Action Query หมายถึง การออกแบบเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อข้อมูลในตาราง (Table) โดยตรง ซึ่งต่างจากแบบสอบถามที่เคยรู้หรือที่กล่าวมา มักจะอยู่ในรูปตารางข้อมูล เพื่อการแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล ที่ออกแบบ ซึ่งมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงข้อมูลตาราง Action Query ประกอบด้วย การผนวกข้อมูลในตาราง (Append) การปรับปรุง/แก้ไขข้อมูล (Update) การสร้างตาราง (Make Table) การลบข้อมูลในตาราง (Delete) โดยแบบสอบถามประเภทนี้จะแสดงการเปลี่ยนแปลงเมื่อใช้คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เท่านั้น โดยสามารถรันด้วยเมนูคำสั่ง ขณะออกแบบ (Design) หรือเมื่อมีการ เปิด (Open) Action Query ก็ถือว่าต้องการเรียกใช้เช่นเดียวกัน

1. การผนวกข้อมูลในตาราง (Append Query) หมายถึง การออกแบบสอบถามสำหรับการนำข้อมูลจากตารางหนึ่งไปเพิ่มข้อมูลใหม่ให้กับตารางที่มีอยู่เดิม โดยนำไปต่อท้ายรายการข้อมูลที่มีอยู่เดิม โดยโครงสร้างข้อมูลใหม่จะต้องเหมือนกับโครงสร้างตารางที่มีอยู่เดิม

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (New) เลือกออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่จะนำข้อมูลไปเพิ่ม

เลือกเขตข้อมูลที่จะนำไปเพิ่ม และกำหนดเงื่อนไขของการเลือกข้อมูล (ถ้าไม่กำหนด หมายถึง เลือกทุกรายการ )

เลือกแบบแถบเครื่องมือที่เมนูออกแบบ

เลือกชื่อ Table เดิมที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย ที่ Table Name เลือก OK

เลือก เรียกใช้ (Run)ที่แถบเครื่องมือเมนูออกแบบ

เลือก แฟ้ม (File) เลือกบันทึก (Save) เพื่อบันทึกแบบสอบถาม ไว้สำหรับ เรียกใช้ (Run) ในครั้งต่อไป

ตัวอย่าง ต้องการนำข้อมูลในตารางแฟ้มนักเรียน (2) ประกอบด้วยข้อมูลนักเรียนรหัส 006-010 จำนวน 5 รายการไปเพิ่มต่อท้ายในตารางแฟ้มนักเรียน

กำหนดให้

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

เลือกตารางชื่อ แฟ้มนักเรียน (2) เลือก ตกลง (OK)

เลือกเขตข้อมูลทุกเขตข้อมูล โดยคลิกสัญลักษณ์ * มาวางบนตารางออกแบบ

เลือก ผนวก ที่แถบเครื่องมือ

คลิกที่ ชื่อตาราง (Table Name) เลือกตารางชื่อ แฟ้มนักเรียน เลือก OK

เลือกเรียกใช้ (Run) ที่แถบเครื่องมือ

จะแสดงข้อความคุณกำลังจะผนวกข้อมูลจำนวน5แถว(You are About to appear 5 row (S)) ให้ตอบใช่ (Yes)

เลือกแฟ้ม (File) เลือกบันทึก (Save) พิมพ์ชื่อ เพิ่มข้อมูล เลือก ตกลง (OK)

รูปที่ 6.7 แสดงขั้นตอนการออกแบบการผนวกข้อมูลในตารางแฟ้มนักเรียน

รูปที่ 6.8 แสดงข้อมูลในตารางแฟ้มนักเรียนหลังจากเพิ่มข้อมูลจากตารางแฟ้มนักเรียน (2)

2. การปรับปรุงข้อมูลในตาราง (Update Query) หมายถึงการออกแบบเพื่อกำหนดค่าข้อมูลคำนวณค่าตามสูตรที่กำหนด เพื่อบันทึกไปบังเขตข้อมูล และ Table ที่ระบุ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขเพื่อเลือกบันทึกเฉพาะรายการที่ต้องการหรือบันทึกทุกรายการในตาราง

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่จะนำมาคำนวณค่าข้อมูล

เลือกเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ และเขตข้อมูลที่จะกำหนดเงื่อนไขการคำนวณมาวางบนตารางออกแบบ

เลือกแบบปรับปรุง ที่แถบเครื่องมือ

จะปรากฏบรรทัด ปรับปรุงเป็น (Update To) เพิ่มบนตารางออกแบบเพื่อกำหนดค่าหรือสร้างสูตรคำนวณสำหรับเขต ข้อมูลที่ต้องการบันทึกค่าจากการคำนวณ

สร้างเงื่อนไขที่ เกณฑ์ (Criteria) สำหรับเขตข้อมูลที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขเพื่อให้บันทึกเฉพาะรายการที่ต้องการ (ถ้าไม่กำหนดหมายถึงต้องการบันทึกในทุกรายการ)

เลือก เรียกใช้ (Run) ที่แถบเครื่องมือ

เลือก แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) เพื่อบันทึกแบบสอบถามไว้สำหรับเรียกใช้ในครั้งต่อไป

3. การสร้างตารางใหม่ (Make Table Query) สร้างตารางใหม่จาก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่มีอยู่ โดยสามารถเลือกเขตข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้ หรือเขตข้อมูลที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูลหลายตาราง (Table) ที่มีความสัมพันธ์กัน ในส่วนของข้อมูลแต่ละรายการ ก็สามารถสร้างเงื่อนไขเพื่อเลือกเฉพาะรายการข้อมูลที่ต้องการ หรือเลือกรายการข้อมูลทั้งหมด

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่นำมาออกแบบ

เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างตารางใหม่

สร้างเงื่อนไขที่ เกณฑ์ (Criteria) เพื่อเลือกเฉพาะรายการที่ต้องการ (ถ้าไม่กำหนดหมายถึงต้องการข้อมูลทุกรายการ)

เลือกสร้างตาราง ที่แถบเครื่องมือ

เลือกเรียกใช้ (Run) ที่แถบเครื่องมือ

เลือก แฟ้ม (File) เลือกบันทึก (Save) ชื่อประมวลผลเกรดไว้สำหรับการเรียกใช้ในครั้งต่อไป

4. การลบข้อมูลในตาราง (Design Query) การออกแบบแบบสอบถาม (Query) เพื่อลบรายการข้อมูลออกจากตารางตามเงื่อนไขที่กำหนดหรือลบข้อมูลทุกรายการโดยเฉพาะการลบข้อมูลด้วย Delete Query จะช่วยค้นหาข้อมูลที่ต้องการลบโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องเป็นผู้ค้นหาข้อมูลเอง

ขั้นตอนการออกแบบ

เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Design View)

เลือก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการนำมาออกแบบ

เลือกเขตข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไขมาวางบนตารางออกแบบ

ระบุเงื่อนไขที่ เกณฑ์ (Criteria) เพื่อกำหนดรายการในการลบข้อมูล (ถ้าไม่ระบุหมายถึงต้องการลบทุกรายการหรือลบข้อมูลทั้งตาราง)

เลือกลบ ที่แถบเครื่องมือ จะปรากฏบรรทัดลบ (Delete) บนตารางออกแบบ

เลือกเมนูเรียกใช้ (Run) ที่แถบเครื่องมือ ก็จะลบรายการข้อมูลตามเงื่อนไข

เลือกแฟ้ม (File) เลือกบันทึก (Save) ชื่อประมวลผลเกรดไว้สำหรับการเรียกใช้ในครั้ง ต่อไป