วิธีการสร้างฟอร์มสามารถสร้างได้หลายวิธี โดยผู้สร้างสามารถออกแบบได้ด้วยตนเองหรือออกแบบโดยวิธีมีตัวช่วยสร้าง (Wizard) โปรกรม Access สามารถออกแบบฟอร์มได้ทั้งหมด 7 รูปแบบ

7.2.1 ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์(Autoform Colummar) หมายถึง ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์ หรือฟอร์มที่ออกแบบข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในแนวตั้งจากบนลงล่าง และจะแสดงข้อมูล 1 รายการต่อจากภาพ

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือก ฟอร์ม

จะได้ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์ที่ต้องการ

บันทึกฟอร์ม (From) โดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save)

รูปที่ 7.1 แสดงการออกแบบ Autofrom Columnar

7.2.2 ฟอร์มอัตโนมัติแบบตาราง (Autofrom Tabular) หมายถึง ฟอร์มประเภทที่ต้องการแสดงและติดต่อข้อมูลแต่ละรายการในแนวแถวจากซ้ายไปขวา ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลได้หลายรายการใน 1 จอภาพ

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม(Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือกฟอร์มเพิ่มเติม เลือกหลายรายการ

บันทึกฟอร์มโดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save)

ระบุชื่อฟอร์ม เลือกตกลง (OK)

รูปที่ 7.2 แสดงการออกแบบ Autoform Tabular

7.2.3 ฟอร์มอัตโนมัติแบบแผ่นข้อมูล (Autoform Datasheet) หมายถึงฟอร์มที่นำข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลมาเรียงในแนวแถวและคอลัมน์ ซึ่งเหมือนกับการแสดงตารางข้อมูลในมุมมองแบบข้อมูล

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม(Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือกแผ่นข้อมูล

จะได้ฟอร์มแบบแผ่นข้อมูล โดยจะแสดงในรูปตารางเช่นเดียวกัน

แต่จะอยู่ในรูปแผ่นข้อมูล (Datasheet)

รูปที่ 7.3 แสดงตัวอย่าง Auto form Datasheet

7.2.4 ฟอร์มแบบตัวอย่างช่วยสร้าง (From Wizard) หมายถึง การออกแบบฟอร์มที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น ต้องการเฉพาะบางเขตข้อมูลต้องการทำงานร่วมกันหลายตาราง การสร้างฟอร์มย่อยในฟอร์มหลัก ซึ่งจะต้องมีการเชื่อมโยงจากฟอร์มหนึ่งไปยังฟอร์มอื่น ๆ รวมทั้งการออกแบบตัวอักษร พื้นหลังฟอร์มจาก ตัวช่วยสร้าง (Wizard) ทำให้ได้ฟอร์มที่มีความสมบูรณ์แบบได้มากขึ้น ในขณะที่ประเภท Autoform ไม่สามารถทำได้ตามที่กล่าวมา

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ตัวช่วยสร้างฟอร์ม (Form Wizard)

เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการที่ เขตข้อมูลที่อยู่ (Available Fields) โดยการดับเบิลคลิก ชื่อเขต ข้อมูลไปยัง เขตข้อมูลที่เลือก (Select Fields) หรือ

ปุ่ม > เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่เลือกอยู่ไปยังเขตข้อมูลที่เลือก

ปุ่ม >> เมื่อต้องการเลือกทุกเขตข้อมูลไปยังเขตข้อมูลที่เลือก

ปุ่ม < เมื่อต้องการลบเขตข้อมูลที่เลือกออกจากเขตข้อมูลที่เลือก

ปุ่ม << เมื่อต้องการลบทุกเขตข้อมูลออกจากเขตข้อมูลที่เลือก

หลังจากเลือกเขตข้อมูลครบตามที่ต้องการ ให้เลือก ต่อไป (Next)

เลือกรูปแบบฟอร์มที่ต้องการ ได้แก่ คอลัมน์ (Columnar), ตาราง (Table), แผ่นข้อมูล (Datasheet) หรือ เต็มแนว (Justify) ตามต้องการ เลือก ต่อไป (Next)

เลือกรูปแบบพื้นหลังฟอร์ม โดยแสดงตัวอย่างแต่ละรูปแบบ ที่เลือกด้านซ้ายมือซ้ายมือ แล้วเลือก ต่อไป (Next)

ระบุชื่อฟอร์ม เพื่อทำการบันทึกด้วยชื่อฟอร์มที่ระบุ

เลือกเข้าสู่ เปิดฟอร์มเพื่อดูหรือป้อนข้อมูล (Open the form to view of enter information) หรือปรับเปลี่ยนการ ออกแบบฟอร์ม (Modify the form's Design) เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 7.4 แสดงการออกแบบ From ด้วย From Wizard

7.2.5 ฟอร์มแบบตัวช่วยสร้างแผนภูมิ (Chart Wizard) หมายถึง การออกแบบฟอร์มเพื่อข้อมูลจาก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) มาออกแบบ เพื่อแสดงข้อมูลในรูปแผนภูมิ (Chart) รูปแบบต่าง ๆ เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิเส้น แผนภูมิวงกลม ตามที่ผู้ใช้ต้องการ การออกแบบจะสร้างบนโปรแกรม Microsoft Graph และนำมาแสดงในรูปภาพกราฟิกหรือในรูปออฟเจ็กต์ OLE

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot Chart

เลือกเขตข้อมูลที่จะกำหนดข้อมูล แกนประเภท (X), แกนข้อมูล (Z) และชุดข้อมูลแต่ละชุด(Y)

เลือกชนิดของแผนภูมิที่จะนำมาออกแบบที่แถบเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ

นำเขตข้อมูลที่เลือกไปวางบน From ต่างๆ ตามที่ต้องการ

ระบุข้อความที่จะนำมาเป็นข้อมูลในแต่ละแกน (หรือออกแบบชื่อแกน)

กำหนดว่าจะให้แสดงส่วนที่ใช้อธิบายข้อมูลหรือไม่ ถ้าต้องการให้เลือกแถบคำอธิบายแผนภูมิในเมนูออกแบบ

จะได้แผนภูมิที่ออกแบบมาวางบน From ตามต้องการ

บันทึก From โดยเลือกเมนู File เลือก Save หรือเลือก บนแถบเครื่องมือ

(**หมายเหตุ ในการออกแบบ แต่ละวัตถุบนแผนภูมิ ให้คลิก ที่วัตถุ และเลือกแถบแผ่นคุณสมบัติก็จะสามารถ ออกแบบวัตถุได้ตามต้องการ หรือ สามารถลบการออกแบบ วัตถุดังกล่าว**)

7.2.6 ฟอร์มแบบตัวช่วยสร้างตาราง Pivot หมายถึง การออกแบบเพื่อสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชัน เช่น Sum, Avg, Max, Min, Count ฯลฯ โดยจำแนกข้อมูลเชิงกลุ่มแนวนอนและแนวคอลัมน์ โดยอาศัยโปรแกรม Microsoft Excel ในการสร้างตาราง Pivot

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก Table/Query ที่นำมาออกแบบ เลือกเมนูสร้าง (Create)

เลือกฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot_Table

จะเข้าสู่เมนูการออกแบบ Pivot_Table พร้อมแถบเครื่องมือออกแบบ

เลือกเขตข้อมูลมาวางบนตารางออกแบบ โดยคลิกชื่อเขตข้อมูลลากมาวางบนตารางออกแบบ

- ปล่อยเขตข้อมูลแถวที่นี่ (Row) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มในแนวนอน

- ปล่อยเขตข้อมูลคอลัมน์ที่นี่ (Column) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์

- ปล่อยเขตข้อมูลผลรวมหรือเขตข้อมูลรายละเอียดที่นี่ (Data) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปด้วยค่าฟังก์ชันต่าง ๆ (เลือกฟังก์ชั่นด้วย คำนวณอัตโนมัติ )

- ปล่อยเขตข้อมูลตัวกรองที่นี่ (Filter) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มหรือกรองข้อมูลในแต่ละหน้า

- บันทึก ฟอร์ม (Form) โดยเลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือกบันทึก (Save)

7.2.7 ฟอร์มประเภทออกแบบฟอร์ม (Form Design) หมายถึง การออกแบบฟอร์มที่ผู้ออกแบบสามารถกำหนดข้อมูล รูปแบบ การจัดวาง รูปแบบ การติดต่อบนฟอร์มได้อย่างอิสระ ตามความต้องการของผู้ใช้

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนูสร้าง (Create) เลือกออกแบบฟอร์ม (Form Design)

จะปรากฏตารางออกแบบฟอร์มดังต่อไปนี้

1) ส่วนประกอบการออกแบบ Form Design

รูปที่ 7.7 แสดงส่วนประกอบการออกแบบ Form ในมุมมอง Form Design

ออกแบบ (Form Design) หมายถึง แถบเครื่องมือที่สามารถนำมาสร้าง และออกแบบฟอร์ม รวมทั้งกล่องเครื่องมือที่ประกอบด้วยคอนโทรลรูปต่าง ๆ เช่น Box ประเภทต่าง ๆ การสร้างรูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง แฟ้มข้อมูลจากโปรแกรมต่าง ๆ

แถบเครื่องมือรูปแบบ (Formatting) หมายถึง แถบเครื่องมือที่นำมาปรับแต่งและจัดรูปแบบฟอร์มให้เกิดความสวยงามหรือเหมาะสมในการแสดงบนแบบฟอร์ม

รายการเขตข้อมูล (Field List) หมายถึงแหล่งข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ซึ่งจะแสดงด้วยชื่อเขตข้อมูลทั้งหมดที่จะนำมาออกแบบ

แผ่นคุณสมบัติ (Properties) หมายถึง เครื่องมือที่จะใช้กำหนดคุณสมบัติของคอนโทรลต่าง ๆ ที่จะนำมาออกแบบบนฟอร์ม

พื้นที่ออกแบบฟอร์ม (Form Design Area) หมายถึง พื้นที่ที่จะนำมาออกแบบฟอร์ม โดยจะแบ่งออกเป็น 5 ส่วน คือ

ส่วนหัวของฟอร์ม/ส่วนท้ายของฟอร์ม(Form Header/Form Footer) หมายถึง ส่วนที่ใช้แสดงข้อความรูปภาพข้อมูลที่ต้องการให้แสดงที่ส่วนบน/ส่วนล่างของฟอร์มโดยจะแสดงทั้งบนจอภาพหรือจะพิมพ์บนกระดาษพิมพ์และจะแสดงตลอดเวลา ไม่ว่าฟอร์มนั้นจะมีหน้าเดียวหรือหลายหน้า

ส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า (Page Header/Page Footer) หมายถึง ส่วนที่จะใช้ในการแสดงส่วนที่จะขึ้นหน้าใหม่ โดยจะแสดงเมื่อพิมพ์บนกระดาษเท่านั้นจะไม่มีผลทางจอภาพ

ส่วนรายละเอียด(Detail) หมายถึง ส่วนที่จะติดต่อข้อมูลแต่ละรายการในรูปแบบต่าง ๆ ดังนั้นจึงเป็นส่วนที่จะนำเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เลือกมาออกแบบบนส่วนรายละเอียด

ไม้บรรทัด (Ruler) หมายถึง เครื่องมือที่จะช่วยในการกำหนดขนาด และจัดวางคอนโทรลต่าง ๆ บนฟอร์ม โดยจะแสดงบนสุดในแนวนอน และกำหนดด้านซ้ายสุดในแนวตั้ง

2) การสร้างคอนโทรลต่าง ๆ บนฟอร์ม หมายถึง การนำคอนโทรลต่าง ๆ เพื่อนำมาออกแบบบนฟอร์ม ประกอบด้วยเขตข้อมูลในรูปแบบ Box ประเภทต่าง ๆ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง การจัดวาง การปรับขนาด การจัดรูปแบบ เช่น ขนาดตัวอักษร รูปแบบอักษร สีอักษร พื้นหลัง การสร้างปุ่มคำสั่งเพื่อให้เกิดการประมวลผลต่อเนื่อง โดยอาศัย toolbar (แถบเครื่องมือ) และ Toolbox (กล่องเครื่องมือ) มาช่วยในการออกแบบ

การปรับขนาดพื้นที่ของฟอร์ม (Form Design Area) โดยการเลื่อนไปที่เส้นขอบของพื้นที่การออกแบบ จะปรากฏสัญลักษณ์และมีลูกศร เพื่อเลื่อน ซ้าย/ขวา และลูกศร เพื่อเลื่อนขึ้นลงได้ตามต้องการ

รูปที่ 7.8 แสดงการปรับขนาดพื้นที่ของ Form Design Area

การกำหนดพื้นหลังของฟอร์ม หมายถึง การออกแบบการแสดงพื้นหลังของพื้นที่ที่ออกแบบ จะอยู่ในรูป สีพื้นหลัง หรือแฟ้มรูปภาพกราฟฟิก

กำหนดด้วยสีพื้นหลัง (Fill/Back Color) โดยคลิกที่ส่วนพื้นที่ที่ต้องการออกแบบ เลือกแถบเครื่องมือ Fill/Back Color แล้ว ลือกสีที่ต้องการ

กำหนดพื้นหลังด้วยรูปภาพ (Picture) เลือกแถบเครื่องมือรูปพื้นหลัง จะปรากฏคุณสมบัติของ Form ให้เลือกเมนู Format เลือก Picture คลิกที่ เพื่อเลือกรูปภาพ โดยเลือกไดร์ฟ และโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือกชื้อแฟ้มรูปภาพที่ต้องการ เลือก ตกลง (OK) ที่จะลืมไม่ได้ก็คือ ให้เลือก แถบคุณสมบัติของ Form เลือกโหลดขนาดรูปภาพ (Picture Size Mode) เพื่อปรับรูปภาพเป็น ยึด (Stretch) หรือ ขยาย (Zoom) จะได้รูปภาพขนาดที่เหมาะสมกับพื้นที่ของฟอร์ม

รูปที่ 7.9 แสดงการออกแบบพื้นหลังด้วย Auto Format

การเลือกตาราง/แบบสอบถาม การเลือกตาราง/แบบสอบถาม ให้กับฟอร์มเพื่อนำมาออกแบบเขตข้อมูลต่างๆบนฟอร์ม โดยการเลือกแผ่นข้อมูล (Properties) เลือกชนิดไปที่ Form เลือกแหล่งระเบียน (Control Source) เลือกตาราง/แบบสอบถาม ที่ต้องการ

การออกแบบเขตข้อมูล หมายถึง การออกแบบเขตข้อมูลที่เลือกจากแหล่งระเบียนมาวางบนฟอร์มในรูปแบบการติดต่อข้อมูลด้วย Box ประเภทต่าง ๆ สามารถแบ่งได้ 4 ประเภทดังต่อไปนี้

ประเภทกล่องข้อความ (Text Box)

ใช้แสดง/ป้อนข้อมูล/ลบ/แก้ไขข้อมูล ด้วยคีย์บอร์ดในเขตข้อมูลที่นำออกแบบ รวมทั้งให้ค่าผลลัพธ์ที่เกิดจากการคำนวณ

ขั้นตอนการออกแบบ

• คลิกที่เพิ่มข้อมูลที่นี้ (Field List) ที่แถบเครื่องมือ จะปรากฏรายชื่อ เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (Table/Query) ที่เลือกมาออกแบบ

• คลิกชื่อเขตข้อมูล ลากมาวางบนฟอร์ม จะปรากฏป้ายชื่อ (Label) พร้อม Text Box บนฟอร์มทันที

รูปที่ 7.10 แสดงการออกแบบเขตข้อมูลประเภท Text Box บนฟอร์ม

ประเภทกลุ่มตัวเลือก (Option Group) หมายถึง การออกแบบเขตข้อมูลโดยแสดงกลุ่มตัวเลือกที่ใช้ออกแบบ การติดต่อข้อมูลโดยการคลิกที่ตัวเลือกที่ต้องการ โดยผู้ติดต่อไม่ต้องป้อน ข้อมูลผ่านทางคีย์บอร์ด โดยแบ่งปุ่มตัวเลือกได้ 3 ประเภทคือ Toggle Button , Option Button, Check Button และที่สำคัญจะบันทึกค่าข้อมูลในรูปตัวเลขให้กับเขตข้อมูลเท่านั้น

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก กลุ่มตัวเลือก (Option Group) จากแถบเครื่องมือออกแบบ

คลุมบริเวณบนฟอร์มตามขนาดที่ต้องการ

ระบุ ป้ายชื่อ (Label Name) แต่ละปุ่มตัวเลือก

ระบุค่าเริ่มต้นให้กับตัวเลือก ถ้าต้องการ ตอบ Yes พร้อมระบุตัวเลือกที่จะเป็นค่าเริ่มต้น ถ้าไม่ต้องการ ตอบ No

ระบุค่าแต่ละตัวเลือก เพื่อบันทึกค่าตัวเลขแทนแต่ละตัวเลือก

เลือก เก็บค่าในเขตข้อมูลนี้ (store the value in this field) เพื่อกำหนดเขตข้อมูลในการบันทึก

ถ้าเลือก บันทึกค่าสำหรับการใช้ในภายหลัง (Save the Value for later Use) หมายถึงจะเก็บค่าข้อมูลในภายหลัง

เลือกประเภท (Type) ของกลุ่มตัวเลือกซึ่งมีทั้งหมด 3 ประเภท Option Button, Check Button และ Toggle Button พร้อมรูปแบบ (style) มี 5 ตัวเลือก

ระบุคำอธิบาย (Caption) ของกลุ่มตัวเลือก

เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

***หมายเหตุ : เขตข้อมูลที่จะนำมาออกแบบจะต้องเป็นชนิดตัวเลขจำนวนเต็มหรือ Yes / No เท่านั้น

ตาราง ตาราง สร้างตัวเลือกให้กับเขตข้อมูล Class (ระดับชั้น) ด้วย Option Group ประเภท Option Button มีทั้งหมด 2 ตัวเลือกได้แก่ ปวช. ให้เก็บค่า 0 ปวส. ให้เก็บค่า -1 (class เป็นเขตข้อมูลชนิด Yes/No) และต้องการให้ค่าเริ่มต้นเป็นระดับ ปวช.

ขั้นตอน

เลือก กลุ่มตัวเลือก (Option Group) จากกล่องเครื่องมือ

คลุมบริเวณบนฟอร์มตามขนาดที่ต้องการ

ระบุ ป้ายชื่อ (Label Name) แต่ละปุ่มตัวเลือก

ตอบ Yes ระบุค่าเริ่มต้น ปวช.

กำหนดให้แต่ละตัวเลือก

เลือก เก็บค่าในเขตข้อมูลนี้ (Store the value in this field) พร้อมระบุเขตข้อมูล Class ในการจัดเก็บ

เลือกประเภท Option Button พร้อมเลือกรูปแบบ (style)

ระบุคำอธิบาย (caption) เป็น ระดับชั้น ให้กับ Option Group

เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 7.11 แสดงการออกแบบเขตข้อมูลประเภท Option Group

ประเภทกล่องคำสั่งผสม/กล่องรายการ (Combo Box/List Box) หมายถึง การออกแบบเขตข้อมูลโดยแสดงกลุ่มตัวเลือกให้เลือก เมื่อคลิกลูกศรด้านขวามือคล้าย Lookup Wizard ที่ออกแบบบนโครงสร้างตาราง

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกกล่องคำสั่งผสม Combo Box หรือ กล่องรายการ (List Box) จากเครื่องมือออกแบบฟอร์ม

นำมาคลุมบริเวณฟอร์มตามต้องการ

เลือกลักษณะของตัวเลือกซึ่งมี 3 ตัวเลือก คือ

- ฉันต้องการให้กล่องคำสั่งผสมรับค่าจากตารางหรือแบบสอบถามอื่น

(I want the combo box to look up the value in a Table/Query)

- ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉันต้องการเข้าไปเอง (I will type in the value that I want)

- ค้นหาระเบียนในฟอร์มของฉันโดยยึดตามค่าที่ฉันเลือกในกล่องคำสั่งผสมของฉัน

(Find a record on my form based on the value I select in my combo Box)

ระบุตัวเลือกตามต้องการ (ขึ้นอยู่กับลักษณะของตัวเลือก)

เลือก เก็บค่าในเขตข้อมูลนี้ (store the value in this field) เพื่อกำหนดเขตข้อมูลในการบันทึก

ถ้าเลือกจดจำค่าสำหรับใช้ในภายหลัง (Remember the Value for later Use) หมายถึงเก็บค่าข้อมูลในภายหลัง

ระบุ ป้ายชื่อ (Label) ให้กับกล่องคำสั่งผสม หรือกล่องรายการ

เลือก เสร็จสิ้น (Finish)

***หมายเหตุ กรณีที่เขตข้อมูลที่เลือกกำหนด Type ด้วย Lookup Wizard ให้เลือก Field List และคลิกชื่อเขตข้อมูลลากมาวางบนฟอร์ม เหมือนการออกแบบ Text Box

ตัวอย่าง ต้องการสร้างตัวเลือก ประเภท Combo Box ให้เก็บเขตข้อมูล pos (ตำแหน่ง) ของ Table แฟ้มนักเรียน โดยตัวเลือกประกอบด้วย แผนกการเงิน บัญชี การตลาด บุคคล ธุรการ และประชาสัมพันธ์

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกกล่องคำสั่งผสม (Combo Box)จากเครื่องมือออกแบบ

นำมาคลุมบริเวณบนฟอร์ม ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

เลือกลักษณะของตัวเลือก ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉันต้องการเข้าไปเอง (I will type in the value that I want)

ระบุตัวเลือก การเงิน บัญชี การตลาด บุคคล ธุรการ และประชาสัมพันธ์ที่ Col1

เลือกเก็บค่าในเขตข้อมูลนี้ (Store the value in this field) ระบุ pos

พิมพ์ตำแหน่งที่ป้ายชื่อ (Label ) สำหรับ กล่องคำสั่งผสม (Combo Box)

เลือกเสร็จสิ้น (Finish)

รูปที่ 7.12 แสดงการออกแบบตัวเลือกกล่องคำสั่งผสมให้กับเขตข้อมูล

การออกแบบเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ หมายถึง การออกแบบ กล่องข้อความ (Text Box) เพื่อกำหนดค่าหรือคำนวณค่าและแสดงผลลัพธ์บน Text Box ซึ่งโดยคุณสมบัติของ Text Box จะต้องแก้ไขหรือลบไม่ได้และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก กล่องข้อความ (Text Box) จากแถบเครื่องมือออกแบบ

นำมาคลุมบริเวณบนฟอร์ม ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

จะปรากฏ ป้ายชื่อ (Label) ด้านซ้ายมือ และ Text Box ด้านขวามือ

คลิกขวาที่ Text Box แล้วเลือก คุณสมบัติ (Properties)

เลือกเมนู ข้อมูล (Data) กำหนดคุณสมบัติต่อไปนี้

แหล่งตัวควบคุม ให้กำหนดสูตรการคำนวณหรือกำหนดค่า โดย ให้พิมพ์เครื่องหมาย = นำหน้าสูตรการคำนวณ

เปิดใช้งาน (Enable) ตอบ No หมายถึง เข้าถึงข้อมูลไม่ได้

ล็อก (Lock) ตอบ Yes หมายถึง ห้ามแก้ไข

กรณีจัดรูปแบบ เลือกเมนู รูปแบบ (Format) แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ

คลิกขวาที่ ป้ายชื่อ (Label) เลือกคุณสมบัติ (Properties) เลือกรูปแบบ (Format) เลือก ป้ายคำอธิบาย (Caption) ระบุข้อความ อธิบายค่าที่เกิดจากการคำนวณ

ตัวอย่าง แสดงค่าภาษี/เดือน ของพนักงานบนฟอร์มข้อมูลพนักงานแต่ละคน โดยกำหนด เงื่อนไข คือ พนักงานที่มีเงินเดือน เกิน 10,000 บาท จะถูกหักภาษี/เดือน คนละ 5% ของเงินเดือน ถ้าเงินเดือน ไม่เกิน 10,000 บาท คิด 2.5 % ของเงินเดือน

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก กล่องข้อความ (Text Box) จาก Tool Box

นำมาคลุม บริเวณบนฟอร์ม ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

คลิกขวาที่ Text Box แล้วเลือกคุณสมบัติ (Properties)

เลือกเมนู ข้อมูล (Data) กำหนดคุณสมบัติต่อไปนี้

เลือกเมนู รูปแบบ (Format) กำหนด คุณสมบัติต่อไปนี้

คลิกขวาที่ คำอธิบาย เลือกคุณสมบัติ เลือกรูปแบบ เลือกป้ายคำอธิบาย

การออกแบบข้อความบนฟอร์ม หมายถึง การออกแบบป้ายชื่อหรือข้อความ (Label) เพื่อสร้างข้อความเพิ่มเติมบนฟอร์มให้มีความสมบูรณ์มากขึ้น

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือก ป้ายชื่อ (Lable) จากแถบเครื่องมือออกแบบ

นำมาคลุมบริเวณบนฟอร์ม ณ บริเวณที่ต้องการ

พิมพ์ข้อความตามต้องการ

การออกแบบรูปภาพบนฟอร์ม หมายถึง การออกแบบเพื่อนำรูปภาพหรือเสียงมาวางบนฟอร์ม โดยมีเครื่องมือในการออกแบบ 3 รูปแบบดังต่อไปนีั

แบบที่ 1 กรอบวัตถุที่ถูกผูก (Bound Object Frame) หมายถึง คอนโทรลหรือ Box ที่ใช้ในการรับข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลประเภท OLE-Object ที่เก็บใน Table เป็นได้ทั้งรูปภาพหรือเสียง การกำหนดเขตข้อมูลโดยการคลิกขวาเลือก Properties และกำหนดเขตข้อมูลที่ Control Source

แบบที่ 2 กรอบวัตถุที่ไม่ถูกผูก (Unbound Object Frame) หมายถึง คอนโทรลที่ใช้แสดงรูปภาพหรือเสียงที่ไม่ต้องการเก็บใน Table เช่น แฟ้มจากโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Word, Excel ฯลฯ หรือแฟ้มรูปภาพหรือเสียง เป็นต้น

แบบที่ 3 รูป (Image) (หรือแทรกรูป ) หมายถึง คอนโทรลที่ใช้แสดงรูปภาพ เพียงอย่างเดียว โดยไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งมีหลายรูปแบบ เช่น *.BMP, *.GIF,* *.JPG ฯลฯ

รูปที่ 7.14 แสดงการออกแบบรูปภาพประเภทแทรกรูปบนฟอร์ม

**หมายเหตุ การแสดงรูปภาพควรกำหนดขนาดรูปภาพให้เหมาะสมกับขนาดของกรอบรูปภาพ โดยการคลิกขวารูปภาพ เลือก คุณสมบัติ (Properties) เลือก รูปแบบ (Format) เลือกโหมด ขนาด (Size Mode) ซึ่งสามารถปรับรูปภาพได้ 3 ลักษณะ คือ

ตัด (Clip) แสดงรูปภาพตามขนาดและสัดส่วนเดิม ซึ่งอาจไม่เต็มกรอบ หรือส่วนที่เกินจากกรอบจะหายไปกรณีรูปภาพมีขนาดใหญ่

ยืด (Stretch) แสดงภาพโดยปรับขนาดรูปภาพเดิม ซึ่งอาจจะยืดหรือหดรูปภาพให้เท่ากับขนาดของกรอบที่กำหนดบนฟอร์ม

ขยาย (Zoom) แสดงภาพโดยการย่อ/ขยายรูปภาพให้พอดีกับขนาดของกรอบที่กำหนด บนฟอร์ม โดยจะยังคงรักษาสัดส่วนเดิมเอาไว้

การตกแต่งคอนโทรล หมายถึง การออกแบบตกแต่งคอนโทรลต่าง ๆ ที่ออกแบบบนฟอร์ม ได้แก่ ป้ายชื่อ (Label) เขตข้อมูลที่อยู่ในรูป Box ประเภทต่าง ๆ รวมทั้งรูปภาพ ให้มีความสวยงามและเหมาะสมกับการออกแบบฟอร์ม โดยการใช้แถบเครื่องมือประเภท รูปแบบ (Formatting) ช่วยเหลือในการออกแบบตกแต่ง

ขั้นตอนการออกแบบ

คลิกเลือกคอนโทรลที่ต้องการออกแบบ (โดยจะแสดงกรอบล้อมรอบคอนโทรลที่เลือก)

เลือกปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือ ประเภท Formatting ดังต่อไปนี้

การปรับขนาดหรือย้ายคอนโทรล หมายถึงการออกแบบเพื่อปรับขนาดของคอนโทรลหรือต้องการเคลื่อนย้ายคอนโทรลไปยังตำแหน่งใหม่

การปรับขนาดของคอนโทรล

โดยการคลิกคอนโทรลที่ต้องการให้ปรากฏกล่องสี่เหลี่ยม ตามมุมรอบด้าน ถ้าต้องการปรับหลายคอนโทรลพร้อมกัน ให้กด Shift ค้างไว้เพื่อลากคอนโทรลถัดไป หรือใช้เมาส์คลิกคลุมบริเวณกลุ่มคอนโทรลที่ต้องการ

เลื่อนเมาส์ไปที่กล่องสี่เหลี่ยม ที่เส้นขอบจะปรากฏลูกศร ให้คลิกค้างไว้แล้วเลื่อนขึ้น/ลง ซ้าย/ขวา ตามต้องการ หรือคลิกขวาเลือก Properties เลือก Format เลือก Height เพื่อปรับความสูงของคอนโทรลด้วยตัวเลข และเลือก Width เพื่อปรับความกว้างของคอนโทรลด้วยตัวเลขตามต้องการ

การเคลื่อนย้ายคอนโทรล

โดยการคลิกคอนโทรลที่ต้องการ ให้ปรากฏกล่องสี่เหลี่ยมตามมุมรูปรอบด้านถ้าเลื่อนไปที่มุมบนซ้ายของคอนโทรล หมายถึงต้องการเคลื่อนย้ายเฉพาะคอนโทรลที่เลือกเพียงคอนโทรลเดียวถ้าต้องการย้ายหลายๆคอนโทรลให้ไปที่เส้นขอบของคอนโทรล ให้คลิกค้างไว้แล้วเลื่อนไปยังตำแหน่งใหม่ตามต้องการ

รูปที่7.15 แสดงการปรับเปลี่ยนของคอนโทรล ประเภท Text Box ด้วยเมาส์

รูปที่7.16 แสดงการเคลื่อนย้ายคอนโทรลบนฟอร์ม

การสร้างปุ่มคำสั่ง หมายถึง การออกแบบปุ่มคำสั่งเพื่อให้ผู้ใช้เลือกหรือคลิกก็จะสามารถทำงานตามชนิดของปุ่มคำสั่งได้ทันที เช่น ปุ่ม ปิด/เปิด ฟอร์ม ปุ่มเพิ่มข้อมูล ปุ่มบันทึกข้อมูล ปุ่มค้นหาข้อมูล ปุ่มลบข้อมูล ฯลฯ

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกปุ่ม Command Button บน Tool Box (กล่องเครื่องมือ)

คลุมบริเวณบนฟอร์ม ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

จะปรากฏเมนู Command Button Wizard

เลือกชุดคำสั่งหรือประเภทของชุดการกระทำที่ Categories

เลือกคำสั่งที่ต้องการที่ Actions

ตารางแสดงคำสั่ง Actions

เลือกสัญลักษณ์หรือข้อความวางบนปุ่มคำสั่ง Text แสดงข้อความที่ระบุ Picture แสดง รูปภาพที่ระบุ

ระบุชื่อคำสั่ง (Name)

เลือก Finish

ตัวอย่าง สร้างปุ่มคำสั่งเพื่อนำไปใช้ในการเพิ่มข้อมูลรายการใหม่ (New Record) ใน Table แฟ้มนักเรียน โดยนำไปวางที่ด้านล่างของฟอร์ม

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกปุ่ม (Command Button) บนเครื่องมือออกแบบ

คลุมบริเวณบนฟอร์ม ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

เลือก Record Operation ที่ Categories

เลือกคำสั่ง Add New Record ที่ Action

เลือก Picture เลือกรูปภาพตามตัวอย่าง

พิมพ์ชื่อปุ่มคำสั่ง new_rec เลือก Finish

รูปที่ 7.17 แสดงการออกแบบปุ่มคำสั่งด้วย Command Button