Có thể lưu trữ tài liệu trên mạng được không? Lưu trữ ở đâu

Lưu trữ tài liệu trên mạng có lợi ích gì?

Chắc chắn là bạn hoàn toàn có thể lưu trữ tài liệu trên mạng, chính xác hơn là “lưu trữ dữ liệu trên đám mây” dù bạn là cá nhân hay một tổ chức. Những lợi ích bạn nhận được khi lưu chứng từ trên đám mây đó là:

Tiết kiệm chi phí

Đây là điều đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được, thay vì bỏ ra một số tiền lớn để mua phần cứng, phần mềm hỗ trợ việc lưu trữ thì lưu hồ sơ trên điện toán đám mây, người dùng có thể thêm bớt không gian lưu trữ theo nhu cầu sử dụng với mức chi phí khá dễ chịu.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn tiết kiệm được chi phí bảo trì, mở rộng mỗi khi phần cứng, phần mềm gặp sự cố trục trặc.

Tính tự động hóa cao

Lưu trữ đám mây sẽ tự động hóa tất cả dữ liệu của bạn đúng theo lịch đặt ra, đơn giản là người dùng chỉ cần thiết lập 1 lần các dữ liệu cần sao lưu, tần suất sao lưu, thời gian thực hiện… là chúng sẽ tự động thực hiện. Việc này tránh được việc mất mát tài liệu quan trọng.

Đồng bộ hóa dữ liệu

Nếu lưu chứng từ trong máy tính thì người dùng chỉ có thể truy cập dữ liệu ở vị trí máy chủ duy nhất. Còn với dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa và kết nối chúng với nhiều thiết bị và nhiều tài khoản khác nhau, chỉ cần nơi đó có kết nối Internet.

Xem thêm:

• Những phần mềm lưu trữ tài liệu đáng được sử dụng nhất

• Kho lưu trữ hồ sơ cần đạt tiêu chuẩn gì

• Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính

Việc chia sẻ dữ liệu sẽ không được thực hiện theo cách thủ công phức tạp như trước. Ngoài ra, tài liệu cũng sẽ được đồng loạt thay đổi trên tất cả các thiết bị nếu có ai đó thay cập nhật thông tin.

Đảm bảo bảo mật

Dữ liệu sẽ được lưu trữ an toàn, không bị mất đi hoặc ảnh hưởng từ những lỗi phần cứng. Đó là lý do vì sao dịch vụ lưu trữ trên mạng lại có phần sao lưu dữ liệu để bảo vệ nguyên vẹn cho tài liệu của bạn.

Kết nối dễ dàng

Việc chia sẻ dữ liệu tới khách hàng, đồng nghiệp hoặc người có trách nhiệm sẽ được thực hiện nhanh chóng từ thiết bị. Ở đây bạn có thể phân quyền cho một hoặc nhiều người sử dụng tài liệu

Mở rộng không gian lưu trữ dễ dàng

Trong khi tài liệu lưu trữ trong ổ cứng được nằm gói gọn trong một dung lượng cố định, thì lưu trữ đám mây sẽ giúp bạn mở rộng không gian theo nhu cầu của mình. Đây là điểm cộng linh hoạt cho cách lưu trữ này.

Quản lý tài liệu dễ hơn

Việc quản lý bao gồm: Phân quyền nhân viên chỉnh sửa, sử dụng, quản trị thành viên, chia sẻ cùng lúc tài liệu nội bộ với toàn thể nhân viên….

Truy cập nhanh chóng và cùng lúc

Mọi thành viên có thể truy cập vào dữ liệu cùng một lúc, theo đó cũng có quyền thêm bớt các tệp tài liệu khác để lưu trữ. Những tập tin này sẽ được cập nhật gần như ngay lập tức, kể cả ở điểm truy cập ở tại nước ngoài. Điều này khá có ích khi thực hiện các công việc họp hành, thảo luận.

Mặc dù lựa chọn sử dụng phương pháp lưu trữ tài liệu trên đám mây, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ giấy tờ gốc ở tại văn phòng, và đây là quy định bắt buộc.

“Ngoài ra, nếu muốn thuê kho lưu hồ sơ, giấy tờ hãy liên hệ ngay với Lưu Hồ Sơ - dịch vụ thuê kho lưu trữ để có được dịch vụ thuê kho tốt nhất nhé.”. Nguồn: Lưu Hồ Sơ

Lưu trữ tài liệu trên mạng ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng lưu trực tài liệu đám mây mà bạn có thể tham khảo như:

• Google Drive: là một ứng dụng khá quen thuộc cho phép lưu trữ và chỉnh sửa trực tuyến. Ứng dụng này dễ dàng chia sẻ với người dùng thông qua những đường link mà không cần phải kèm theo tệp rắc rối.

• Dropbox: hoạt động như những thư mục lưu trữ trực tiếp trên máy tính, đây là ứng dụng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để đồng bộ tất cả dữ liệu. Mặc dù ổ cứng có bị mất, hỏng nhưng tài liệu vẫn còn tồn tại trên Dropbox.

• MediaFire: cho phép lưu trữ không giới hạn thông tin dữ liệu, có thể truy cập bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Người dùng có thể sử dụng được toàn bộ chức năng và ứng dụng hữu ích có trong MediaFire.

Trên đây là những thông tin về việc lưu trữ tài liệu trên mạng. Đừng quên theo dõi những tin tức luôn được cập nhật hàng tuần từ Lưu hồ sơ nhé.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Nguồn: https://www.luuhoso.com