หน่วยที่ 1 พื้นฐานการนำเสนอข้อมูล

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (data) หมายถึง ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว ซึ่งยังไม่มีการประมวลไม่เกี่ยวกับการนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สารสนเทศ (information) สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความ อย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การกดเงินจาก ATM เป็นต้น

ข้อมูลมี 2 ประเภท ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ

ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบ ข้อมูลการเข้าชั้นเรียนของนักเรียนแต่ละภาคการศึกษา เป็นต้น

ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการนำข้อมูลที่ผู้อื่นรวบรวมไว้ไว้อย่างเป็นระบบ มาใช้งานโดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเองเช่น สถิติจำนวนประชากรที่กรมการปกครองกระทรวงมหาดไทยรวบรวมและตีพิมพ์เผยแพร่ ซึ่งสามารถนำเอาไปประมวลผลต่อได้ เป็นต้น

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็นหรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

หลักการนำเสนอข้อมูลและสร้างสื่อนำเสนอ การนำเสนองานหรือผลงานนั้นสื่อนำเสนอเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมเนื้อหาของผู้บรรยายไปยังผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นสื่อจึงมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สื่อที่ดีจะช่วยให้การถ่ายทอดเนื้อหาสาระทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยอาจใช้อุปกรณ์ประกอบเพื่อเพิ่มความน่าสนใจ เช่น เครื่องโปรเจคเตอร์ เครื่องรับโทรทัศน์ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

กระบวนการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอ (Presenting) เป็นศาสตร์ (วิธีการ) ของการสื่อสาร (Communication) ซึ่งเป็นกระบวนการถ่ายทอดสาร (message) จากฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่าผู้ส่งสาร (sender) ไปสู่อีกฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่า ผู้รับสาร (receiver) โดยผ่านช่องทางของสื่อ (channel)

หลักการเตรียมงานนำเสนอ

การนำเสนอที่ดีควรทำอย่างเป็นลำดับขั้นตอน ซึ่งการเตรียมงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint มีขั้นตอนดังนี้

1. เตรียมข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ ก่อนการจัดทำงานนำเสนอ ควรมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการนำเสนอ เช่น การร่างหัวข้อและรายละเอียดที่ต้องการนำเสนอ การวางลำดับขั้นตอนและแนวทางการนำเสนอ โดยหัวข้อและข้อความที่ใช้นำเสนอควรเป็นประโยคที่สมบูรณ์ กระชับและเข้าใจง่าย นอกจากนี้ควรศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ฟังด้วย เช่น อายุ เพศ ความรู้ เป็นต้น

2. วางโครงร่างสไลด์ ให้นำชื่อหัวข้อและรายละเอียดที่ร่างไว้มาจัดโครงร่างและวางลำดับสไลด์ โดยกำหนดจำนวนสไลด์ทั้งหมดคร่าว ๆ แล้วจึงวางแผนว่าในสไลด์แต่ละแผ่นควรใส่เนื้อหา รูปภาพหรือวีดิโอประกอบอย่างไร พร้อมทั้งจัดลำดับให้เหมาะสมกับเนื้อหา

3. สร้างงานนำเสนอ ให้นำข้อมูลและโครงร่างที่วางแผนไว้มาสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint โดยใส่เนื้อหาต่าง ๆ เช่น ข้อความ รูปภาพลงในสไลด์และตกแต่งให้สวยงาม

หลักการพื้นฐานของการนำเสนอข้อมูล

1. การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบและเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ ให้น่าสนใจ เช่น สีพื้น แบบ สีและขนาดของตัวอักษร รูปประกอบ ต้องเหมาะสม สวยงาม

2. ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย

3. ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก ต้องใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่ ต้องเน้นการนำเสนอเรื่องวิชาการหรือธุรกิจและใช้ภาพประกอบที่เหมาะสม

การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูลเป็นการนำข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลที่ได้จากการศึกษามานำเสนอ หรือทำการเผยแพร่ให้ผู้ที่สนใจได้รับทราบ

1. การนำเสนอในรูปของบทความ เช่น " ในระยะเวลา 1 ปีที่ผ่านมาการเมืองของไทยอยู่ในสภาพที่ขาดเสถียรภาพ มีการเดินขบวนเรียกร้องในด้านต่าง ๆ มากมาย เนื่องจากความเป็นอยู่ที่แตกต่างกัน พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว ท่านได้ให้แนวทางในการดำเนินชีวิตแบบเศรษฐกิจพอเพียงและแนวทางสมานฉันท์เพื่อให้ความเป็นอยู่ที่ดีและเกิดความปองดองในชาติ"

2. การนำเสนอข้อมูลในรูปของข้อความกึ่งตาราง เป็นการนำเสนอข้อมูลที่มีข้อความและมีส่วนหนึ่งนำเสนอข้อมูลด้วยตาราง เช่น "การท่องเที่ยวจังหวัดเชียงใหม่ได้มีแผนกลยุทธในการจัดการด้านการท่องเที่ยว ทำให้มีนักท่องเที่ยวทั้งนอกประเทศและในประเทศสนใจมาท่องเที่ยวในจังหวัดเชียงใหม่ ดังตาราง

3. การนำเสนอข้อมูลโดยใช้ตาราง

4. การนำเสนอข้อมูลโดยใช้แผนภูมิแท่ง (แผนภูมิแท่งแนวตั้ง และแผนภูมิแท่งแนวนอน)

5. การนำเสนอข้อมูลโดยใช้แผนภูมิวงกลม และแผนภูมิรูปภาพ

6. การนำเสนอข้อมูลโดยใช้แผนที่สถิติ

7. การนำเสนอแบบอินโฟกราฟิก Infographic มาจากคำว่า Information + graphic อินโฟกราฟิกจึงหมายถึง การนำข้อมูลหรือความรู้มาสรุปเป็นสารสนเทศในลักษณะของภาพ ภายในภาพนั้นอาจประกอบด้วย สัญลักษณ์ กราฟ แผนภูมิ ไดอะแกรม แผนที่ เป็นต้น ที่ออกแบบเป็นภาพนิ่งหรือภาพเคลื่อนไหว เข้าใจง่าย รวดเร็ว และชัดเจน เปรียบเสมือนการสรุปข้อมูลลงในภาพ สื่อให้เข้าใจความหมายทั้งหมดได้