Tìm hiểu về quy trình chuẩn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

Phân loại hồ sơ

Có rất nhiều loại hồ sơ doanh nghiệp, mỗi loại sẽ có giá trị khác nhau. Để quản lý chúng thì việc đầu tiên cần làm đó là phân loại theo tên hồ sơ và mức độ quan trọng. Thông thường sẽ có những loại như sau:

• Tài liệu hồ sơ hành chính văn phòng: Có thể hiểu những tài liệu này sẽ bao gồm: Biên bản quy định, chỉ thị của ban lãnh đạo; Văn bản quy phạm Pháp luật; Tài liệu của những cuộc họp hàng năm; Tài liệu mua trang thiết bị máy móc hàng hóa; Báo cáo; Các công văn và giấy tờ khác...

• Tài liệu hồ sơ tổ chức nhân sự: Hồ sơ thành lập doanh nghiệp; Tài liệu bổ nhiệm, bầu cử các vị trí nhiệm vụ; Hồ sơ tuyển dụng; Quyết định khen thưởng ký luật; Hồ sơ lương, phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho người lao động; Hồ sơ của người lao động.

• Tài liệu hồ sơ hoạt động kinh doanh: Chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất; Kế hoạch tài vụ; Hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán; Tài liệu kỹ thuật liên quan đến việc sản xuất;

• Tài liệu hồ sơ kỹ thuật: Bộ hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền hoặc sở hữu trí tuệ; Tài liệu về máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến sản xuất…;

• Hồ sơ tài chính kế toán: Báo cáo tài chính; Văn bản Pháp luật quy định về công tác tài chính kế toán; Hồ sơ dự toán, quyết toán; Chứng từ sổ sách kế toán, kế hoạch thu chi.

Lựa chọn phương thức lưu trữ

Có rất nhiều cách để bạn lưu trữ hồ sơ. Có nhiều doanh nghiệp nhỏ, khối lượng hồ sơ ít thì có thể lưu trữ ở tủ hồ sơ nhiều ngăn, các hộp đựng hồ sơ hoặc các loại giấy bìa cứng để bảo quản hồ sơ tốt hơn.

Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, số lượng hồ sơ tài liệu nhiều, có những loại phải lưu từ 10 - 20 năm, có những loại còn lưu vĩnh viễn. Vì vậy cách tốt nhất trong trường hợp này là thuê kho lưu trữ hồ sơ có tiêu chuẩn và đầy đủ điều kiện để lưu trữ hồ sơ tốt nhất.

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi đã phân loại từng mục, bạn cần sắp xếp chúng theo một trình tự để rút ngắn thời gian tìm kiếm và dễ dàng quản lý. Bạn có thể sắp xếp theo cách sau:

• Sắp xếp theo trình tự thời gian: có thể sắp xếp theo tháng, theo quý, theo năm tùy vào số lượng hồ sơ cần lưu trữ. Bạn có thể ghi chú bên ngoài về thời gian, sau đó sắp xếp theo thứ tự để dễ tìm kiếm.

• Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái A, B, C, D;

• Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: bạn cũng có thể sắp xếp theo dạng hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ đợi phản hồi…

• Sắp xếp theo phòng ban hoặc theo lĩnh vực.

Lập danh mục hồ sơ trên máy tính

Ngoài việc lưu trữ giấy tờ ở ngoài, bạn cũng nên lưu trữ hồ sơ ở trên máy tính để dễ dàng truy xuất thông tin thì cần gấp. Những thư mục lưu trữ cũng phải được sắp xếp theo thời gian, từng loại hồ sơ và theo tính chất quan trọng và cần được cập nhật thường xuyên.

Có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lưu trữ hồ sơ nhưng cũng vẫn nên lưu trữ trên máy tính và lưu trữ giấy tờ gốc để phòng rủi ro hệ thống bị lỗi hoặc có thanh tra tới kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp.

Cách lưu trữ hồ sơ tài liệu

Lưu trữ hồ sơ tại một vị trí cố định gần người quản lý hồ sơ hoặc các phòng ban, và sử dụng đánh dấu về dán nhãn, số thứ tự ở bên ngoài bộ hồ sơ để phân biệt.

Ở trên máy tính, bạn cũng cần có File chỉ dẫn tới các Folder lưu trữ hồ sơ để xuất thông tin dễ hơn.

Luôn theo dõi và cập nhật hồ sơ

Bộ hồ sơ lưu trữ phải được cập nhật liên tục những thay đổi hoặc thêm mới. Đặc biệt các hồ sơ thiếu phải được nhanh chóng bổ sung, nếu trong kỳ kiểm tra mà phát hiện thiếu sẽ bị phạt nghiêm trọng.

Việc tìm hiểu về quy trình chuẩn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp sẽ giúp bạn bớt khó khăn hơn rất nhiều trong việc tổ chức, sắp xếp, quản lý tài liệu hồ sơ.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com