ในการนำเสนอรายงานที่ออกแบบทางเครื่องพิมพ์จะต้องกำหนดขนาดของกระดาษที่เหมาะสมกับรายงานที่ออกแบบ ดั้งนั้นการกำหนดขนาด (size), แนวกระดาษ, ระยะห่างของเส้นขอบทั้ง 4 ด้าน (left, right, top, buttom) และกรณีรายงานประเภทป้ายหรือฉลาก ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงจำนวนคอลัมน์ ขนาดของคอลัมน์ จำนวนแถวแต่ละคอลัมน์

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกรายงานที่ต้องการ เลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก พิมพ์ (Print)

เลือก ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

จะปรากฏเมนูการออกแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ดังต่อไปนี้

เมนูตัวเลือก การพิมพ์ (Margin) กำหนดระยะเส้นขอบ ประกอบด้วย

ขอบซ้าย (left)

ขอบขวา (right)

ขอบบน (top)

ขอบล่าง (buttom)

เมนู หน้า (Page) กำหนดขนาดกระดาษ ประกอบด้วย

กำหนดแนวกระดาษ (Orientation)

แนวตั้ง (Portrait)

แนวนอน (Landscape)

ขนาดกระดาษ (size) เช่น กระดาษ A4, F4, letter ฯลฯ

เมนูคอลัมน์ (Column) ขนาดของรายงานประเภทป้ายและฉลาก

กำหนดจำนวนคอลัมน์ (Number of Columns)

ระยะห่างระหว่างแถว (Rom Spacing)

ระยะห่างระหว่างคอลัมน์ (Column Spacing)

ความกว้างของคอลัมน์ (Width), ความสูงของคอลัมน์ (Height)

กำหนดการจัดเรียงรายการ (record) โดย

เรียงในแนวตั้งจากบนลงล่างแล้วขึ้นคอลัมน์ใหม่ (Down, then Across)

เรียงในแนวตั้งจากซ้ายไปขวาแล้วขึ้นแถวใหม่ (Across, then Down)

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หมายถึง การนำรายงานที่ออกแบบแล้วแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ตามรูปแบบและขนาดกระดาษที่กำหนดในการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในขณะอยู่ที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ สามารถกำหนดขนาดหน้ากระดาษ เค้าโครงหน้า ย่อ/ขยาย และข้อมูล (บันทึกรูปแฟ้มข้อมูลชนิดต่าง ๆ ) บนแถบเครื่องมือตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยมีขั้นตอนการกำหนดดังต่อไปนี้

พิมพ์ เพื่อเข้าสู่เมนูพิมพ์ ในการพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์

ขนาดหน้ากระดาษ ประกอบด้วย

ขนาด เพื่อกำหนดขนาดกระดาษที่ต้องการ เช่น A3, A4, Legal ฯลฯ

ระยะขอบ เพื่อกำหนดระยะขอบของกระดาษ แบบปกติ กว้าง แคบ หรือ แบบกำหนดเอง

เค้าโครงหน้า ประกอบด้วย

แนวตั้ง เพื่อพิมพ์รายงานออกทางกระดาษในแนวตั้ง

แนวนอน เพื่อพิมพ์รายงานออกทางกระดาษพิมพ์ในแนวนอน

คอลัมน์ เพื่อรายงานข้อมูลในรูปคอลัมน์ โดยระบุจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ

ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเข้าสู่เมนูตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนแปลงค่าหน้ากระดาษ

ย่อ/ขยาย

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ในรูปร้อยละของรายงาน 100% หมายถึง แบบปกติ ต่ำกว่า 100% หมายถึง แบบย่อ สูงกว่า 100% หมายถึง แบบขยาย

หนึ่งหน้า เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 1 หน้า

สองหน้า เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 2 หน้า

หน้าเพิ่มเติม เพื่อแสดงรายงานตัวอย่างก่อนพิมพ์ทีละ 4 หน้า 8 หน้า 12 หน้า

ข้อมูล เพื่อบันทึกรายงานให้อยู่ในรูปแฟ้มข้อมูลประเภทต่าง ๆ ได้แก่ แฟ้ม Excel(*.xlsx), แฟ้ม ข้อความ(*.txt), แฟ้ม PDF หรือ XPS

รูปที่ 10.13 แสดงการเข้าสู่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ของรายงาน

การพิมพ์ หมายถึง การนำตาราง/แบบสอบถาม (Table Query) ฟอร์ม (Form) หรือรายงาน (Report) ออกทางกระดาษพิมพ์ตามรูปแบบการตั้งค่าหน้ากระดาษบนเครื่องพิมพ์ที่กำหนด และติดต่ออยู่กับ CPU ที่ทำงานอยู่ สามารถกำหนดหน้าในการพิมพ์และจำนวนสำเนาที่ต้องการพิมพ์ โดยมีขั้นตอนการพิมพ์ต่อไปนี้

ขั้นตอนการกำหนด

เลือกชื่อรายงานที่ต้องการ เลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก พิมพ์ (Print)

จะปรากฏเมนูการพิมพ์ดังรูปที่ 10.14

ชื่อ (Name) กำหนดชื่อเครื่องพิมพ์ และรุ่นของเครื่องพิมพ์

- คุณสมบัติ (Properties) เมื่อต้องการกำหนดคุณสมบัติของเครื่องพิมพ์

ช่่วงระยะที่พิมพ์ (Print Range) หมายถึง การกำหนดช่วงที่ต้องการเครื่องพิมพ์

- ทั้งหมด (ALL) พิมพ์ทั้งหมด หรือ พิมพ์ทุกหน้า

- หน้า จาก (Page Form) เลือกพิมพ์เฉพาะหน้าที่ต้องการ โดยการระบุจาก หน้าแรก ถึง หน้าสุดท้าย

ติดตั้ง (Seup) เพื่อกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

สำเนา (Copies) เพื่อกำหนดจำนวนสำเนา

- จำนวนสำเนา (Number of Copies) กำหนดจำนวนสำเนาของสิ่งที่พิมพ์

- ทีละชุด เพื่อกำหนดให้พิมพ์รายงานทีละชุด

** หมายเหตุ กรณีเลือกเมนูพิมพ์แบบพิมพ์ด่วน หมายถึง ต้องการพิมพ์รายงานทันทีโดยไม่กำหนดรายละเอียดการพิมพ์ในเมนูพิมพ์

รูปที่ 10.14 แสดงการเข้าสู่เมนูพิมพ์

รูปที่ 10.12 แสดงการกำหนดหน้ากระดาษ (page Setup)