หมายถึง การสืบค้นข้อมูลประเภทสร้างตัวเลือกในการสืบค้น จะใช้สำหรับการค้นหาข้อมูล ประเภทกลุ่ม ซึ่งต้องการแสดงข้อมูลมากกว่า 1 รายการ ดังนั้นจะมักออกแบบกับฟอร์มประเภทตาราง (Tabular) หรือ Datasheet ส่วนการออกแบบเงื่อนไขการสืบค้นจะกำหนดลักษณะคล้ายการค้นหาด้วยฟอร์มประเภทคอลัมน์ (หัวข้อ 9.1)

ตัวอย่าง

นำข้อมูลในตารางชื่อแฟ้มนักเรียน ซึ่งประกอบด้วย ฟิลด์ code (รหัส), name (ชื่อ), sname (สกุล), dep (แผนก), class (ระดับชั้น), score(คะแนน) และ grade(เกรด) มาสืบค้นข้อมูลแต่ละแผนกด้วย Combo Box โดยแสดงข้อมูลนักเรียนแต่ละแผนกตามที่เลือก

รูปที่ 9.7 แสดงโครงสร้างตารางแฟ้มนักเรียน

ขั้นตอนการออกแบบ

สร้างและออกแบบโครงสร้างตารางตามตัวอย่างที่กำหนด และบันทึกชื่อเป็นแฟ้มนักเรียน

ออกแบบฟอร์มสำหรับการสืบค้น

เลือกเมนูชื่อตารางแฟ้มนักเรียนที่ต้องการ เลือกเมนูสร้าง (Create)

เลือกแถบเครื่องมือ ฟอร์มเพิ่มเติม (More Form) เลือก หลายรายการ

รูปที่ 9.8 แสดงการออกแบบฟอร์มแฟ้มนักเรียนเพื่อค้นหา

เข้าสู่มุมมองออกแบบของฟอร์ม

เลือกเครื่องมือ กล่องคำสั่งผสม (Combo box) นำมาคลุมบริเวณบน Form Header

เลือก • ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉันต้องการเข้าไปเอง (I Will type in the values that I want)

กำหนดตัวเลือกตามต้องการ การตลาด คอมพิวเตอร์ บัญชี เลขานุการ และ *

เลือก • จดจำค่าสำหรับใช้ภายหลัง (Remember the values for later use)

กำหนดป้ายชื่อ (Label) เป็น ระบุแผนกที่ต้องการ เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

คลิกขวา combo box เลือกคุณสมบัติ (Properties) กำหนดชื่อ (Name) เป็น tdep

เลือกเหตุการณ์ (Event) เป็นเมื่อคลิก(Click)กำหนดคำสั่งเพื่อสร้างเงื่อนไขในการสืบค้น(Macro)ชื่อ "Macro_Dep"

เลือกเครื่องมือ ปุ่มคำสั่ง (Command bottom) คลุมบริเวณ Form Header

เลือก ประเภท (Categories) เป็น การดำเนินการกับฟอร์ม (Form Operation)

เลือก การกระทำ (Action) เป็น ปิดฟอร์ม (Close Form)

เลือก ข้อความ(Text) ระบุเป็น ปิด เลือกเสร็จสิ้น (Finish)

เลือก แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) ระบุชื่อฟอร์มเป็น "Find_Depart"

เลือก ปิด (Close)

รูปที่ 9.9 แสดงการออกแบบ combo Box เพื่อการค้นหา

** หมายเหตุ กรณีต้องการสรุปผลข้อมูลแต่ละกลุ่มสามารถออกแบบที่ส่วนท้ายของฟอร์มโดยใช้กล่องข้อความใน การออกแบบ และสรุปผลที่แหล่งตัวควบคุม

ออกแบบแมโคร (Macro) สำหรับการสืบค้น

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือก แมโคร (Macro)

เลือก เพิ่มแอคชั่นใหม่ (Action) กำหนดเป็น ApplyFiter (ตัวกรองค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไข)

เลือก เงื่อนไข Where กำหนดเงื่อนไขการสืบค้น

เงื่อนไข Where [dep] like [Forms]![Find_depart]![tdep]

(หมายถึง ค้นหาฟิลด์ dep ที่มีค่าเหมือน tdep บนฟอร์ม find_depart)

เลือก แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) ระบุชื่อ Find_dep เลือก OK

รูปที่ 9.10 แสดงการออกแบบคำสั่งด้วยแมโคร

หลังการออกแบบก็สามารถนำฟอร์ม Find_Depart มาใช้ในการสืบค้นข้อมูล เพื่อแสดงข้อมูลนักเรียน แต่ละแผนกได้ตามต้องการ

รูปที่ 9.11 แสดงฟอร์มการค้นหาด้วย Combo Box หลังการออกแบบ