Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu?

Tất cả giấy tờ, hóa đơn kế toán đều có quy định về thời hạn lưu trữ. Vậy theo Luật kế toán, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu? Tìm hiểu cùng Lưu hồ sơ những mốc thời gian lưu trữ các loại giấy tờ kế toán trong bài viết dưới đây.

Mỗi tài liệu khác nhau sẽ có những quy định khác nhau về thời gian lưu trữ. Nếu bạn là kế toán viên chắc chắn phải nắm rõ những điều này để tránh gây ra những sai phạm không đáng có.

Từ Điều 12 đến Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán, các chứng từ sổ sách kế toán sẽ được lưu trữ theo các mốc thời gian sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 5 năm

Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định những chứng từ kế toán phải lưu trữ ít nhất 5 năm bao gồm:

Các tài liệu, chứng từ không sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ( ví dụ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) không lưu trong bộ tài liệu kế toán của bộ phận kế toán;
Tài liệu kế toán dùng để quản lý, điều hành của đơn vị kế toán mà không trực tiếp ghi vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Tài liệu kế toán được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì sẽ thực hiện lưu trữ theo quy định đó;

Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 10 năm

Tại điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những chứng từ sau phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:

Chứng từ kế toán và một số các tài liệu khác được sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết; Các bảng kê; Sổ kế toán chi tiết; Sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm của đơn vị kế toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Các biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ ;
Các tài liệu kế toán liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; Các báo cáo về kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
Các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm: Tài liệu kế toán các kỳ kế toán năm; Tài liệu kế toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B và C;
Các tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị như giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án…;
Các tài liệu liên quan tại đơn vị, ví dụ bộ hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ; Hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập;
Tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 của Nghị định này;
Các trường hợp tài liệu kế toán được quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn

Tại điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những hồ sơ chứng từ sau phải được lưu trữ vĩnh viễn:

Những đơn vị kế toán nằm trong bộ kế toán nhà nước, các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán các dự án hoàn thành thuộc nhóm A, các dự án quan trọng quốc gia; Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Những đơn vị hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định những tài liệu phải được lưu trữ vĩnh viễn phải do người đại diện theo Pháp Luật Quyết định về mức độ quan trọng liên quan đến Quốc Gia. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn được coi là hợp pháp phải có thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi các tài liệu kế toán này bị hủy hoại tự nhiên.

Trên đây là những liệt kê chi tiết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ Lưu Hồ Sơ hy vọng rằng bạn đã nắm rõ thời gian lưu trữ từng loại hồ sơ để có phương án lưu trữ hợp lý, tránh tình trạng làm mất mát sẽ bị phạt và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548
Website: https://www.luuhoso.com/lien-he
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Dựa theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Page updated

Google Sites

Report abuse