ในการออกแบบรายงานในแฟ้มข้อมูล Access สามารถออกแบบได้หลายลักษณะ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ ในส่วนของผู้ออกแบบก็สามารถออกแบบได้ 2 ลักษณะ คือการออกแบบรายงานที่ต้องการตัวช่วย (Wizard) และการออกแบบราบงานประเภทกำหนดเอง (Design View) ดังนั้นจึงแบ่งประเภทของรายงานได้ 5 ประเภทดังต่อไปนี้

10.3.1 รายงานแบบรายงานอัตโนมัติ (Auto Report Tabular) หมายถึง การออกแบบรายงานที่นำฟิลด์แต่ละรายการเรียงจากซ้ายไปขวามือในบรรทัดเดียวกัน และสามารถแสดงหลาย ๆ รายการในหนึ่งหน้ากระดาษ ข้อมูลที่นำมาแสดงในรายงานจะนำมาจากตาราง/สอบถาม (Table/query) ที่ผู้ออกแบบเลือก

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือกรายงาน

จะปรากฏรายงานแบบรายงานอัตโนมัติในรูปตาราง

รูปที่ 10.2 แสดงการออกแบบรายงานแบบรายงานอัตโนมัติ

10.3.2 รายงานแบบแผนภูมิ (Chart Wizard Report) หมายถึง การนำข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) มาออกแบบในรูปแผนภูมิ (Chart) และแสดงออกทางรายงานในลักษณะของรูปภาพ (OLE-Object) ซึ่งสามารถปรับขนาดของแผนภูมิให้ย่อ/ขยายได้ และการปรับขนาดขึ้นอยู่กับโหมดขนาด (Size Mode) ที่กำหนดในคุณสมบัติ (Properties) คือ ยึด (Strech) หรือ ขยาย (Zoom)

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนูสร้าง เลือกแบบรายงาน

เลือก แผนภูมิ (Chart) บนแถบเครื่องมือนำมาวาดบนตารางออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ

เลือกรูปแบบแผนภูมิ ได้แก่ แผนภูมิแท่ง เส้น วงกลม ฯลฯ ที่ต้องการ

เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาออกแบบแผนภูมิ (แกน X ชุดข้อมูล Y และค่า Z)

เลือกเขตข้อมูลให้กับแผนภูมิแต่ละแกน (ลากมาวางบนแผนภูมิ)

ดับเบิลคลิก SumOf เขตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนฟังก์ชันค่า Z (กรณีต้องการเปลี่ยนฟังก์ชัน)

ระบุ หัวเรื่องแผนภูมิ (Title) ให้กับแผนภูมิและบันทึกภายใต้ชื่อเดียวกัน

เลือกเสร็จสิ้น (Finish)

จะได้แผนภูมิในรูป รูปภาพ ปรากฏบนหน้ากระดาษที่เลือก

รูปที่ 10.3 แสดงการออกแบบรายงานแบบแผนภูมิ

10.3.3 รายงานแบบ Label Wizard หมายถึง การออกแบบรายงานเพื่อแสดงข้อมูลในรูปป้ายหรือฉลาก (Label) ลักษณะคล้ายแบบ Columnar แต่สามารถแสดงหลายคอลัมน์ในหนึ่งหน้ากระดาษขึ้นอยู่กับรูปแบบการออกแบบรายงาน

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม เลือกสร้าง (Create)

เลือกป้ายชื่อ (Label) ที่แถบเครื่องมือ

เลือกขนาดของ Label (Dimensions) และจำนวนสดมภ์ (Number Across)

ถ้าต้องการกำหนดขึ้นใช้ด้วยตนเองให้เลือก Customize เพื่อกำหนดขนาดใหม่

กำหนดรูปแบบอักษร ขนาดอักษร และสีอักษร

ออกแบบ Label แต่ละแถว โดยมีรูปแบบดังนี้

รูปแบบ ข้อความ {ชื่อฟิลด์}........

ตัวอย่าง ชื่อ-สกุล : {name} {sname}

เลือกฟิลด์ที่ต้องการจัดเรียง (Sort by)

ระบุชื่อรายงาน เพื่อทำการบันทึก เลือก Finish

ตัวอย่าง รายงานเกรดนักเรียนในรูปฉลาก ชนิด 2 คอลัมน์ จาก Table แฟ้มนักเรียน โดยต้องการแสดงฉลากตามตัวอย่างต่อไปนี้

รหัส : xxxxx

ชื่อ-สกุล : xxxxx

แผนก : xxxxx

ระดับชั้น : xxxxx

เกรด : x

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง แฟ้มนักเรียน เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ป้ายชื่อ (Label) ที่แถบเครื่องมือ

เลือกขนาด J8162 33.87 mm x 99.06 mm 2

กำหนด font เป็น LilyUPC size 14 color สีน้ำเงิน

กำหนดรูปแบบฉลากที่ Prototype Label

รหัส:xxxxx

ชื่อ-สกุล:xxxxx

แผนก:xxxxx

ระดับชั้น:xxxxx

เกรด:xx

เลือกฟิลด์ dep ที่เรียงลำดับตาม (Sort by)

ระบุชื่อ รายงานเกรดนักเรียน เลือก Finish

รูปที่ 10.4 แสดงการออกแบบรายงานแบบป้ายชื่อ (Label Wizard)

10.3.4 รายงานแบบ Report Wizard หมายถึง การออกแบบรายงานที่มีความซับซ้อน และสามารถออกแบบได้อิสระมากกว่าประเภท AutoReportโดยสามารถเลือกฟิลด์ด้วยตนเอง สามารถเรียกแหล่งข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งแหล่ง สามารถเลือกกำหนดรูปแบบพื้นหลัง รวมทั้งสามารถจัดกลุ่มข้อมูลในการแสดงรายงาน รวมทั้งองค์ประกอบต่างๆ

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการเลือก สร้าง (Create)

เลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) ที่ต้องการ

เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาออกแบบ

เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่ม (Grouping) กรณีไม่ต้องการจัดกลุ่มไม่ต้องเลือก

เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดเรียงในแต่ละกลุ่ม (sort by) เลือก น้อยไปหามาก (A->Z) เมื่อต้องการจัดเรียงแบบน้อยไปหามาก และเลือก มากไปหาน้อย (Z->A) เมื่อต้องการจัดเรียงแบบมากไปหาน้อย

เลือก ตัวเลือกสรุป (Summary Options) เมื่อต้องการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชั่นที่ต้องการ กับเขตข้อมูลที่ ต้องการสรุป โดยจะนำเฉพาะเขตข้อมูลประเภทตัวเลขมาให้เลือกเท่านั้น

เลือกรูปแบบรายงาน และการวางแนว (แนวนอนหรือแนวตั้ง)

ระบุข้อความเพื่อกำหนดหัวรายงาน และบันทึกรายงานด้วยข้อความดังกล่าว

เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

ตัวอย่าง

นำ ตารางแฟ้มนักเรียน มาออกแบบรายงาน โดยต้องการเฉพาะฟิลด์ รหัส ชื่อ สกุล แผนก และคะแนน มาแสดงแต่ละรายการ และต้องแสดงเป็นกลุ่มโดยให้ฟิลด์ระดับชั้นเป็นตัวกำหนดการจัดกลุ่ม และในแต่ละกลุ่มต้องการจัดเรียงตามแผนกและแสดงค่าคะแนนเฉลี่ยในแต่ละกลุ่มด้วย

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง person เลือก สร้าง

เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ

เลือก ฟิลด์ code, name, sname, dep, class, score, grade มาวางที่เขตข้อมูลที่เลือก (Select Fieds)

เลือก ฟิลด์ Class มาเป็นตัวจัดกลุ่ม (Grouping)

เลือกฟิลด์ dep มาเป็นตัวจัดเรียงลำดับ

เลือกตัวเลือกสรุป (Summary Option) เลือกฟังก์ชั่น Avg ให้กับฟิลด์ score เลือก OK

เลือกเค้าโครง (Lay out) เพื่อกำหนดรูปแบบรายงาน

เลือกการวางแนว โดยเลือกรายงานในแนวตั้ง หรือแนวนอน

พิมพ์ หัวรายงานรายงานคะแนนนักเรียน เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 10.5 แสดงการออกแบบรายงานแบบตัวช่วยสร้างรายงาน

10.3.5 รายงานด้วยออกแบบรายงาน (Design View) หมายถึง การออกแบบรายงานที่ผู้ออกแบบเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเองทั้งสิ้น โดยสามารถเลือกกำหนดรายงานเองได้ทั้ง 7 ส่วน กำหนดฟิลด์จากแหล่งข้อมูล (Table/Query) กำหนดข้อความหรือรูปภาพบนรายงาน กำหนดฟิลด์ในการจัดกลุ่ม กำหนดฟิลด์ในการจัดเรียง กำหนดการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชั่นต่าง ๆ ปรับแต่งข้อความและข้อมูลได้อย่างอิสระตามต้องการ จึงเหมาะในการออกแบบรายงานที่สลับซับซ้อน

ขั้นตอนการออกแบบ

ขั้นที่ 1 เลือกแหล่งข้อมูล

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือกออกแบบรายงาน (Design View)

จะเข้าสู่มุมมอง Report Design โดยมีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้

ถ้าต้องการแสดง/ยกเลิก Page Header/Page Footer หรือ Report Header/Report Footer ให้ชี้ที่พื้นที่

ออกแบบคลิกขวา เลือกรายการที่ต้องการ

ถ้าต้องการเขตข้อมูลให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่มข้อมูลที่มีอยู่ (Field List)

ถ้าต้องการแถบเครื่องมือออกแบบ ให้คลิกที่เมนู ออกแบบ

ถ้าต้องการ แผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกปุ่ม แล้วเลือกคอนโทรลที่ต้องการ (หรือคลิกที่คอนโทรล แล้วคลิกขวาเลือก คุณสมบัติ (Properties))

รูปที่ 10.6 แสดงขั้นตอนการกำหนดแหล่งข้อมูลในการออกแบบรายงาน

ขั้นที่ 2 กำหนดส่วนรายละเอียดของข้อมูล (Detail)

กำหนดส่วนรายละเอียดของข้อมูล (Detail) หมายถึง การกำหนดฟิลด์จากแหล่งข้อมูล มาออกแบบและจัดวางบนส่วนของ Detail (รายละเอียด) โดยคำอธิบาย (Label) ของฟิลด์จะวางบน Page Header

คลิกปุ่ม เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ (Field List) บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏฟิลด์ต่าง ๆ บนแหล่งข้อมูลที่เลือกจากแหล่งระเบียนของ Report

ให้คลิกชื่อฟิลด์ที่ต้องการลากมาวางบน Detail ถ้าต้องการนำหลาย ๆ ฟิลด์มาวางพร้อมกัน ให้คลิกที่ฟิลด์แรก กดปุ่ม Shift และคลิกปุ่มสุดท้าย หรือคลิกปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกที่ละฟิลด์ แล้วลากมาวางบน Detail พร้อมกัน

ให้คลิกส่วนของ Label ย้ายไปวางบน Page Header โดยคลิกที่ Label แล้วคลิกปุ่ม คลิกที่ Page Header คลิกปุ่ม

ให้ปรับขนาดของกล่อง จัดรูปแบบอักษร ขนาด สีพื้น สีอักษร เส้นขอบ โดยวิธีการปรับแต่งทำคล้ายการออกแบบฟอร์มที่กล่าวมาแล้ว

รูปที่ 10.7 แสดงการกำหนดรายละเอียดของข้อมูลในการออกแบบรายงาน

ขั้นที่ 3 กำหนดการจัดเรียงและจัดกลุ่ม (Sorting and Grouping)

กำหนดการจัดเรียงและจัดกลุ่ม (Sorting and Grouping) หมายถึงการออกแบบฟิลด์เพื่อกำหนดการจัดกลุ่ม (Grouping) และกำหนดฟิลด์ที่จะนำมาเป็นตัวจัดเรียง (Sort by) ในแต่ละกลุ่มข้อมูล

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก เมนู ออกแบบ (Design) เลือกจัดกลุ่มและเรียงลำดับ (Sorting and Grouping) (หรือชี้พื้นที่ออกแบบรายงาน คลิกขวา เลือกเรียงลำดับและจัดกลุ่ม)

คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการนำมาจัดกลุ่ม

คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ (Sort Order) เลือก น้อย –>มาก (Accending) หรือมาก –>น้อย (Descending)

คลิกที่ มีส่วนหัว (Group Header) ตอบ มีส่วนหัว (Yes) คลิกที่มีส่วนท้าย (Group Footer) ตอบ มีส่วนท้าย (Yes) เช่นกัน

คลิกที่ปุ่ม รายการเขตข้อมูล (Field List) คลิกชื่อฟิลด์ที่จัดกลุ่มมาวางบนส่วนหัวของกลุ่ม (Group Header)

กรณีที่ต้องการสรุปผลแต่ละกลุ่ม ให้คลิกที่โดยให้มีผลรวม เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ เลือกแสดงตามส่วนต่าง ๆ ที่ต้องการ

ตัวอย่าง

ต้องการจัดกลุ่มข้อมูลตามฟิลด์ sex (เพศ) และจัดเรียงตามฟิลด์ dep (แผนก) ในแต่ละกลุ่มที่แสดง รวมทั้งต้องการแสดงผลรวมเงินเดือนของพนักงานแต่ละกลุ่ม

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนูออกแบบ (Design) เลือก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ (Sorting and Grouping)

คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม เลือกเขตข้อมูล sex มาจัดกลุ่ม

คลิกที่ เพิ่มการเรียงลำดับ (Sort Oder) และเลือก น้อย -> มาก (Accending)

คลิกที่ มีส่วนท้าย (Group Footer) ตอบมาที่ส่วนท้าย (Yes)

คลิกที่ปุ่ม รายการเขตข้อมูล (Field List) คลิกฟิลด์ sex มาวางบนส่วนหัวของกลุ่ม sex

คลิกที่ โดยให้มีผลรวม เลือกผลรวมของเลือกsalary เลือกชนิด เลือก ผลรวม (Sum) เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด และ แสดงผลรวมย่อยในส่วนท้ายของกลุ่ม

นำป้ายชื่อ มาอธิบาย ผลรวม Salary ที่ส่วนท้ายของกลุ่ม และส่วนท้ายของรายงาน

รูปที่ 10.8 แสดงการออกแบบการจัดกลุ่มและจัดเรียง (Sorting and Grouping)

ขั้นที่ 4 การกำหนดข้อความในส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า(Page Header/Page Footer)

Page Header หมายถึง ข้อความที่จะแสดงที่ส่วนบนของหน้ากระดาษ และ Page Footer หมายถึง ข้อความที่จะแสดง ที่ส่วนท้ายกระดาษของทุกหน้ากระดาษ โดยทั่วไปมักจะแสดงข้อความอธิบายข้อมูล หมายเลขหน้าแต่ละหน้าของรายงาน หมายเลขหน้ารวม ชื่อสำนักงาน หรือชื่อแหล่งที่ให้ข้อมูล วันที่รายงาน ซึ่งหมายถึงวันที่ปัจจุบันหรือเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนการออกแบบ

กรณีออกแบบในรูปข้อความหรือค่าคงที่ ให้กดปุ่ม Label บน Tool Box นำมาคลุม บริเวณส่วนของ Page Footer พิมพ์ข้อความที่ต้องการพื้นตกแต่งข้อความ

กรณีที่มีการอ้างอิงข้อมูลด้วยฟิลด์ต่าง ๆ หรือมีการเรียกใช้ฟังก์ชันในการแสดง

- ให้กดปุ่ม บน Tool Box นำมาคลุมบริเวณในส่วนของ Page Footer

- คลิกขวาที่ Text Box เลือก Properties เลือก Data เลือก Control Source

- อ้างอิงข้อมูลหรือฟังก์ชันที่ต้องการ โดยมีเครื่องหมาย = นำหน้า

- ตกแต่ง Text Box ที่ได้ตามต้องการ

กรณีออกแบบด้วยรูปภาพ หมายถึง การนำรูปภาพมาวางประกอบรายงาน ซึ่งอาจจะนำมาจาก แฟ้มรูปภาพโดยตรง หรือนำรูปภาพมาจากโปรแกรมรูปภาพ เช่น ACDSee, Adobe Photoshop Image, Microsoft Clip Gallery ฯลฯ

เมื่อต้องการออกแบบรูปภาพจากแฟ้มรูปภาพโดยตรง คลิกปุ่ม รูป (lmage) หรือ เลือกแทรกรูป ก็ได้

นำมาคลุมบริเวณที่ต้องการ เลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือกชื่อรูปภาพที่ต้องการ

เมื่อต้องการออกแบบรูปภาพจากโปรแกรมรูปภาพคลิกปุ่ม กรอบวัตถุที่ไม่ถูกผูก (Unbound Object Frame) เลือกสร้างใหม่ (Create New) เลือกชนิดรูปภาพ เลือกรูปภาพที่ต้องการ และทำตามขั้นตอนการเลือกรูปภาพแต่ละโปรแกรมที่เลือก

เมื่อได้รูปภาพที่ต้องการแล้ว ให้คลิกขวารูปภาพ เลือกคุณสมบัติ (Properties) เลือกโหมดขนาด (Size Mode) เพื่อปรับรูปภาพให้เหมาะสมโดยเลือกยึด (Stretch) หรือ ขยาย (Zoom)

รูปที่ 10.9 แสดงการออกแบบข้อความในส่วนท้ายของหน้า

ขั้นที่ 5 การออกแบบส่วนหัวของรายงาน/ส่วนท้ายของรายงาน (Report Header/Report Footer)

การออกแบบในส่วนนี้ลักษณะคล้ายการออกแบบส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า ส่วนที่แตกต่างก็คือการแสดงออกทางรายงาน โดยส่วนหัวของรายงานจะแสดงที่ส่วนบนของรายงานหน้าแรกเพียงหน้าเดียวดังนั้นในส่วนนี้จะออกแบบเพื่อแสดงหัวข้อหรือหัวเรื่องรายงาน ในขณะที่ส่วนท้ายของรายงานจะแสดงที่ส่วนล่างของหน้าสุดท้ายของรายงาน ในส่วนนี้จึงมักสรุปในภาพรวมทั้งหมด เช่นผลรวมทั้งหมด ค่าเฉลี่ยทั้งหมด ฯลฯ

รูปที่ 10.10 แสดงการออกแบบรายงานส่วนหัวรายงาน / ส่วนท้ายของรายงาน

หลังจากออกแบบครบทั้ง 5 ขั้นตอนตามความต้องการของผุ้ใช้และผู้ออกแบบ ก็จะได้รายงานที่สมบูรณ์แบบที่เกิดจากผู้ออกแบบกำหนดขึ้งเองทั้งสิ้นในการออกแบบ

รูปที่ 10.11 แสดงตัวอย่างการออกแบบรายงานด้วยออกแบบรายงาน