Kho lưu trữ hồ sơ cần đạt tiêu chuẩn gì

Địa điểm và kết cấu kho lưu trữ hồ sơ

Địa điểm xây kho là yếu tố cần phải được cân nhắc, tiêu chuẩn đạt yêu cầu bao gồm:

• Có tác động môi trường thuận lợi như nơi khô ráo, độ ẩm thấp. Nên làm cửa quay về hướng Nam, Đông Nam, tránh để cửa hoặc cửa sổ về hướng Tây.

• Địa hình cao, ổn định, không ảnh hưởng từ lũ lụt;

• Giao thông đi lại thuận lợi, tránh gần khu dân cư;

• Xe tải chở hàng, xe phòng cháy chữa cháy có thể ra vào dễ dàng;

• Không nên lưu hồ sơ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của cơ quan.

• Kết cấu kho bao gồm một phần hầm (thông gió chống ẩm ở bên dưới), phần lưu trữ hồ sơ và phần nóc kho hàng (chống nóng bên trên gồm 2 lớp mái). Đối với nhà kho nhiều tầng thì chiều cao mỗi tầng là 2,8m;

• Sàn kho phải chịu được trọng tải trên 1000kg/ m2;

• Nên thiết kế riêng một phòng tra cứu và đọc hồ sơ, tách rời khỏi khu lưu trữ;

>>> Tham khảo thêm bài viết:

• Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính

• Những quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án trong bệnh viện

• Tìm hiểu về quy trình chuẩn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

Còn doanh nghiệp muốn tìm dịch vụ cho thuê kho lưu hồ sơ thì những điều kiện này đã được đảm bảo, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ xem đơn vị đó có thường xuyên nâng cấp cơ sở hạ tầng hay không để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Quy mô kho lưu hàng hóa

Tùy vào hoạt động và tình hình tiếp nhận hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp mà có thể được tính được diện tích cần xây kho. Có rất nhiều giấy tờ phải được lưu trữ từ 15 - 20 năm, nhiều tài liệu còn phải lưu trữ vĩnh viễn nên diện tích xây dựng cần đủ để bảo quản tài liệu cũ và số lượng gia tăng của tài liệu mới.

Một kho lớn có thể chia thành nhiều kho nhỏ để phân loại hồ sơ tài liệu, 1 kho chứa không rộng quá 200m2 để tiện kiểm soát và vệ sinh. Diện tích lối đi lại rộng, thông thường khoảng cách giữa các kệ để hàng khoảng từ 0,7m – 0,8m; Lối đi đầu giá kệ là từ 0,4m – 0,6m, lối đi chính trong nhà kho là từ 1,2m – 1,5m; Hành lang 0,8 – 1,2 mét.

Lưu Hồ Sơ luôn có diện tích kho rộng rãi, những khách hàng thuê kho có thể mở rộng diện tích theo nhu cầu sử dụng, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn tường xây kho

• Xây dựng tường bao và tường ngăn cách phải chống chịu được Cháy nổ theo quy định PCCC trong kho hàng, chắc chắn kho sẽ không đổ sập trong 4 giờ có cháy.

• Mặt tường bên ngoài phải có lớp cách nhiệt, chống nóng, chống thấm nước để không ảnh hưởng đến hàng hóa bên trong.

Tiêu chuẩn về cửa kho

• Cửa ra vào kho lưu chứng từ phải chịu lực tốt, có chốt khóa an ninh hoặc khóa số;

• Cửa được thiết kế 2 lớp, ở giữa có vật liệu cách nhiệt, chống ẩm;

• Xây kín, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp.

Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ cần phải được lắp đặt hai hệ thống điện:

• Hệ thống làm việc trong kho;

• Hệ thống điện bên ngoài kho;

Các hệ thống điện phải có cầu dao riêng và một cầu dao tổng, mỗi bóng có công tắc riêng và được bố trí ở vị trí thuận lợi nhất.

Hệ thống thông gió

Hệ thống thông gió phải được duy trì với tốc độ 5m/s và lượng gió luân chuyển từ khoảng 18 lần thể tích trong một giờ.

Trên đây là lời giải đáp Kho lưu trữ hồ sơ cần đạt tiêu chuẩn gì. Một số lưu ý khác là bạn cũng cần phải trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy, các dụng cụ hỗ trợ việc lưu hồ sơ như bìa cặp, giá hộp lưu trữ. Các trường hợp sử dụng lại văn phòng làm việc cũ làm kho thì nên cải tạo lại theo đúng tiêu chuẩn như trên.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Nguồn: https://www.luuhoso.com