ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (Create)

เลือกรูปแบบการสร้างแบบสอบถามที่ Ribbon แบบสอบถาม

รูปที่ 5.1 แสดงขั้นตอนการออกแบบสอบถามใหม่ด้วยตัวช่วยสร้าง

จากรูปที่ 5.1 ทำการเลือกรูปแบบการสร้างแบบสอบถาม ซึ่งสามารถกำหนดได้ 4 รูปแบบดังต่อไปนี้

1. ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard) หมายถึง ต้องการตัวช่วยเหลือในการสร้างออกแบบสอบถาม (Queries) ประกอบด้วย

ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple query) เพื่อแสดงข้อมูลใน Table รูปแบบต่างๆ หรืออีกลักษณะหนึ่ง เพื่อแสดงค่าสรุปผล (Summary) ข้อมูลใน Table เช่น การหาค่าผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด/ต่ำสุด โดยจัดกลุ่ม (Group By) ตามเขตข้อมูลที่กำหนด

ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง (Crosstab Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางแจกแจงข้อมูลที่มีการจำแนกในแนวนอนและแนวตั้ง เพื่อสรุปค่าข้อมูลในรูปฟังก์ชั่นต่างๆ

ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามเพื่อค้นหารายการซ้ำ (Find Duplicate Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางแสดงข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลที่มีค่าเขตข้อมูลที่เลือกซ้ำกัน เช่น การแสดงรายชื่อพนักงานที่มีที่อยู่จังหวัดเดียวกัน

ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลไม่ตรงกัน (Find Unmatched Query Wizard) หมายถึง การสร้างตารางแสดงข้อมูลในตารางหนึ่งที่ไม่มีข้อมูลสัมพันธ์กันในอีกตารางหนึ่ง

2. ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design) หมายถึง ต้องการออกแบบแบบสอบถาม (Queries) ด้วยตนเอง ซึ่งในหน่วยนี้จะกล่าวเฉพาะกรณีสร้างแบบสอบถาม Query Design เท่านั้น โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

เลือก ชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ แล้วกดปุ่มเพิ่ม (Add) (หรือดับเบิลคลิกชื่อตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการ)

เมื่อได้ตารางที่ต้องการแล้วเลือก ปิด (Close) จะปรากฏเมนูการออกแบบแบบสอบถาม (Query)

รูปที่ 5.2 แสดงขั้นตอนการออกแบบแบบสอบถาม (Query Design) ใหม่

การออกแบบแบบสอบถาม (Queries) แบ่งได้ 5 ลักษณะ คือ

1) เขตข้อมูล (Field) 4) แสดง (Show)

2) ตาราง (Table) 5) เกณฑ์ (Criteria)

3) เรียงลำดับ (Sort)

เขตข้อมูล (Field) หมายถึง การเลือกเขตข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่นำมาออกแบบโดยมีขั้นตอนการออกแบบและควบคุมเขตข้อมูลบนตารางออกแบบดังต่อไปนี้

การเลือกเขตข้อมูล หมายถึง การนำเขตข้อมูลจากตารางมาออกแบบบนตารางQueriesมีหลายวิธีในการเลือกดังต่อไปนี้

วิธีที่ 1 ดับเบิลคลิกชื่อเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก

วิธีที่ 2 คลิกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการจากตารางลากมาวางบนตาราง Query

วิธีที่ 3 คลิกที่เขตข้อมูลว่างบนตารางออกแบบ จะปรากฏปุ่มลูกศรเลือกชื่อเขตข้อมูลด้านขวา คลิกที่ปุ่มดังกล่าว เพื่อเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ

การลบเขตข้อมูล หมายถึง การลบเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการออกจากตารางออกแบบ

ขั้นตอนการลบเขตข้อมูล

คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการลบ

กดปุ่ม delete บนคีย์บอร์ด

รูปที่ 5.3 แสดงการลบเขตข้อมูลออกจากตารางออกแบบ

การแทรกเขตข้อมูล หมายถึง การเพิ่มเขตข้อมูลใหม่แทรกระหว่างเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วบนตารางออกแบบ

ขั้นตอนการแทรกเขตข้อมูล สามารถแทรกเขตข้อมูลได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้

วิธีที่ 1 โดยการคลิกเขตข้อมูลใหม่จาก Table มาวางบนตารางออกแบบระหว่างเขตข้อมูลที่ต้องการ

วิธีที่ 2 คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการแทรก เลือกเมนู แทรก (Insert) เลือกคอลัมน์ (Column) จะได้เขตข้อมูลว่าง แล้วจึงนำเขตข้อมูลใหม่มาวาง

รูปที่ 5.4 แสดงการแทรกเขตข้อมูลใหม่ด้วยเมนูแถบเครื่องมือ

มุมมองแบบสอบถาม หมายถึง มุมมองขณะที่ทำงานอยู่บนตาราง Queries เช่น การออกแบบ Query การแก้ไข Query ฯลฯ โดยสามารถแบ่งได้ 3 มุมมองคือ

มุมมองออกแบบ (Design View) หมายถึง มุมมองที่ทำให้ออกแบบ หรือแก้ไขรูปแบบ Query ที่ต้องการออกแบบ

มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) หมายถึง มุมมองที่จะแสดงข้อมูลหรือตารางตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้ในมุมมองออกแบบ (Design View)

มุมมอง SQL (SQL View) หมายถึง มุมมองที่อยู่ในรูปคำสั่งภาษาโครงสร้างหรือภาษา SQL

การเลือกมุมมองขณะออกแบบ สามารถเลือกได้ 2 วิธี คือ

วิธีที่ 1 คลิกปุ่ม View เลือกแถบเครื่องมือ เลือกมุมมองที่ต้องการ

วิธีที่ 2 เลือก View เลือกมุมมองที่ต้องการ

รูปที่ 5.5 แสดงเครื่องมือในการเข้าสู่มุมมองแบบสอบถาม

รูปที่ 5.6 แสดงตัวอย่างมุมมองต่าง ๆ ขณะที่ออกแบบตารางแบบสอบถาม

ตาราง (Table) หมายถึง ชื่อตารางของเขตข้อมูลที่เลือก จะระบุมาพร้อมกับชื่อเขตข้อมูล เพื่อให้รู้ว่ามาจากตาราง ชื่ออะไร

จัดเรียง (Sort) หมายถึง การจัดเรียงลำดับข้อมูลตามเขตข้อมูลที่เลือก เมื่อต้องการจัดเรียงเขตข้อมูลที่ต้องการให้คลิกที่บรรทัด จัดเรียง(Sort)ของเขตข้อมูลที่เลือก จะปรากฏปุ่มตัวเลือกทางด้านขวา

ไม่เรียงลำดับ (No Sort) เมื่อไม่ต้องการจัดเรียง หรือยกเลิกการจัดเรียง

จากน้อยไปหามาก (Ascending) เมื่อต้องการจัดเรียงจากน้อยไปหามาก

จากมากไปหาน้อย (Descending) เมื่อต้องการจัดเรียงจากมากไปหาน้อย

แสดง (Show) หมายถึง การซ่อน หรือแสดงเขตข้อมูลที่เลือก

- เมื่อต้องการซ่อน เลือก

- เมื่อต้องการแสดง เลือก

รูปที่ 5.8 แสดงตัวอย่างการซ่อน/แสดงเขตข้อมูล

เกณฑ์ (Criteria) เมื่อเราต้องการเลือกข้อมูลบางรายการ จะต้องแสดงเงื่อนไขเพื่อกำหนดเขตข้อมูลที่ต้องการ โดยมีเครื่องมือในการสร้างเงื่อนไขดังต่อไปนี้

สัญลักษณ์ที่นำมาสร้างเงื่อนไข

รูปแบบการกำหนดเงื่อนไขการกำหนดรูปแบบเงื่อนไขขึ้นอยู่กับชนิดของเขตข้อมูล(DataType)ทำให้รูปแบบการสร้างเงื่อนไขเปลี่ยนแปลงตามรูปแบบต่อไปนี้

กรณีที่ 1 เขตข้อมูลประเภท Text

1 .ให้แสดงพนักงานที่มีรหัส 2 หลักแรกเป็น 10 อีก 2 หลักหลังอะไรก็ได้

2.ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อขึ้นต้นด้วย สม ทุกคน

3. ให้พนักงานที่ชื่อลงท้ายด้วย ภรณ์ ทุกคน

4. ให้แสดงพนักงานที่มีชื่อคำว่า ดา ปรากฏอยู่ทุกคน

5. ให้แสดงพนักงานที่ทำงานตำแหน่งบัญชี หรือการเงิน

6. ให้แสดงพนักงานทุกตำแหน่ง ยกเว้นตำแหน่งการเงิน

กรณีที่ 2 เขตข้อมูลประเภท Number/Currency

1. ให้แสดงพนักงานที่มีเงินเดือน 10,000 บาท

2. ให้แสดงนักงานที่มีเงินเดือนไม่เกิน 10,000 บาท

3. ให้แสดงพนักงานที่มีเงินเดือนเกิน 10,000 บาท

4. ให้แสดงพนักงานที่มีเงืนเดือนระหว่าง 10,000-20,000 บาท

กรณีที่ 3 เขตข้อมูลประเภท Date/Time

การระบุวันที่/เวลา ในการแสดงเงื่อนไข ให้ระบุตามรูปแบบการบันทึกที่วินโดว์กำหนดมา เช่น รูปแบบลงวันที่ d/m/yy หรือ m/d/yy หรือรูปแบบเวลา h:m:ss

1. ให้แสดงพนักงานที่เกิดวันที่ 5 เดือน 8 ปี 2520

2. ให้แสดงพนักงานที่เกิดตั้งแต่ปี 2520 เป็นต้นไป

3. ให้แสดงพนักงานที่เกิดไม่เกินปี 2520

4. ให้แสดงพนักงานที่เกิดระหว่างปี 2520-2530

กรณีที่ 4 ประเภท Yes/No

เนื่องจากข้อมูลประเภทนี้มีค่าเพียง 2 ค่า หรือ 2 ลักษณะ คือ -1 กับ 0 หรือ Yes/No หรือ On/Off หรือ True/False จึงต้องกำหนดเงื่อนไขตามลักษณะ

1. ให้กำหนดพนักงานเพศชาย (กรณีระบุ 1 หรือ -1 แทนเพศชาย)

2. ให้แสดงพนักงานเพศหญิง (กรณีระบุ 0 แทนเพศหญิง)

กรณีที่ 5 การสร้างเงือนไขด้วยพารามิเตอร์ หมายถึง การกำหนดพารามิเตอร์ติดต่อผู้ใช้โดยให้ผู้ระบุตามความต้องการทางคีย์บอร์ดหรือแป้นพิมพ์ รูปแบบพารามิเตอร์ [ข้อความอธิบาย]

ตัวอย่างการกำหนดค่าพารามิเตอร์

รูปที่ 5.9 แสดงการออกแบบเกณฑ์ด้วยพารามิเตอร์