Những quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án trong bệnh viện

Thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án

Tùy vào lượng bệnh nhân và nhu cầu lưu trữ để phục vụ cho việc thăm khám chữa bệnh mà số lượng và thời gian lưu trữ hồ sơ của các bệnh viện là khác nhau nhưng vẫn đảm bảo theo quy định như sau:

• Hồ sơ bệnh án của bệnh nhân nội trú/ ngoại trú: lưu trữ ít nhất 10 năm;

• Hồ sơ bệnh án liên quan đến tai nạn lao động hoặc tai nạn sinh hoạt: lưu trữ tối thiểu 15 năm;

• Hồ sơ bệnh án bệnh nhân tâm thần: lưu trữ ít nhất 20 năm;

• Hồ sơ bệnh án bệnh nhân đã tử vong: theo Thông tư 53/2017/TT- BYT quy định lưu trữ ít nhất 30 năm;

Quy định về đăng ký lưu trữ

Người bệnh đã xuất viện trong vòng 24 giờ phải được hoàn chỉnh các thủ tục hành chính về hồ sơ bệnh án theo quy chế, rồi chuyển đến phòng Kế hoạch tổng hợp để kiểm tra và Giám đốc ký duyệt và đưa đi lưu trữ;

Quy định về bảo quản hồ sơ bệnh án

Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ có nhiệm vụ phân công người phụ trách lưu trữ, bảo quản hồ sơ bệnh án. Người nhận trách nhiệm lưu trữ có trách nhiệm bảo quản giấy tờ hồ sơ, tốt nhất nên lưu trữ trong tủ hoặc trên giá đỡ, nơi khô thoáng không có ẩm mốc, mối mọt, đặc biệt phải trang bị đầy đủ các biện pháp chống cháy nổ.

Hồ sơ bệnh án sẽ được sắp xếp theo thứ tự về thời gian, họ tên, theo chuyên khoa và nhiều danh mục khác để đảm bảo xuất thông tin nhánh chóng nhất.

Quy định về bảo quản hồ sơ bệnh nhân tử vong

Vì là một hồ sơ quan trọng nên phải được lưu trữ và bảo quản cách biệt, có tủ đựng riêng và cũng sắp xếp theo thứ tự từng năm.

Hồ sơ bệnh nhân tử vong luôn phải đảm bảo bảo mật, có ổ khóa cứng cáp. Với những hồ sơ này cần có không gian lưu trữ vì thời gian lên tới 20 - 30 năm, bệnh viện cũng có thể thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bệnh án để an toàn hơn.

Quy định về việc sử dụng hồ sơ bệnh án

Những người cần sử dụng hồ sơ bệnh án phải có giấy đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng, được Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp cho phép và chỉ sử dụng tại chỗ. Đặc biệt người sử dụng hồ sơ bệnh án không được tiết lộ chuyên môn nghề nghiệp.

Phòng Kế hoạch tổng hợp phải có sổ theo dõi ghi rõ lượt sử dụng và lưu trữ giấy đề nghị. Đối với cơ quan Pháp luật muốn sử dụng phải có giấy giới thiệu hoặc công văn rõ ràng.

Đối với hồ sơ bệnh án tử vong, cá nhân hay tổ chức nào muốn mượn thì phải được Giám đốc bệnh viện xét duyệt.

Trên đây là những quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án trong bệnh viện mà bạn cần nắm rõ. Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án rất quan trọng nên người chịu trách nhiệm phải rất cẩn thận để tránh những sai sót xảy ra.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Nguồn: Lưu Hồ Sơ