沖縄片付けラボ流書類整理術

「明日学校に提出しないといけない書類、どこかにあるはずなんだけど、どこに置いたかな？」
必要だと思って取っておいたはずの書類が、必要な時に限って見つからない、という経験、
誰しも一度はあるのではないでしょうか？

沖縄で開業してから250件以上の訪問片付けサービスを行ってきた沖縄片付けラボでは、
ほとんどのご家庭で書類整理もサポートしています。片付けが本当に苦手な人の書類整理は、本やインターネットの世界で出回っているやり方では長く続きません。

ここでは、書類整理のメリットをご紹介した後、片付けが苦手な人でも出来る『沖縄片付けラボ流書類整理のコツ』をお伝えいたします。

書類整理をするメリットとは

ストレス軽減

整理されていない書類や文書は、見た目が散らかっているため、これを見るたびにストレスを感じることがあります。整理整頓された環境は心理的な安定感をもたらし、ストレスの軽減に寄与します。

効率向上と時間の節約

書類が整理されていれば、必要な情報や文書を素早く見つけることができます。毎回物を探す手間を省くことで、作業効率が向上し、時間の節約につながります。

仕事の精度向上

書類整理が行き届いていれば、重要な情報を見落とすことが少なくなります。これにより、仕事のミスを減少させ、精度を向上させることができます。

プロフェッショナルな印象を魅せる

仕事やビジネスにおいて、整理整頓されたデスクや書類はプロフェッショナルな印象を与えます。クライアントや同僚との会議や取引の際に、整理された文書管理は信頼感を生み出します。

重要な情報の保護

書類整理は情報の保護にもつながります。機密性の高い文書や個人情報が適切に整理され、アクセスが制限されていれば、情報漏洩や紛失のリスクを軽減できます。

個人に書類整理スキルが付けば、ご自宅と仕事場のどちらも書類整理ができ、多くのメリットを受けることができます。

書類整理が苦手な方は、プロの書類整理術を学びませんか。まずは、以下の手順で書類整理を行ってみてください。

沖縄片付けラボ流書類整理の手順とは

紙モノ（チラシやダイレクトメール等）や書類は、「いる紙（書類）」「いらない紙（書類）」に分けることが出来ます。
まずはいるのか、いらないのか。要不要の選別が大切です。
実際、家庭にある多くの紙モノや書類は不要なものがほとんどです。

沖縄片付けラボが多くのご家庭の書類整理を行ったところ、おおよそ幅40センチから70センチほどの書類を収める空間があれば、必要な書類を全て収めることが出来ました。
1センチで100枚ほどですので、4000枚から7000枚ほどの書類で家庭の書類整理は事足りるのです。

ただし、書類を収める場所には条件があります。
それは、「生活の中でいつも通る場所」であること。

人が動く動線上に書類を収めないと、せっかく書類整理をしたとしても継続して使いづらいものとなってしまいます。
まずは、「生活の中でいつも通る場所」に書類を収める空間を確保しましょう。

それでは順番に整理のコツをご紹介します。

①家の中の紙モノ、書類を全て一か所に集める
紙や書類は、家のあらゆるところに点在しています。
まずは家の中にある紙・書類を一か所に集めます。
なぜ、一か所に集めるのか。一か所に集めることで家の中にどれだけの紙・書類があるのか客観視することが出来ます。
また一か所に集めることで、同じ書類を省くことが出来るのです。

②要・不要を選別する

整理収納で、一番大切な過程です。
一か所に集めた書類を「いる紙（書類）」と「いらない紙（書類）」に分けていきます。
分けるルールは人それぞれ。
ただし、年金定期便や保険の更新書など、定期的に届く書類は最新版のみ残してあとは処分するようにしましょう。
最新版のみ残すことで、書類の量はぐっと減ること間違いなしです。

残った紙・書類を

「新聞やレシート類は1週間、
学級だよりや広報誌は1か月、
年賀状、手紙や年間行事表は1年、
給与明細や公共料金明細は2年、
源泉徴収票は3年、
医療費領収は5年
固定資産税、自動車税、住民税納付書など税関係は7年
契約書や証書などは永久保存」

など細かい保管期限（マイルールでOK）を定めた表を作っておき、完成した書類整理の近くに貼るのがオススメです。
※上記は沖縄片付けラボ新垣の書類保管期限のルールです。

③しまう

不要な紙・書類を処分したら、残っているのは必要な紙・書類だけ。
あとはしまうだけですが、ここで用意してほしいものがあります。
クリアフォルダー、マスキングテープです。一番最後に必要になるファイルボックスです。

必要な紙・書類を「1ジャンル1ファイル」とし、一つづつクリアフォルダーに入れて、
書類の名前をマスキングテープに書いてクリアフォルダーに貼っていきます。
例えば「書道教室」や「学校便り」「スマホ契約書」などなど、
それぞれの書類とにらめっこして分かりやすい名前をつけてあげてください。
その際、決して「その他」という名前は作らないでくださいね。
その他を作ると、そこが「見つけられない書類」の温床になります。

紙・書類を全てクリアフォルダーに入れた後、それぞれのクリアフォルダーを大きなグループに分けていきます。
例えば、夫保険、妻保険、子保険というグループが集まったのなら、それは「保険」という一番大きなグループ（大分類）になります。
沖縄片付けラボが書類整理をしてきて、一番大きなグループ（大分類）にはパターンがあることがわかってきました。
大分類例は以下になります。書類整理の参考にしてください。

大分類例
くらし関係…くらし、生活、生活書類
医療関係…医療、保険、健康
家関係…家、住宅、不動産、住まい設備
子ども関係…学校、教育、子ども
取扱い説明書…取説、保証書
金融関係…金融、お金、税金、年金、保険
その他…趣味、仕事、通信、重要書類

そうやって出来た一番大きなグループ（大分類）をファイルボックスにしまっていくのです。

その際、2つ追加してほしいグループがあります。
「未処理」
と
「要対応」
です。
「未処理」があると、書類が入ってきたときは忙しく書類整理の時間が取れなくても、時間があるときに書類整理をすることが出来ますし
「要対応」があると期限のある書類の対応も忘れることがありません。

このように、書類整理には入口と出口が必要です。
入口→未処理
出口→残った書類を入れるファイルボックス
入口と出口を作り、書類整理のシステムを継続して動かしていきましょう。

書類整理でのファイルボックスの選び方とは

最後になりますがファイルボックスの選び方です。
ファイルボックスには、横型のものとファイルスタンドというたて型のものがあります。

片付けや分類が得意な方は、横型をオススメしますが、
片付けや分類が苦手な方は、たて型をオススメします。

なぜかというと、たて型の方が見やすく、ファイルボックスを引き出さずに書類を出し入れすることができるため扱いやすいからです。
ただし書類の量が多くなると管理しづらくなるため、残った書類の量とご自身の特性を見て横型にするか、たて型にするか決めてください。

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