1. เปลี่ยนชื่อตาราง หมายถึง การเปลี่ยนชื่อตารางเดิมเป็นชื่อตารางใหม่เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับข้อมูลที่บันทึกหรือเหมาะสมกับเรียกใช้ตาราง

ขั้นตอนการเปลี่ยนชื่อตาราง

คลิกชื่อตารางเดิมที่ต้องการเปลี่ยน

คลิกขวาเลือก เปลี่ยนชื่อ (Rename) (หรือคลิกขวาที่ชื่อตารางเดิมที่ต้องการ เลือก เปลี่ยนชื่อ (Rename)

ระบุชื่อตารางใหม่ จะแทนที่ชื่อเดิม

รูปที่ 4.14 แสดงการเปลี่ยนชื่อตาราง ใหม่ด้วยเมนูคำสั่ง

2. ลบตาราง หมายถึง การลบตารางที่ไม่ต้องการ หรือไม่มีความต้องการในการใช้งานออกจากแฟ้มข้อมูล

ขั้นตอนการลบ

คลิกชื่อตารางเดิมที่ต้องการลบ

เลือกเมนูหน้าแรก (Home) เลือก ลบ (Delete) (หรือกดปุ่ม Delete (ลบ) ที่คีย์บอร์ด)

จะปรากฏข้อความยืนยันการลบตาราง

– ตอบ ใช่ (Yes) หมายถึง ต้องการลบตาราง

– ตอบ ไม่ใช่ (No) หมายถึงต้องการยกเลิกการลบตาราง

รูปที่ 4.15 แสดงการลบตารางที่ไม่ต้องการออกจากแฟ้มข้อมูล

3. สำเนาตาราง หมายถึง การคัดลอกตาราง (Table) ต้นแบบ ประกอบด้วยโครงสร้างตาราง ข้อมูลในตาราง ไปวางยังตารางสำเนา รวมถึงการนำข้อมูลจากตารางหนึ่งไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่งดังมีขั้นตอนออกแบบต่อไปนี้

แบบที่ 1 ทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างข้อมูลหมายถึงการทำสำเนาตารางต้นแบบโดยทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างเท่านั้นไปสร้างเป็นตารางใหม่

ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้าง

คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก คัดลอก (Copy)

คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก วาง (Paste)

จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้

– ระบุชื่อตารางสำเนาที่ ชื่อตาราง (Table Name)

– คลิกที่ โครงสร้างเท่านั้น (Structure only)

– ตอบ ตกลง (OK)

– จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนู ตาราง (Tables)

รูปที่ 4.16 แสดงการคัดลอกตาราง (Table) เฉพาะโครงสร้างข้อมูล

แบบที่ 2 ทำสำเนาทั้งโครงสร้างและข้อมูล หมายถึง การทำสำเนาข้อมูลจากตารางต้นแบบไปสร้างตารางใหม่ที่มีโครงสร้างและข้อมูลเหมือนตารางต้นแบบ

ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้างและข้อมูล

คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก Copy (คัดลอก) (หรือคลิกชื่อตารางต้นแบบ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Copy (คัดลอก)

คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก Paste (วาง) (หรือ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Paste (วาง))

จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้

– ระบุชื่อตารางสำเนาที่ Table Name (ชื่อตาราง)

– คลิกที่ โครงสร้างและข้อมูล (Structure and Data)

– ตอบ ตกลง (OK)

– จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนู ตาราง (Tables)

รูปที่ 4.17 แสดงการคัดลอก Table โครงสร้างข้อมูลและข้อมูลทุกรายการ

แบบที่ 3 ผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ หมายถึง การนำข้อมูลจากตารางหนึ่งทำสำเนาเพื่อจะนำไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่งที่มีโครงสร้างตารางเหมือนกัน

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลไปต่อท้ายตาราง

คลิกขวาที่ชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย เลือก Copy (คัดลอก) (หรือคลิกชื่อตารางต้นแบบ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Copy (คัดลอก)

คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก Paste (วาง) (หรือ เลือกเมนู Edit (แก้ไข) เลือก Paste (วาง) )

จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตาราง ดังนี้

– ระบุชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย ที่ชื่อตาราง (Table Name)

– คลิกที่ ผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ (Append Data to Existing Table)

– ตอบ ตกลง (OK)

รูปที่ 4.18 แสดงการคัดลอกข้อมูลในตาราง Table 1 มาต่อท้ายตาราง Structure & Data

แบบที่ 4 ทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่นหมายถึง การทำสำเนาตารางต้นแบบจากแฟ้มข้อมูลอื่นซึ่งอาจเป็นแฟ้ม Access หรือแฟ้มข้อมูลโปรแกรมอื่นๆ ที่มีโครงสร้างข้อมูลอยู่ในรูปตาราง เช่น Excel, Dbase ฯลฯ

ขั้นตอนการทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น

เลือกเมนู ข้อมูลภายนอก (External Data)

เลือกประเภทแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ Access หรือ Excel หรือ ODBC

เลือกไดร์ฟ และโฟลเดอร์ และชื่อแฟ้มข้อมูลที่เรียกดู

เลือกตาราง หรือแบบสอบถาม หรือชื่อชีตที่ต้องการ

เลือก ตกลง (OK)