１．令和元年台風19号の経験
緊急時の連絡方法について見直しを行うきっかけは、台風19号による避難勧告の組内全戸電話連絡に苦労したこと。ある組では組内14世帯への電話に1時間以上要し、それでも通じない世帯があり、固定電話は緊急時の情報伝達手段としては適さないと実感した。また、連絡した際に組員さん方から伺った「避難所や近隣の被害状況」の有益な情報をすぐに組内で共有したかったがそのすべがなく、迅速に情報共有できる手段の必要性を強く感じた。
自治会全体で16組・約200世帯、自治会に加入していない世帯も含めると約800世帯を有する南新井地区での災害に備えて、緊急時でも有効な連絡手段を検討し、その連絡網の確立に向けて実証実験を行う。
２．アンケートの実施
検討に先立ち、令和二年度の四役・組長・防災オブザーバーの計21人にアンケートを取り、自治会員の連絡手段の保有・利用に関しての状況把握の参考とした。※別紙：緊急連絡網についてのアンケート（結果報告）2020.6.21
３．連絡網の整備の方向
①通常時を含めて、確実な連絡のためには、固定電話よりも携帯電話や電子メールの利用が望ましい
→ 連絡先として、携帯電話や電子メールを併用できるようにする
②緊急性を伴う連絡には、携帯電話での連絡が最も有効である
→ 緊急対応用としては、携帯電話を優先した連絡網とする
③日野市からの防災情報の把握での、電子メール利用者が多い
→ 自治会としての電子メールでの連絡網（メーリングリスト）を整備する
④SNSの利用として、LINEの利用者が多い
→ LINEでの情報共有については、今後、調査・検討する（C-3組で事例あり）
４．実証実験の内容
①メーリングリスト
・四役のメーリングリスト
・四役・組長および防災オブザーバーのメーリングリスト
※メーリングリストはGoogle社のGroupsサービスを使用。メールアドレスの登録は事務局で行い、個々のアドレスの公開はしない。（ただし、メール送信時には送信者のアドレスは表示される。）
②ホームページ
防災情報を中心とした情報共有のため、ホームページを開設する。当初の公開時は、個人情報を掲載しないことを前提に、アクセス制限は掛けずに行う。
※ホームページはGoogle社のSitesサービスを使用。アクセス制限は掛けず、アドレスを知るものはアクセス可能であるが、当面は広くアドレス公開はせずに組長以上のみとする。
５．実証実験後の展開
実証実験への参加は当初は組長以上とするが、実証実験で効果が確認できた場合は、自治会全体に利用の範囲を広げる。
６．運営体制
実証実験期間中、および、実証実験後の展開当初のメーリングリスト・ホームページの運営体制は、下記とする。
実証実験の準備~実証実験中：南新井自治会役員会（四役）
自治会全体への展開当初：南新井自治会役員会（四役）
自治会全体での継続利用：（仮称）南新井自治会デジタル化委員会を組長会議承認で設置する
デジタル化委員会は2020年度は組長会メンバーから公募する
2020.7.2 初版
2020.10.3 二版