1. คำสั่งผลรวม (Total) หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลในการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชันสำเร็จรูปซึ่งสามารถออกแบบได้ 2 ลักษณะคือ ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) และ ออกแบบด้วยคำสั่งผลรวม (Total)

1. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) หมายถึงการออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนูสร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

• เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) เลือกตารางแบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการนำมาสรุป

• จะปรากฏเมนูการออกแบบเพื่อกำหนดค่าต่างๆ ได้แก่

- เลือกเขตข้อมูลที่จัดกลุ่ม (Group By) เลือกเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล (Summary)

- เลือกเมนูสรุป (Summary) เลือกตัวสรุป (Summary Option)

- เลือกฟังก์ชันให้เข้ากับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล เช่น Sum,Avg,Max,Min ฯลฯ

• ระบุชื่อแบบสอบถาม (Query) ในการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

ตัวอย่าง ต้องการสรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน โดยต้องการจัดกลุ่มทางเพศ และแผนก

ขั้นตอนการสรุป

• เลือกเมนูสร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

• เลือกตาราง goods เลือกเขตข้อมูล g_code, g_type, g_name, price และ stock

• เลือก ตัวเลือกสรุป (Summary Option) เลือก Sum, Avg สำหรับเขตข้อมูล stock และ เลือก Min, max สำหรับเขตข้อมูล price

• ระบุชื่อแบบสอบถาม (Query) ที่ต้องการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 6.1 แสดงการสรุปผลข้อมูลด้วยตัวช่วยแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard)

2. ออกแบบด้วยคำสั่งผลรวม (Total) หมายถึง การสรุปผลที่ต้องการเข้าไปออกแบบด้วย ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนูสร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

• เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ

• เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปผลมาวางบนตารางออกแบบ

• เลือก Total (ผลรวม) หรือกดปุ่ม บนแถบ Ribbon

• จะปรากฏบรรทัดผลรวม (Total) บนตารางออกแบบแต่ละเขตข้อมูลประกอบด้วย

Group By หมายถึง ให้จัดกลุ่มรายการตามเขตข้อมูลที่เลือก โดยจะมีการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลเหมือนกันมาแสดงเป็นกลุ่มต่อเนื่อง

ฟังก์ชันสำเร็จรูป 9 ฟังก์ชัน ได้แก่ Sum (ผลรวม) Avg (ค่าเฉลี่ย) Min (ค่าต่ำสุด) Max (ค่าสูงสุด) Count (นับจำนวน) StDev (ส่วนเบี่ยงมาตรฐาน) Var (ค่าแปรปรวน) First (ค่าแรกของรายการ) Last (ค่าสุดท้ายของรายการ) โดยเลือกฟังก์ชันที่ต้องการสรุปตามต้องการส่วนกรณีเลือกฟังก์ชัน

Expression ใช้กำหนดเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ

Where ใช้กำหนดเงื่อนไขให้แสดงตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดในเขตข้อมูลที่เลือก โดยเขตข้อมูลดังกล่าวจะไม่สามารถนำมา แสดง (Show) ได้

• เลือกคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูลตามความหมาย

• ระบุชื่อ Query ที่ต้องการบันทึก เพื่อจะนำมาสรุปในครั้งต่อไป

ตัวอย่าง ต้องการนำตาราง Person มาสรุปผลข้อมูลตามข้อกำหนดต่อไปนี้

1. จัดกลุ่มตาม sex (เพศ) และ pos (ตำแหน่ง) ตามลำดับ

2. สรุปผลค่าผลรวมตามเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน

3 . นำผลรวมเงินเดือนมาคำนวณ ภาษี/เดือน โดยคิดที่อัตราร้อยละ 5

4. ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งการเงิน และธุรการเท่านั้น

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View) เลือกตาราง Person

• นำเขตข้อมูล sex, dep, sal มาวางบนตารางออกแบบ

• เลือกผลรวม (Total) หรือ บนแถบ Ribbon

• กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม (Total) คำนวณ tax, และสร้างเงื่อนไขดังรูปที่ 6.3

• เลือก มุมมอง (View) เลือก มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) ที่จะแสดงผลการสรุปตามต้องการ

รูปที่ 6.3 แสดงการสรุปผลข้อมูลด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

2. คำสั่งแบบสอบถามแบบตาราง (Crosstab Query) หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูล (Group By) ที่สามารถออกแบบได้ทั้งแนวนอนและแนวคอลัมน์ มาสรุปข้อมูลในรูปฟังก์ชันค่าต่าง ๆ เช่น การหาค่าผลรวม (Sum) ค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน (Count) ค่าสูงสุด/ค่าต่ำสุด (Max/Min) ฯลฯ โดยเฉพาะข้อมูลประเภทตัวเลข ซึ่งการสรุปผลด้วย Query สามารถสรุปได้ 2 ลักษณะ คือ ออกแบบด้วย Crosstab Query Wizard และ ด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

1. ออกแบบด้วย Crosstab Query Wizard ออกแบบด้วย Crosstab Query Wizard หมายถึงการออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนู สร้าง (New) เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

• เลือกตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง (Crosstab Query Wizard)

• จะปรากฏเมนู Crosstab Query Wizard มีขั้นตอนดังนี้

• เลือกชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่จะนำมาออกแบบ

• เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนด เป็นส่วนหัวของแถว (Row Heading) กำหนดได้มากว่า 1 เขตข้อมูล

• เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นส่วนหัวของ คอลัมน์ (Column Heading) สามารถกำหนดได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

• เลือกเขตข้อมูลที่จะนำค่ามาสรุปผลพร้อมเลือกฟังก์ชันที่ต้องการระบุชื่อแบบสอบถาม (Query)เลือกเสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 6.4 แสดงการออกแบบการสรุปผลด้วยตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง

2.ออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม (Query Design) ออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม(Query Design) หมายถึงการออกแบบด้วยตนเองโดยกำหนดค่าต่าง ๆ บนตารางออกแบบ Query

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

• เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ เลือก ตกลง (OK) จะเข้าสู่ตารางออกแบบ แบบสอบถาม

• เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวแถว (เลือกได้มากกว่า 1 เขตข้อมูล)

• เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์ (เลือกได้เพียง 1 เขตข้อมูลเท่านั้น

• เลือกเขตข้อมูลที่จะมาสรุปผล

• เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเงื่อนไข (เมื่อต้องการสรุปข้อมูลเฉพาะรายการที่ต้องการ)

• เลือก ออกแบบแบบตาราง (Crosstab Query) จะปรากฏบรรทัด ผลรวม (Total) และบรรทัดแบบตาราง (Crosstab) เพิ่มขึ้นบนตารางออกแบบ

บรรทัด ผลรวม (Total) ออกแบบเหมือนคำสั่งผลรวม ในหัวข้อที่6.1.1

บรรทัด แบบตาราง (Crosstab) ประกอบด้วย

- หัวข้อของแถว (Row Heading) สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวแถว

- ส่วนหัวของคอลัมน์ (Column Heading) สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์

- ค่า (Value) สำหรับเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล

- ไม่แสดงไว้ (Not Shown) กรณีไม่ต้องการแสดงค่า สำหลับเขตข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไข

บันทึก Query โดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) หรือ บนแถบเครื่องมือด่วน

ตัวอย่าง ต้องการนำข้อมูลในตาราง Person มาสรุปหาค่าผลรวมตามข้อกำหนดดังนี้

1. จัดกลุ่มตาม Sex (เพศ) ในแนวแถว

2. จัดกลุ่มตาม pos (ตำแหน่ง)ในแนวคอลัมน์

3. สรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน (Salary)

4. ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งบัญชี และการเงิน เท่านั้น

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

• เลือก ตาราง Person เลือก เพิ่ม (Add)

• นำเขตข้อมูล sex, pos, sal, pos มาวางบนตารางออกแบบ

• เลือกออกแบบแบบตาราง (Crosstab Query)

• กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม (Total) และบรรทัดแบบตาราง (Crosstab) ดังรูปที่ 6.5

• สร้างเงื่อนไขเฉพาะบัญชีและการเงิน

รูปที่ 6.5 แสดงการสรุปผลข้อมูลแบบตาราง (Crosstab Query) ที่ออกแบบด้วยตนเอง