Cách lưu trữ chứng từ kế toán chính xác nhất

Cách lưu trữ chứng từ của ngân hàng

Đối với các hồ sơ chứng từ Ngân hàng thường có hai loại chính là hồ sơ tiền vay và hồ sơ tiền gửi. Những bộ hồ sơ này rất dễ bị kiểm tra bởi công an thuế, bạn cần phải lưu trữ riêng biệt, có đánh dấu để tránh bị nhầm lẫn.

Các hồ sơ tiền gửi nên được phân chia theo tháng hoặc theo quý theo thứ tự là tờ sao kê tổng hợp có mộc của ngân hàng => giấy báo nợ => các chứng từ giao dịch => Ủy nhiệm chi theo thứ tự của sao kê.

Hồ sơ tiền vay nên được sắp xếp theo trình tự thời gian cho vay bao gồm hợp đồng vay, phụ lục đi kèm, khế ước nhận nợ.

Cách lưu trữ Phiếu nhập kho, xuất kho

Những giấy tờ này được đóng thành quyên theo từng tháng và cũng được sắp xếp theo số thứ tự nhập xuất kho.

Đối với phiếu nhập kho: Sẽ phải lưu trữ đầy đủ giấy tờ với các sản phẩm mua ngoài ( bao gồm hóa đơn GTGT; Hóa đơn mua hàng, vận chuyển; Bảng kiểm định chất lượng; hàng nhập khẩu thì có giấy CO, CQ) và giấy tờ nhập kho thành phẩm ( bao gồm phiếu tính giá thành);

Đối với phiếu xuất kho: Hóa đơn GTGT đầu ra, biên bản xuất hàng, giao hàng và các giấy tờ liên quan khác.

Cách lưu trữ hợp đồng mua bán sản phẩm

Các hợp đồng liên quan đến sản phẩm như mua vào, bán ra, bảng báo giá, thanh lý và các phục lục hợp đồng đi kèm của khách hàng và nhà cung cấp phải được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận:

• Những giấy tờ hợp đồng gốc có dấu mộc đỏ sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp, nếu hợp đồng có 2 bản gốc thì Kế toán sẽ giữ một bản, bản còn lại có thể được lưu trữ ở bộ phận khác;

• Các mục hợp đồng phải được kế toán phân loại theo từng dự án và tạo Folder lưu trữ riêng, đối với hồ sơ gốc cần dán tên dự án để dễ dàng nhập xuất dữ liệu;

• Bộ hồ sơ hợp đồng chỉ được lưu trữ ở Phòng kế toán và được phân quyền quản lý để tránh thất lạc hoặc bị sửa đổi bộ chứng từ gốc;

Các chứng từ khác cần được lưu trữ

Dưới đây là một số chứng từ kế toán khác cần được phân mục và lưu trữ rõ ràng:

• Hồ sơ tài sản cố định của doanh nghiệp;

• Hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm của nhân viên ( tham khảo cách lưu trữ hồ sơ nhân sự);

• Lưu trữ giấy tờ công nợ: chia theo nợ tháng, nợ quý, nợ năm

• Sổ sách kế toán trong năm: phải được đóng thành quyển, nếu sử dụng phần mềm thì phải in ra để lưu trữ. Để chắc chắn số liệu khớp, nhân viên kế toán nên có kế hoạch kiểm tra rà soát lại trước khi in để tránh sai phạm;

Trên đây là những cách lưu trữ chứng từ kế toán chính xác nhất và thường hay gặp phải. Mong rằng bạn sẽ xây dựng được những phương pháp lưu trữ hợp lý nhất cho từng loại hồ sơ, giấy tờ hiện có của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Nguồn: Lưu Hồ Sơ