Cách xử lý khi làm mất hồ sơ lưu trữ chứng từ kế toán

Trách nhiệm của kế toán ngay khi phát hiện hồ sơ bị mất hoặc bị hủy hoại

Ngay sau khi phát hiện hồ sơ lưu trữ chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do hỏa hoạn, thiên tai hoặc mối mọt, người kế toán phải thực hiện ngay những công việc như sau:

• Kiểm tra, xác định tình hình và lập biên bản về hiện trạng, nguyên nhân và số lượng sổ sách sách bị mất hoặc bị hủy hoại.

• Thông báo ngay cho tổ chức, cá nhân, các cơ quan chức năng có thẩm quyền trong 15 ngày kể từ khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

• Tổ chức phải có phương án phục hồi lại hồ sơ chứng từ kế toán đã bị hỏng;

• Liên hệ ngay tới các tổ chức, cá nhân có giao dịch tới các tài liệu, hồ sơ kế toán để sao chụp hoặc xác nhận lại các tài liệu, hồ sơ đã bị mất hoặc bị hủy hoại;

• Những tài liệu, chứng từ kế toán có liên quan tới tài sản nhưng không thể phục hồi được như các biện pháp như trên thì phải kiểm kê lại toàn bộ tài sản để lập lại tài liệu kế toán đã bị mất hoặc bị hủy hoại.

Cách sao chụp và phục hồi chứng từ kế toán

Cách sao chụp

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ về Luật kế toán thì:

Các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan như lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn… thì kế toán phải tới trực tiếp đơn vị mua bán hàng hóa, các đơn vị hoặc dịch vụ có liên quan tới để xin chụp lại tài liệu chứng từ kế toán đó.

Trên bản sao chụp tài liệu kế toán phải chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của đơn vị mua bán hoặc đơn vị có liên quan khác.

Những lưu ý khi sao chụp chứng từ kế toán:

Theo điều 1 Khoản 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

• Tài liệu phải được chụp từ bản chính, có giá trị và được thực hiện lưu trữ như bản chính;

• Trên tài liệu sao chụp phải có chữ ký, dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đang tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán;

Theo Điểm C, Khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Chứng từ, tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do một nguyên nhân khách quan thì kế toán phải lưu trữ lại tài liệu kế toán là bản sao chụp. Trong trường hợp tài liệu kế toán không thể sao chụp thì phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

Các đơn vị, tổ chức có liên quan phải có trách nhiệm cung cấp, đối chiếu các số liệu, tài liệu kế toán đã bị mất hoặc bị hủy hoại trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được đề nghị xác nhận.

Cách phục hồi tài liệu, hồ sơ kế toán

Trước khi phục hồi hồ sơ tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hư hỏng, đơn vị thực hiện kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu kế toán bị hủy hoại hoặc làm mất:

• Tài liệu có thể sử dụng được;

• Tài liệu không thể sử dụng được;

• Tài liệu bị mất;

Sau khi đã đánh giá và phân loại, đơn vị tiến hàng phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán theo thứ tự ưu tiên như sau:

• Ưu tiên phục hồi và xử lý các tài liệu kế toán đã bị mất hoặc bị hủy hoại trong năm hiện hành;

• Phục hồi, xử lý hồ sơ tài liệu kế toán trong những những năm trước liền kề năm hiện tại.

Phương pháp phục hồi, xử lý tài liệu kế toán còn sử dụng được:

• Chứng từ kế toán: Sau khi tiến hành phục hồi tài liệu kế toán còn sử dụng được: làm thủ tục xác nhận sao y bản chính, có chữ ký của người thực hiện sao chụp và các bên có liên quan;

• Sổ kế toán: Sau khi phục hồi thì tiến hành ký xác nhận theo quy định. Riêng số kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại năm hiện tại phải khóa sổ, xác định được số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu bị mất hoặc bị hư hại để chuyển qua sổ kế toán mới;

• Báo cáo tài chính: Tiến hành sao chụp theo Khoản 1 Điều này.

Phương pháp xử lý tài liệu kế toán không còn sử dụng được hoặc bị mất:

• Đối với những tài liệu này, Ban hồi phục phải liên hệ tới các cơ quan quản lý chức năng có liên quan để xin sao chụp lại và phải có xác nhận của các đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu này để sao chụp.

• Xác định số dư từng tài khoản tính đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ để chuyển qua sổ kế toán mới;

• Đối với tài liệu không còn tài liệu để sao chụp thì đơn vị phục hồi phải dựa vào số liệu kiểm kê tài sản sau khi bị thiệt hại để làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới. Kế toán lập lại báo cáo tài chính sau khi xử lý, phục hồi để nộp lên cấp trên.

Song song với việc xử lý khi làm mất hồ sơ lưu trữ chứng từ kế toán, đơn vị kinh doanh vẫn phải tiếp tục các công tác kế toán như bình thường. Lưu hồ sơ mong rằng bạn đọc sẽ có phương án khắc phục, xử lý kịp thời để hoạt động kinh doanh động kinh doanh đi vào ổn định.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Nguồn: Lưu Hồ Sơ