mennyiséggel, és ráírja a sztornó bizonylat párját a bizonylatra. Sztornó vagy sztornózott számla nem sztornózható.