Crearea unui Master Document și adăugarea de subdocumente
MS Word are o caracteristică utilă, care permite mai multor utilizatori/colaboratori să gestioneze documente mari împărțindu-le în subsecțiuni.
Aceste secțiuni pot fi modificate separat de către colaboratori.
Subsecțiunile sau subdocumentele așa cum sunt ele numite, ușurează actualizarea și exportul unor părți ale unui document mare.
Caracteristica poate fi folosită și la documente mai mici, care au secțiuni independente.
Mai întâi se realizează un Master Document, apoi se aleg subsecțiunile din acesta. Subsecțiunile pot fi despărțite de documentul Master sau îmbinate între ele.
De asemenea, în documentul Master pot fi inserate și alte documente Word, care devin subdocumente ale documentului principal (Master).
Mod de lucru, în Office 2016
Crearea unui Master Document
Pentru a crea un document principal, deschideți un fișier nou sau existent MS Word. Accesați eticheta View (Vizualizare) și faceți clic pe Outline (Schiță).
Dacă lucrați cu un document existent, toate stilurile de text și de titlu pe care le-ați aplicat în documentul dvs. vor apărea în vizualizarea Schiță.
Antetele (Headings) identifică secțiuni ale documentului care pot fi transformate în subdocumente.
Secțiunile trebuie să conțină la început text formatat ca antet (Heading), pentru ca Word să le poată exporta ca subdocumente.
Subdocumentele create încep cu antetul, urmat de text normal și se termină la următorul antet. Word le adaugă automat o întrerupere de secțiune de tip Next Page.
Dacă secțiunea pe care doriți să o transformați în subdocument nu are test formatat ca antet, accesați eticheta Home și aplicați titlului cu care începe secțiunea un stil de antet (Heading style - de exemplu, Heading 1). Puteți repeta operațiunea, pentru a adăuga și alte antete.
În vizualizarea Schiță, se află o casetă de instrumente numită "Master Document".
Când vă aflați în modul de vizualizare Schiță, accesați caseta de instrumente Master Document și faceți clic pe "Show Document" (Afișați documentul).
Astfel, în secțiunea Master Document, setul de instrumente se extinde și sunt afișate la dreapta mai multe butoane (Create, Insert, Unlink, Merge, Split și Lock Document).
Documentul devine un Master Document și puteți crea subdocumente. În zona din stânga jos sunt afișate toate antetele și textul din document.
Pentru a vedea doar antetele de nivel 1 (Heading 1), din lista Show Level alegeți Level 1.
Crearea unui subdocument
În fereastra cu text din document, selectați un antet cu clic pe butonul minus (poziția expandată) sau pe butonul plus (poziția restrânsă) de lângă acesta.
Având antetul selectat, faceți clic pe butonul "Create".
Antetul și tot ceea ce se află sub el vor fi tratate acum ca subdocument și în jurul lui va apărea un contur cu linie subțire continuă, care arată că textul a fost exportat într-un subdocument Word.
Word adaugă automat întreruperi de secțiune (Section Break) de tip Continuous înainte și după fiecare secțiune.
Notă: La salvarea documentului Master, subdocumentele create sunt salvate automat în directorul în care se află documentul Master, având ca nume denumirea antetului.
Redeschiderea unui document Master
La redeschiderea documentului Master, în locul textului sunt afișate doar legăturile la subdocumente.
Pentru a afișa textul din subdocumente, accesați din nou eticheta View, în secțiunea Views, clic pe Outline, apoi în secțiunea Master Document, clic pe butonul Expand Subdocuments. Astfel, Word inserează conținutul subdocumentelor în documentul Master.
Apoi clic pe butonul Close Outline View din dreapta, pentru a reveni la modul de afișare Print Layout.
Obs. În cazul în care se modifică numele subdocumentelor sau subdocumentele sunt șterse/mutate în altă locație, acestea nu mai pot fi găsite de către Master Document.
La redeschiderea documentului Master, comutarea la modul View - Outline și activarea butonului Show Document, Word afișează un mesaj de eroare (aici am modificat numele subdocumentului Introducere).
Modificarea documentului Master
Conținutul documentului Master poate fi modificat
- direct din documentul Master - la salvare, subdocumentul va conține modificările realizate
- indirect, din subdocument. În acest caz, documentul Master poate fi:
- închis - la redeschidere, afișează modificările realizate în subdocument) sau
- deschis - afișează modificările în timp real, dacă în subdocument se salvează modificările realizate (cu clic pe butonul Save sau cu combinația de taste Ctrl+S).
Ștergerea legăturii la un subdocument (Unlink)
Operațiunea inversă, de readucere permanentă a textului din subdocument în documentul Master, se face cu ajutorul butonului Unlink, care șterge legătura la subdocument și copie conținutul acelui subdocument în documentul Master.
Subdocumentul (fișierul Word) aflat în folderul în care se află și documentul Master nu este șters.
Atunci când aveți de unit mai multe fișiere, puteți transforma un document în Master document, apoi inserați celelalte fișiere, salvați, ștergeți legătura la fișierele inserate și salvați din nou. Documentul va conține toate fișierele care au fost inserate.
Sau puteți folosi o macrocomandă.