การออกแบบโครงสร้างข้อมูล หมายถึง กรณีสร้างตารางใหม่ด้วย ออกแบบตาราง (Table Design)เพื่อต้องการกำหนดโครงสร้างด้วยตนเอง โดยมีขั้นตอนการออกแบบ ดังนี้

เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ออกแบบตาราง (Table)

จะเข้าสู่มุมมองออกแบบ (Design View) เพื่อออกแบบโครงสร้างข้อมูล โดยแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ได้ 4 ส่วน ได้แก่

1. ชื่อเขตข้อมูล (Field Name) สำหรับระบุข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล

2. ชนิดข้อมูล (Field Type) สำหรับระบุชนิดข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล ซึ่งแบ่งได้ 10 ชนิด ดังตารางแสดงชนิดข้อมูล

ตารางแสดงชนิดข้อมูล (Data Type)

3. Description (คำอธิบาย) สำหรับอธิบายลักษณะ ของข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เช่น วิธีการป้อนข้อมูล ความหมายของข้อมูลแต่ละค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

หลังจากออกแบบจะต้องบันทึกโครงสร้างตาราง ตามขั้นตอนดังนี้\

เลือกเมนู File (แฟ้ม) เลือก Save (บันทึก)

ระบุชื่อตารางที่ Table Name (ชื่อตาราง) แล้วตอบ OK (ตกลง)

จะปรากฏข้อความแจ้งในกรณี ไม่ได้กำหนด Primary Key (คีย์หลัก)

- ถ้าตอบ Yes จะสร้างเขตข้อมูล ID เป็นชนิด AutoNumber กำหนดเป็นคีย์หลัก

- ถ้าตอบ No หมายถึง ผู้ใช้ไม่ต้องการกำหนดคีย์หลัก

รูปแบบ (Format) หมายถึง รูปแบบข้อมูลในการแสดงผล สามรถกำหนดได้ 2 ลักษณะ คือกำหนดจากรูปแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว หรือกำหนดด้วยตนเอง โดยระบุเป็นสัญลักษณ์ตามประเภทข้อมูล ประกอบด้วย ตัวเลข วันที่/เวลา ตัวเลขทางการเงิน Yes/No

ตัวอย่าง แสดงการกำหนดรูปแบบข้อมูล

การกำหนดรูปแบบข้อมูลแบบกำหนดเอง

1. รูปแบบข้อมูลประเภท ตัวเลข/ตัวเลขทางการเงิน (Number/Currency) โดยมีสัญลักษณ์ในการกำหนดดังตาราง

ตารางแสดงสัญลักษญ์ข้อมูลประเภท ตัวเลข/ตัวเลขทางการเงิน (Number/Currency)

ตารางตัวอย่างการกำหนดรูปแบบตัวเลขด้วยตนเอง

2. รูปแบบข้อมูลประเภท Date (วันที่) มีสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องดังตาราง

ตัวอย่างแสดงรูปแบบข้อมูลประเภท Date

ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนดรูปแบบวันที่ด้วยตนเอง

3. ข้อมูลประเภท Yes/No สำหรับข้อมูลแบบ กล่องข้อความ (Text Box) มีค่า 0 และ – 1 เท่านั้น

ตารางแสดงข้อมูลประเภท Yes/No

ค่าใหม่ (New Value) สำหรับคุณสมบัติของข้อมูลประเภท AutoNumber กำหนดการเพิ่มตัวเลขอัตโนมัติมี 2 ลักษณะคือ

เพิ่มค่า (Increment) โดยค่าตัวเลขจะเพิ่มทีละ 1 ได้แก่ 1,2,3,...

สุ่ม (Random) โดยค่าตัวเลขจะเพิ่มด้วยค่าตัวเลขสุ่ม

ตำแหน่งทศนิยม (Decimal Places) หมายถึง กำหนดจำนวนหลักของทศนิยมซึ่งมีผลกับข้อมูลประเภทตัวเลข ได้แก่ NumberหรือCurrency

รูปแบบการป้อนข้อมูล (Input Mask) หมายถึง การสร้างรูปแบบตัวคั่นข้อมูลแต่ละคำ จะใช้สำหรับข้อมูลประเภทรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสพนักงาน รหัสไปรษณีย์ รหัสโทรศัพท์ ฯลฯ โดยมีสัญลักษณ์ใช้ ในการออกแบบดังต่อไปนี้

A แทนตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ และต้องใส่ค่าเสมอ

9 แทนตัวเลข 0- 9 เท่านั้น จะใส่ค่าหรือไม่ก็ได้

L แทนตัวอักษร ก-ฮ หรือ A-Z และต้องใส่ค่าเสมอ

0 แทนตัวเลข 0- 9 และต้องใส่ค่าเสมอ

> แทนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (กรณีภาษา Eng)

< แทนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด (กรณีภาษา Eng)

สัญลักษณ์ตัวคั่น เช่น – หรือ ( ) หรือ : หรือ [ ] ฯลฯ

ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Input Mask

ป้ายคำอธิบาย (Caption) หมายถึง คำอธิบายชื่อเขตข้อมูล (Field) ใช้แทนชื่อเขตข้อมูล เพื่อให้เข้าใจข้อมูลได้เพิ่มขึ้น เพราะปกติการกำหนดชื่อเขตข้อมูลจะตั้งชื่อให้กระชับเพราะจะได้เรียกใช้ได้ง่ายและสะดวก

ค่าเริมต้น (Default Value) หมายถึง การให้ค่าข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการบันทึกรายการใหม่ (New Record) จะกำหนดเมื่อข้อมูลในเขตข้อมูลที่กำหนดมีค่าที่กำหนดเป็นจำนวนมาก จึงนำมากำหนดเป็นค่าเริ่มต้น

กฎการตรวจสอบ (Validation Rule) หมายถึง การสร้างกฎเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกว่ามีค่าตามที่กำหนดหรือต้องการหรือไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามที่กำหนดจะแสดงข้อความเพื่อแจ้งผู้บันทึกหรือแก้ไข คำสั่งที่ใช้ร่วมในการตรวจสอบ ประกอบด้วย

ตัวเชื่อม and (และ), or (หรือ) และ not (ปฏิเสธ)

Between ค่าเริ่มต้น and ค่าสิ้นสุด

ตางรางแสดงตัวอย่างการกำหนด Validation Rule

ข้อความตรวจสอบ (Validation Text) หมายถึง ข้อความที่กำหนดขึ้นเพื่อแจ้งบันทึกหรือแก้ไขที่ระบุข้อมูลที่ไม่เป็นไม่ตามกฎการตรวจสอบ โดยจะใช้ควบคู่กับ Validation rule

จำเป็น (Required) สำหรับกรณีต้องการกำหนดให้บันทึกข้อมูลเสมอ ถ้าไม่บันทึกจะมีข้อความเตือน โดยมีตัวเลือก 2 ตัวเลือก ได้แก่

ตอบ ไม่ใช่ (No) หมายถึง บันทึกหรือไม่บันทึกก็ได้

ตอบ ใช่ (Yes) หมายถึง จะต้องบันทึกเสมอ

อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ (Allow Zero Length) หมายถึง ข้อความที่มีขนาดตัวอักษรเป็นศูนย์ หรือ “” ซึ่งจะใช้ กำหนดกับข้อมูลประเภท TEXT

ตอบ ไม่ใช่ (No) หมายถึง ไม่อนุญาตให้บันทึก ""

ตอบ ใช่ (Yes) หมายถึง อนุญาตให้บันทึก ""

ใส่ดัชนี (indexed) สำหรับการกำหนดดัชนีข้อมูลให้กับเขตข้อมูลที่เลือก ซึ่งจะถูกกำหนดเป็นคีย์ในการสืบค้น เพราะจะมีการจัดเรียงเขตข้อมูลที่ถูกกำหนดเป็นดัชนี โดยสามารถกำหนดได้ 3 ลักษณะ คือ

ตอบ ไม่ใช่ (No) ถ้าไม่ต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index

ตอบ ใช่ (มีค่าซ้ำกัน) หรือ Yes (Duplicates OK) ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำกันได้

ตอบ ใช่ (มีค่าไม่ซ้ำกัน) หรือ Yes (No Duplicates) ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำกันไม่ได้

การบีบ (Unicode) ใช้กับข้อมูลประเภท Text, Memo, Hyperlink ให้สามารถบีบอัดข้อมูลที่ใช้รหัส Unicode ทำให้ใช้พื้นที่เก็บได้มากกว่าปกติ

IME Mode และ IME Sentence Mode ใช้ในกรณีติดตั้งโปรแกรม IME (Input Mode Editor) เพื่อเปลี่ยนคีย์บอร์ดให้สามารถใช้ภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี ฯลฯ

สมาร์ทแท็ก (Smart Tage) ทำให้การทำงานข้อมูลใน Access ร่วมกับโปรแกรมภายนอกได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

จัดแนวข้อความ (Text Align) ใช้ในการจัดข้อมูลให้อยู่ในตำแหน่ง ชิดซ้าย ชิดขวา หรือจัดกลาง

แสดงตัวใช้เลือกวันที่ (Show Data Picker) สำหรับข้อมูลชนิด Data/Time โดยจะแสดงปฏิทินสำหรับเลือก วัน เดือน ปี ได้ด้วยความสะดวก โดยไม่ต้องบันทึกด้วยคีย์บอร์ด