Exemplu
Unele documente conțin informații care se repetă (nume, adresă etc). Există posibilitatea de a le scrie o singură dată, după care Word le scrie în celelalte locuri din document, în câmpuri stabilite anterior.
Spre deosebire de Mail Merge, unde este nevoie și de un fișier Excel, în acest caz se folosește doar fișierul Word.
Mai întâi se scrie fișierul șablon și se identifică locurile din document în care se repetă informația.
La primele apariții ale informației care se repetă în document se vor introduce câmpuri text.
La următoarele apariții ale informației se introduc câmpuri cu codul REF care preiau informația din câmpurile text.
De exemplu, pentru numele unei persoane, prima apariție a numelui va fi scrisă într-un câmp de tip text (Text Form Field), iar după ieșirea din câmp, Word va completa automat celelalte câmpuri care fac referire la acel câmp.
Câmpul Text Form Field se poate găsi la o căutare cu legacy sau în tabul Developer, secțiunea Controls.
După introducerea unui astfel de câmp, acesta poate fi copiat și în alte locuri din document.
Apoi se schimbă proprietățile fiecărui câmp text, corespunzător cu locul în care se află:
la Bookmark se scrie numele câmpului (de exemplu nume sau adresa)
se bifează Calculate on Exit, pentru ca la ieșirea din câmp informația să fie preluată și în celelalte locuri din document.
Ulterior, în locurile în care se repetă informația, se introduc câmpuri care vor prelua informația din câmpul text:
se adaugă automat câmpul cu combinația de taste Ctrl+F9,
între acoladele care apar se scrie codul REF urmat de nume_camp, unde nume_camp este numele dat câmpului text în Bookmark.
În loc de Ctrl+F9 și REF, câmpul poate fi ales și pe calea lungă: tabul Insert, secțiunea Text, lista cu butoane Quick Parts, butonul Field și din fereastra Field, în lista Field Names, se alege câmpul Ref.
Pentru a elimina fundalul gri din zona câmpurilor, în tabul Developer, secțiunea Controls, lista cu butoane Legacy Tools, clic pe butonul Form Field Shading.
După introducerea câmpurilor text și a câmpurilor REF, pentru a evita ștergerea acestora, se va restricționa editarea documentului, cu excepția câmpurilor introduse în document.
În tabul Review, cu clic pe butonul Restrict Editing, se fac setările de restricționare:
la punctul 2 se bifează caseta Allow only this type of editing in the document, iar din lista de mai jos se alege opțiunea Filling in forms
la punctul 3 se aplică setările - clic pe butonul Yes, Start Enforcing Protection, care va deschide o casetă în care se poate scrie și o parolă pentru restricționarea editării (dacă butonul nu este activ, se dezactivează modul Design Mode din Developer - Controls).
După restricționare, Word permite doar modificarea câmpurilor, restul textului fiind read-only (doar în citire).
Pentru eventuale modificări, eliminarea restricționării se face tot din tabul Review, cu clic pe butonul Restrict Editing.
La redeschiderea documentului, cursorul apare în primul câmp, permițând modificarea textului din acel câmp. Pentru a sări în următorul câmp, se apasă tasta Tab. Cu Shift+Tab se accesează câmpul anterior.
După completarea unui câmp și trecerea la alt câmp, Word va prelua automat informația și va completa câmpurile REF care se referă la acel câmp.