หมายถึง การกำหนดเขตข้อมูลใหม่บน Query ไม่ได้เกิดจากข้อมูลในตาราง (Table) หรือ แบบสอบถาม (Query) แต่ให้แสดงค่าตามสูตรการกำหนดค่า หรือการคำนวณค่าที่ผู้ใช้ต้องการค่าผลลัพธ์โดยค่าที่จะเกิดขึ้นเพียงชั่วคราวเมื่อมีการเรียกใช้ Queryเท่านั้นดังนั้นเมื่อปิดการทำงานของ Query ค่าเหล่านั้นก็จะหายไปทันที รวมทั้งการสร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูล

สร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการคำนวณหรือการกำหนดค่า หมายถึง การนำข้อมูลจากเขตข้อมูล ที่เลือกจาก Table มาสร้างสูตรคำนวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ผู้ใช้ต้องการ

รูปแบบ

ตัวอย่าง ต้องการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากสูตรการคำนวณตามเงื่อนไขต่อไปนี้

คำนวณ tax (ภาษี/เดือน) โดยคิด 5 % ของ salary (เงินเดือน)

คำนวณ lncome (รายได้สุทธิ) โดยคิดจาก เงินเดือน-ภาษี/เดือน

หลังจากการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ ถ้าต้องการกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูลใหม่ ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลใหม่ เลือก คุณสมบัติ (Properties) จะปรากฏเมนูแผ่นคุณสมบัติ (Field Properties) ให้สามารถออกแบบเพิ่มเติมได้ และเลือก มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อดูผลการคำนวณบนตาราง

รูปที่ 5.10 แสดงการสร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากสูตรการคำนวณ

สร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูล การสร้างเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูลหมายถึง การนำเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูล มารวมตัวกันให้เป็นเขตข้อมูลเดียวกัน จะช่วยลดขนาดพื้นที่ของตารางในการออกแบบ

ตัวอย่าง การนำเขตข้อมูล name และเขตข้อมูล surname มารวมกัน

รูปที่ 5.11 แสดงเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูล

การสร้างเงื่อนไข (Condition Test) ในการประมวลผลข้อมูลแต่ละรายการ ไม่จำเป็นจะต้องประมวลผล เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับข้อมูลแต่ละรายการดังนั้นก่อนการประมวลผลจึงต้องมีการสร้างเงื่อนไขเพื่อทำการเปรียบเทียบข้อมูลกำหนดการประมวลผลแต่ละคำสั่ง

รูปแบบการสร้างเงื่อนไข

รูปที่ 5.12 แสดงการคำนวณภาษีโดยการสร้างเงื่อนไข 1 เงื่อนไข

รูปที่ 5.13 แสดงการคำนวณโบนัสโดยสร้างเงื่อนไข 1 เงื่อนไข

การคำนวณเกี่ยวกับวันที่/เวลาในการคำนวณข้อมูลเกี่ยวกับวันที่/เวลา ที่มีรูปแบบการบันทึกเดียวกัน d/m/yy หรือ m/d/yy สำหรับรูปแบบวันที่และ h:m:ss สำหรับรูปแบบประเภทเวลา ดังนั้นการคำนวณจำเป็นจะต้องแยกข้อมูลประเภทนี้ออกเป็นหน่วยต่างๆ เช่น หน่วยเป็น ปี เดือน วัน ชั่วโมง นาที วินาที จึงต้องมีฟังก์ชันเดียวกับวันที่เวลา เข้ามาเกี่ยวข้องในกาคำนวณ จึงขอแนะนำฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่/เวลา

ตารางแสดงฟังก์ชันวันที่และเวลา

การคำนวณวันที่หน่วยเป็นจำนวนปี

1. การคำนวณวันที่หน่วยเป็นจำนวนปี

1.1 รูปแบบการคำนวณทั่วไป

ตัวอย่าง ต้องการคำนวณอายุ (Age) จากวันเกิด (Born) โดยคำนวณ ณ วันที่ปัจจุบัน

1.2 รูปแบบการคำนวณ โดยการตรวจสอบเดือนก่อน

ตัวอย่าง การคำนวณ อายุ (age) จากวันเกิด (born)

2. การคำนวณวันที่หน่วยเป็นจำนวนเดือน หลักการคำนวณ ในกรณีที่เดือนปัจจุบันมีค่าน้อยกว่าเดือนที่คำนวณ จะยืมหน่วยปีมา 1 ปีมีค่า 12 เดือนมาบอกกับเดือนปัจจุบันก่อน

รูปการคำนวณ

ตัวอย่าง การคำนวณอายุ (age) หน่วยเป็นจำนวนเดือนจากวันเกิด(born)

3. การคำนวณวันที่หน่วยเป็นจำนวนวัน หมายถึง ผลต่างของวันที่ จะได้ค่าเป็นตัวเลขที่จะได้ค่าผลต่าง ของจำนวนวันได้

รูปแบบการคำนวณ

ตัวอย่าง ต้องการคำนวณจำนวนวันที่เช่า (dayrent) จากวันที่เข้าพัก (dayin) และวันที่ออกจากที่พัก (dayout)

4. การคำนวณเวลาหน่วยเป็นเวลา หมายถึง ผลต่างของเวลา จะให้ค่าผลต่างของชั่วโมง ผลต่างของนาที และผลต่างของวินาที แต่จะให้ค่าในรูปแบบของเวลา

รูปแบบการคำนวณ

ตัวอย่าง ต้องการทราบจำนวนเวลาที่เช่าเครื่องพิมพ์ดีด (rent time) จากเวลาเริ่มเช่า (begin time) และเวลาเลิกเช่า (end time)

5. การคำนวณเวลาหน่วยเป็นชั่วโมง จะให้ค่าเป็นผลต่างเวลาเป็นจำนวนชั่วโมงในรูปตัวเลข

รูปแบบการคำนวณ

ตัวอย่าง ต้องการทราบจำนวนชั่วโมงที่เช่าเครื่องพิมพ์ดีด (rent_hour) จากเวลาเริ่มเช่า (begin_time)และเวลาเลิกเช่า(end_time)

6.การคำนวณจากตารางความสัมพันธ์ในการประมวลผลที่ต้องอาศัยข้อมูลจากตารางความสัมพันธ์จะต้องสร้างเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ ซึ่งสามารถสร้างได้ 2 ทาง คือ การสร้างความสัมพันธ์ด้วยคำสั่ง Relationship (ในเมนู Tools) หรือสร้างบนตาราง Query

ตัวอย่าง ต้องการสร้างตารางเพื่อบันทึกการจำหน่ายสินค้าประจำวัน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ตาราง Sale_goods ประกอบด้วย

ตาราง goods ประกอบด้วย

ป้อนข้อมูลตัวอย่างในตาราง Goods จำนวน 10 รายการ

รูปที่ 5.14 แสดงข้อมูลในตารางชื่อ goods

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง โดยกำหนดเขตข้อมูล g_code เป็นตัวเชื่อม

รูปที่ 5.15 แสดงการออกแบบความสัมพันธ์ระหว่างตาราง good และ Sale_goods

ออกแบบตารางแบบสอบถามเพื่อคำนวณราคารวม (tot) ภาษีมูลค่าเพิ่ม (vat) รวมสุทธิ (net) จากตาราง GOODS และตาราง Sale_goods

รูปที่ 5.16 แสดงการออกแบบเขตข้อมูลใหม่ที่เกิดจากสูตรการคำนวณที่ความสัมพันธ์