1.เมื่อเปิดโปรแกรม Access 2019 เลือก ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า (Blank Desktop Database)

2.ระบุชื่อแฟ้ม (File Name) เลือก เพื่อเลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก

3.คลิกปุ่มสร้าง (Create)

4.จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ ดังรูปที่ 3.4

ในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะมี Ribbon หรือแถบเครื่องมือจากเมนูหลัก สำหรับการออกแบบทั้งหมด 7 เมนู ดังต่อไปนี้

1. เมนูแฟ้ม (File) ทำหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลที่เปิดใช้อยู่ การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ การบันทึกแฟ้มข้อมูล การเปิดข้อมูลเดิม

2. เมนูหน้าแรก (Home) ทำหน้าที่กำหนดคำสั่งพื้นฐานทั่วไป ประกอบด้วย มุมมอง คลิปบอร์ด เรียงลำดับและกรอง ระเบียน ค้นหา และการจัดรูปแบบข้อความ

3. เมนูสร้าง (Create) ทำหน้าที่สำหรับการสร้างวัตถุ (Object) สำหรับฐานข้อมูล ประกอบด้วยตารแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโครและโค้ด รวมทั้งแม่แบบในการสนร้างโปรแกรมประยุกต์

4. เมนูข้อมูลภายนอก (External Data) ทำหน้าที่ในการนำฐานข้อมูลภายนอกมาใช้ใน Access การส่งออกไปยังฐานข้อมูลอื่นๆ

5. เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools) ทำหน้าที่ในการจัดฐานข้อมูล ประกอบด้วย การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การเรียกใช้แมโคร/Visual Basic การติดต่อกับ SQL Saver รวมทั้งการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

6. เมนูเขตข้อมูล (Fields) ทำหน้าที่ในการกำหนดโครงสร้างของเขตข้อมูลบนตาราง ประกอบด้วย มุมมอง เพิ่มและลบ คุณสมบัติ จัดรูปแบบ และตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

7.เมนูตาราง (Table) หน้าที่ในการจัดการวัตถุตาราง ประกอบด้วย คุณสมบัติ เหตุการณ์ก่อน/หลัง แมโครที่มีชื่อ และความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

จากรูปที่ 3.4 ปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ซึ่งประกอบด้วยวัตถุ (Object) หลักทั้งหมด 6 ส่วน ดังนี้ คือ