Informații care se repetă în document

Word oferă diferite metode de introducere a datelor într-un document şi poate fi instruit să actualizeze toate câmpurile înainte de listarea documentului, prin activarea optiunii Update Fields din Options – Advanced – eticheta Print. Este o setare globală care se foloseşte la documentele editate şi listate repetat, fără salvare – de exemplu o scrisoare standard care este modificată pentru destinatari diferiţi.

Formular utilizator

Oferă o interfaţă grafică (UI = User Interface) într-un document şablon (template) în care datele sunt introduse de către utilizator. Ulterior, datele pot forma o colecţie de date structurate etc. Formularele se folosesc mai des în format PDF.

Legătură OLE

Se copie textul care se va repeta şi se lipeşte în celelalte locaţii cu Edit>Paste Special - as Formatted sau Unformatted text, apoi se selectează butonul radio "Paste link." Astfel se creează automat un bookmark la sursă şi un câmp Link la destinaţie.

DocProperty

Un DocProperty este simplu de folosit şi sigur. Există două tipuri de DocProperty, cele built-in şi cele custom - particularizate.

Ferestre de dialog automate pentru utilizator

Se pot introduce ferestre de dialog în care se introduc informaţii la deschiderea unui document sau la crearea unui document nou cu ajutorul unui formular pentru utilizator.

Controale de Conţinut

Controalele de conţinut (CC) sunt introduse începând cu Word 2007, sunt foarte versatile şi pot îndeplinesc cerinţele pentru repetarea informaţiilor dintr-un document. Se poate evidenţia abilitatea acestora de a fi legate sau mapate la un nod de date XML particularizat conţinut în noul format de fişier OfficeOpenXML.

Câmpurile StyleRef

Câmpul StyleRef este poate fi utilizat pentru repetarea/afişarea textului definit de un anumit stil în antet sau subsol.

Variabile în Document

Pot fi create, editate şi distruse doar cu VBA şi oferă o metodă robustă de stocare a informaţiei. Această informaţie rămâne parte a documentului şi poate fi folosită repetat chiar dacă documentul este închis şi redeschis.

AutoCorrect

Word poate completa un cuvânt, o expresie sau o propoziție pentru dvs. după ce ați tastat doar câteva caractere.

****

Formular utilizator

Formularele oferă o metodă de preluare a informaţiilor introduse de utilizator într-un format organizat şi structurat.

O descriere detaliată a realizării unui formular în română se găseşte aici.

Obiectele folosite de formular se găsesc în tabul Developer, grupul Controls.

Descrierea acestora în română se găseşte pe site-ul Office.

Alături de variabilele standard din Word, se pot adăuga şi alte proprietăţi care pot fi folosite ulterior în documentul respectiv (câmpul DOCPROPERTY) sau folosind macrocomenzi.

Pentru a obţine o proprietate nouă:

1. În Office 2007 sau mai nou, se alege Properties din meniul File. Word afişează caseta de dialog Properties a documentului.
2. Se selectează eticheta Custom (Particularizat).

Etape:

1. Crearea unui document nou, de tip şablon (în format .dot pentru Office 2003 sau .dotm pentru versiuni mai noi).

2. Crearea semnelor de carte (bookmarks) în şablon - meniul Insert, grupul Links.

Se recomandă ca numele pentru semnele de carte să fie sugestive pentru a fi mai uşor de identificat.

Numele semnelor de carte trebuie să înceapă cu o literă şi nu trebuie să conţină spaţii. În locul spaţiilor se poate pune caracterul "underscore" (linie jos), de exemplu Nume_angajat sau fiecare cuvânt să înceapă cu majusculă (NumeAngajat).

Pentru ca semnul de carte să fie mai vizibil, se selectează un spaţiu din text, apoi se inserează semnul de carte.

Dacă nu mai sunt alte formulare în şablon, numele implicit al formularului este UserForm1.

Numele afişat al fomularului poate fi schimbat în fereastra cu proprietăţi, proprietatea Caption (fereastra cu proprietăţi poate fi accesată apăsând tasta F4 sau din meniu View>Properties Window).

Proprietatea Name din fereastra cu proprietăţi se referă la numele obiectului şi se foloseşte în codul Visual Basic atunci când se face referire la obiectul respectiv.

De exemplu, Userform1.Hide va ascunde formularul cu numele Userform1.

La selectarea formularului şi ale obiectelor pe care le conţine, apar marcaje pătrate pe conturul obiectului, la colţuri şi pe mijlocul laturilor. Acestea se folosesc pentru redimensionarea elementelor cu click pe marcaj şi tragerea acestuia.

În formular vor fi inserate etichete (controale de tip Label) - texte care ajută operatorul la introducerea datelor şi casete text (controale de tip TextBox – ab|) în care operatorul va introduce datele.

Din caseta cu instrumente se alege obiectul care va fi introdus cu clic pe acesta, apoi se mută cursorul de mouse peste formular şi se trasează zona în care va fi afişat obiectul respectiv. Se repetă operaţiunea pentru fiecare obiect.

Implicit, casetele de text sunt denumite TextBox1, TextBox2 ...TextBoxn.

Se recomandă ca numele casetelor să fie acelaşi sau asemănător cu numele semnelor de carte la care se referă (inserate în documentul şablon). Numele poate fi schimbat în fereastra cu proprietăţi - proprietatea Name.

Dacă este nevoie, casetele de text se pot muta şi redimensiona (se selectează şi se trag de marcajele pătrate de pe marginile casetei).

La final se adaugă în formular şi un buton de comandă. Implicit, acesta este numit CommandButton1.

Pentru a asocia butonului cod Visual Basic (acţiuni care să fie executate la apăsarea butonului), clic pe butonul din dreapta mouse peste butonul de comandă din formular şi din meniul rapid se alege View Code.

Este afişată fereastra în care se poate introduce cod Visual Basic.

Între liniile de cod

Private Sub CommandButton1_Click()

şi

End Sub

se introduce următorul cod:

With ActiveDocument

    .Bookmarks("Text1").Range _

    .InsertBefore TextBox1

    .Bookmarks("Text2").Range _

    .InsertBefore TextBox2

End With

UserForm1.Hide

unde "Text1", "Text2" sunt numele date semnelor de carte în documentul şablon,

iar TextBox1, TextBox2 sunt numele date casetelor de text al căror conţinut va inserat în documentul şablon.

Se repetă liniile de cod care încep cu .Bookmarks pentru fiecare semn de carte.

Se salvează şi se închide aplicaţia Visual Basic Editor.

Pentru adăugarea cuvintelor/textelor adăugate în Replace şi With, se dă clic pe Add.

Pentru ştergerea unui cuvânt, se selectează acel cuvânt şi se dă clic pe Delete.

În documentul Word se tastează cuvântul din Replace, urmat de un spaţiu. Dacă opţiunea AutoCorrect este activată, Word corectează automat cuvântul tastat cu cel pe care îl găseşte în With.