Embedded Files
Hầu hết các doanh nghiệp đều đã tiến hành số hóa tài liệu. Vậy Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Cùng tìm hiểu định nghĩa này qua bài viết dưới đây.
Những tài liệu bao gồm văn bản đánh máy in trên giấy, văn bản viết tay khi lưu trữ trong thời gian dài sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro, có thể làm nhòe, mục nát hoặc bị hủy hoại do tác động bên ngoài. Chính vì vậy, phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ ra đời để giảm thiểu những rủi ro đó. Ngoài ra chúng còn tạo ra rất nhiều lợi ích khác. Ngay sau đây, Lưu Hồ Sơ sẽ đi sâu tìm hiểu những vấn đề xung quanh số hóa tài liệu lưu trữ.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ là một hình thức chuyển đổi từ dữ liệu dạng văn bản trên giấy tờ thành dữ liệu dạng tín hiệu số. Những tài liệu được số hóa sẽ được nhận dạng và lưu trữ trong máy tính hoặc các thiết bị điện tử thông minh. Sau khi số hóa tài liệu, người dùng vẫn có quyền chỉnh sửa và tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang những dạng tài liệu số khác.
Xem thêm:
Trước đây, có nhiều ý kiến cho rằng việc số hóa tài liệu sẽ mất nhiều thời gian và chi phí. Nhưng với công nghệ phát triển hiện đại ngày này, việc số hóa tài liệu đã đơn giản hơn rất nhiều nhờ có sự hỗ trợ của các phần mềm.
Lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ
Lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ
Một doanh nghiệp số hóa dữ liệu lưu trữ sẽ nhận được những lợi ích như sau:
Giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu trữ hồ sơ tài liệu;
Giảm thiểu rủi ro mất tài liệu hoặc bị phá hủy trong quá trình lưu trữ;
Phương án này có thể lưu trữ tài liệu vĩnh viễn;
Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu;
Xem thêm: Kho lưu chứng từ tại TP HCM
Có thể chia sẻ cho nhiều người biết thông tin một cách nhanh chóng;
Tăng cường tính bảo mật, bảo vệ an toàn cho tài liệu;
Nâng cao hiệu quả công việc do truyền thông tin nhanh chóng và kịp thời;
Chi phí quản lý và vận hành thấp.
Những công việc liên quan đến số hóa tài liệu
Những công việc liên quan đến số hóa tài liệu
Một doanh nghiệp cần số hóa tài liệu truyền thống sang dạng điện tử sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và diện tích lưu trữ. Để thực hiện việc chuyển số này, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề như sau:
Doanh nghiệp nên số hóa những tài liệu gì? Có quan trọng hay không?
Số lượng tài liệu cần số hóa? Những tài liệu này cần lưu trữ trong khoảng thời gian bao lâu?
Mục đích của doanh nghiệp khi số hóa tài liệu lưu trữ? ( có thể là để cải thiện quản lý vận hành, tăng tốc và mở rộng quyền truy cập…);
Kích thước tài liệu cần số hóa;
Chất lượng tài liệu khi số hóa (bao gồm hệ phân giải, Scan 1 mặt hay 2 mặt…);
Định dạng File tài liệu mong muốn (như JPEG, PNJ, PDF…)
Ngân sách dành cho việc số hóa tài liệu...
Trên đây là những vấn đề cơ bản liên quan đến Số hóa tài liệu lưu trữ và lợi ích của chúng. Số hóa tài liệu lưu trữ là một giải pháp công nghệ quan trọng, bước đầu giúp cho các hoạt động kinh doanh được hiệu quả hơn. Thực tế cho thấy, các hoạt động dịch vụ cũng đang dần áp dụng công nghệ số, loại bỏ sự phiền toái của các loại giấy tờ, hồ sơ.
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548
Website: https://www.luuhoso.com
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả Hồng Ân
Page updated
Google Sites
Report abuse