Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính

Đã bao giờ bạn đau đầu khi phải đi tìm hồ sơ tài liệu trong một đống thư mục? Nếu có thì Lưu Hồ Sơ sẽ gỡ rối cho bạn bằng bài viết Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính sau đây.

Đa số các doanh nghiệp hiện này đều sử dụng dữ liệu điện tử để làm việc và giao tiếp. Vì vậy việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học là điều cần thiết và bắt buộc để việc truy xuất thông tin diễn ra nhanh chóng và kịp thời.

Việc đầu tiên cần làm là hãy dành ra một ngày để sắp xếp, tổ chức lại những thư mục lưu file trong máy tính ngay nhé.

>>> Tham khảo thêm bài viết:

• Những quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án trong bệnh viện

• Tìm hiểu về quy trình chuẩn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

• Cách xử lý khi làm mất hồ sơ lưu trữ chứng từ kế toán

Quy tắc khi đặt tên thư mục

Các thư mục là nơi lưu trữ File hồ sơ, việc đặt tên thư mục cũng có ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý chứng từ trên máy tính:

• Các thư mục có thể có dấu hoặc không dấu. Tuy nhiên nếu lưu file ở phần mềm thứ 3 thì bạn nên hạn chế sử dụng chữ tiếng việt có dấu vì có thể những phần mềm đó không hỗ trợ hoặc có thể gặp lỗi khi tương tác;

• Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt, nếu đặt quá dài chúng ta cũng sẽ hay bị gặp lõi khi muốn thao tác trên đó;

• Đặt tên theo đúng thứ tự hạng mục sẽ giúp bạn tìm kiếm vị trí một cách dễ dàng. Điều này cũng thể hiện sự đồng nhất, ví dụ trong thư mục Báo cáo tháng 1/2021 và Báo cáo tháng 2/2021, các thư mục con hoặc File lưu phải được đặt đúng thứ tự như 1.Báo cáo Nhập hàng =>2. Báo cáo Xuất hàng => 3. Tồn kho...

Nguyên tắc tổ chức thư mục

• Tổ chức theo thời gian: Những chứng từ, hồ sơ tài liệu trong một năm cần được đóng gói và nén vào một File riêng lưu tên năm đó để lưu trữ. Trong File năm cũng sẽ chia theo 12 tháng để bạn dễ tìm kiếm khi cần và tránh gây nhầm lẫn;

• Phân chia thành tên Hồ sơ và nhóm các công việc khác nhau vào mỗi tháng trong năm. Tên công việc nào sẽ chứa toàn bộ thông tin liên quan đến công việc đó và cũng được sắp xếp theo thứ tự giống nhau giữa các tháng để giúp tìm nhanh hơn;

• Thông thường các file hồ sơ trên máy tính được phân cấp từ 4 -5 bậc, tránh phân cấp nhiều hơn sẽ gây lan man và mất thời gian tìm kiếm, mở thư mục;

• Đối với những thư mục quan trọng cần cấp mật khẩu mở File để tránh lộ ra ngoài. Bạn cũng có thể thay đổi Icon để đánh dấu với những thư mục được sử dụng thường xuyên hoặc rất quan trọng; Nếu lưu file trên Phần mềm ứng dụng hỗ trợ thì hãy để chế độ Read Only để phân quyền người xem và chỉnh sửa;

Hy vọng rằng Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính trên đây sẽ giúp bạn sắp xếp,tổ chức lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính tốt hơn. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng, phần mềm cho phép bạn lưu trữ hồ sơ mà không sợ làm mất hay

hư hỏng dữ liệu. Bạn có thể tham khảo thêm Các cách lưu trữ hồ sơ chi tiết để biết thêm một số phương pháp lưu trữ hồ sơ khác.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0286 258 9547 - 0286 258 9548

• Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/

• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương

Nguồn: Lưu Hồ Sơ