Câmpuri în Word

Câmpurile din Word sunt substituenţi care stochează şi afişează datele.

Ele pot efectua sarcini simple, cum ar fi afişarea datei curente, numărul paginii curente din numărul total de pagini (de exemplu, la subsol: Pag. 3 / 20) etc.

Se pot folosi pentru a pune întrebări, pentru a lua decizii în funcţie de condiţiile specifice sau pentru a efectua calcule.

Mai jos sunt descrise elementele de bază pentru a începe utilizarea acestei caracteristici puternice şi flexibile în documentele Word.

Interfaţa de introducere automată a câmpurilor

7. Cu clic pe butonul Field Codes din stânga jos sunt afişate mai multe proprietăţi avansate, cum ar fi switch-urile. Clic pe OK pentru a insera câmpul în documentul Word.

Introducerea manuală a câmpurilor

Câmpurile pot fi introduse şi manual, fără a folosi interfața Word,

dar trebuie respectată sintaxa { NUME_CÂMP Proprietăţi Comutatori_opţionali }

şi necesită puţină experienţă:

1. Se poziționează cursorul acolo unde va fi introdus câmpul.

2. Se apasă Ctrl + F9 – Word va afișa un set de ghilimele, ca în figura de mai jos.

3. Se introduce codul de câmp între acolade.

4. Cu cursorul încă în interiorul câmpului, apăsați F9 pentru a calcula câmpul.

Obs.: Se poate introduce mai întâi câmpul (ca text), apoi se selectează și se apasă Ctrl + F9 pentru a închide textul între acolade. Apoi, se actualizează apăsând F9.

Notă: Word ia în considerare doar acoladele introduse folosind combinaţia de taste Ctrl+F9, nu şi cele care se introduc manual de la tastatură.

Notă 2: Pentru a actualiza toate câmpurile dintr-un document, se selectează întregul conținut din document (Ctrl+A sau Edit-Select All), apoi se apasă tasta F9.

Comutarea afişare câmp / afişare valoare câmp

După introducerea manuală a unui câmp, se apasă F9 pentru a genera rezultatul. Pentru a comuta între afişarea codului de câmp și valoarea sa, se selectează câmpul şi se apasă Shift + F9. Pentru a comuta toate câmpurile din document, se apasă Alt + F9. Deci, într-un document Word, pentru a fi afişate toate codurile de câmp în locul rezultatelor, se apasă Alt + F9 pentru a comuta la afişarea câmpurilor.

Această caracteristică de comutare se foloseşte atunci când se introduc câmpuri complexe care trebuie modificate/depanate.Câmpurile pot fi listate în scopuri documentare (la Opţiuni – Avansat – Print se bifează Print field codes instead of their values – implicit opţiunea este debifată; după listare este bine să fie debifată din nou).

Editarea câmpurilor

Câmpurile se pot edita/modifica cu clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, apoi, din meniul rapid, clic pe Edit Field... (Editare câmp) pentru a deschide caseta de dialog Field descrisă la punctul 5.

Sau, pentru editarea directă a câmpului, având cursorul în acel câmp,

a. se apasă Shift+F9 sau

b. clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, apoi clic pe Toggle Field Codes (comutare între afişarea valorii sau a codului).

Calculul câmpurilor

Combinaţia de taste Alt + F9 comută între afişarea câmpurilor şi rezultatele lor, oriunde s-ar afla cursorul. Dar la actualizarea unui câmp individual (apăsând F9), cursorul trebuie să fie în interiorul câmpului actualizat. Dacă un câmp nu se actualizează corect, se verifică dacă cursorul este în interiorul câmpului și se încearcă din nou.

Expresii folosite în câmpuri

Expresiile pot combina câmpuri și alte valori pentru a returna rezultate unice. Ca şi la introducerea unui câmp, expresiile pot fi introduse manual sau folosind interfața din Word.

Adăugarea comutatoarelor

Multe câmpuri au comutatoare opţionale care oferă mai mult control sau informații. De exemplu, câmpul {FILENAME} conţine un comutator, \ p (de la "path"), care returnează întreaga cale a fișierului curent. Unele câmpuri au mai multe comutatoare. Acestea sunt disponibile în caseta de dialog Field, cu clic pe Field Codes, apoi pe Options. Comutatorul poate fi introdus şi prin intermediul tastaturii.

Conversia la text

De obicei, câmpurile se lasă aşa cum sunt, pentru a se putea actualiza ulterior. Există şi cazuri în care se doreşte conversia câmpurilor la text (static). Pentru a face acest lucru, se selectează câmpul sau expresia şi se apasă combinaţia de taste Ctrl + Shift + F9. Word va elimina codul de câmp, lăsând doar textul. Pentru a se păstra codul de câmp şi a preveni actualizările automate, se blochează câmpul selectându-l şi apăsând Ctrl + F11.

Formatarea câmpurilor

Formatarea câmpurilor se face ca la orice alt text, folosind grupurile Paragraph şi Font de pe eticheta Home. În plus, se pot adăuga comutatoare (switch-uri) de formatare. De exemplu, cu \ * Caps, valoarea câmpului va fi afişată cu majuscule, indiferent de procedura aplicată inițial:

{Nume Câmp} \ * Caps

O listă cu exemple de formatare pentru Word 2010 poate fi găsită aici.

Culoarea de fundal pentru câmpuri

La selectarea câmpurilor din Word este afişată în fundal o culoare gri. Pe lângă opţiunea La selectare (When Selected), mai există alte două opţiuni: fără fundal (Never) sau întotdeauna (Always) - chiar dacă nu se selectează câmpul.

La crearea documentului, setarea Always este de ajutor. După terminarea documentului, se poate reseta la When Selected sau la Never.

De asemenea, se poate seta ca documentul să afişeze codurile de câmp în locul valorilor lor bifând căsuţa din dreptul textului Show Field Codes instead of their values.

Taste rapide

Tabelul de mai jos oferă o listă completă a scurtăturilor de la tastatură pentru manipularea câmpurilor.

Comutatoare folosite în Word – preluate din Word Help

Lista comutatorilor (switches) pentru caractere

Lista comutatorilor (switches) pentru numere

Comutatorul codului pentru numere (\#)

Specifică modul în care este afişat un rezultat numeric.

De exemplu, comutatorul \# "#,##0.00" din expresia =SUM(ABOVE) \# "#,##0.00" (se foloseşte în tabele - Formula) afişează rezultatul sub forma 4,455.70. Dacă rezultatul câmpului nu este un număr, acest comutator nu are efect.

Ghilimelele nu sunt necesare atunci când în expresie nu există spaţii — de exemplu, { VanzariMartie \# ,0.00 }. Atunci când există text şi/sau spaţiu inclus în câmp se folosesc ghilimele. Microsoft Word adaugă automat ghilimele la comutatorii pentru numere în cazul în care câmpul se introduce folosind comanda Field (meniul Insert) sau din comanda Formula (meniul Tabel).

Comutatorul pentru dată-timp (\@)

Specifică modul în care este afişată data sau timpul.

De exemplu, comutatorul \@ "dddd, MMMM d, yyyy" din câmpul { DATE \@ "dddd, MMMM d, yyyy" }

afişează Friday, November 24, 2002.

Se pot combina instrucţiunile pentru dată şi timp — zi (d), lună (M) şi an (y); ore (h) şi minute (m)— pentru a construi un rezultat dată-timp.

Alături de comutator se poate adăuga text, punctuaţie, spaţiu.

Instrucţiuni pentru dată

Alt text şi punctuaţie

Câmpuri condiționale. Câmpul IF

Câmpul IF compară două valori și apoi inserează textul corespunzător rezultatului comparației. Când este utilizat într-un document de îmbinare corespondență, câmpul If poate examina informațiile din înregistrările de date îmbinate, cum ar fi codurile poștale sau numerele de cont. De exemplu, aveți posibilitatea să trimiteți scrisori numai acelor clienți aflați într-un anumit oraș.

Câmpul IF poate fi folosit într-un document ca parte a unei reguli If-Then-Else.

De exemplu, dacă la subsolul paginii este scris câmpul:

IF {PAGE} < {NUMPAGES} "Pagina {PAGE} din {NUMPAGES}" "{NAME \p}" }

documentul va afișa la subsol:

• pe paginile de la 1 până la penultima, textul cu numărul paginii și numărul total de pagini (textul scris îngroșat mai sus)

• pe ultima pagină a documentului, numele documentului.

Word permite și modificarea câmpurilor create cu Mail Merge (detalii despre Mail Merge, aici). Presupunând că în coloanele din Excel datele sunt prezentate abreviat, acestea pot fi preluate și prelucrate în Word, modificând câmpul din Word. De exemplu, dacă în Excel, pentru câmpul Studii, avem opțiunile S (pentru școală), C (pentru colegiu) și F (pentru facultate), acestea pot fi transformate în Word astfel:

{ IF {MERGEFIELD Studii} = "S" "Scoala" { IF {MERGEFIELD Studii} = "C" "Colegiu" { IF {MERGEFIELD Studii} = "F" "Facultate" }}}

Câmpul IF permite doar două opțiuni, de aceea pentru a cuprinde mai multe opțiuni, se folosesc mai multe câmpuri IF imbricate.

Comutatoarele pentru câmpurile folosite la cuprins sunt descrise pe pagina Particularizarea cuprinsului cu comutatoare (switch).

Informații despre câmpurile care pot fi folosite în Word pot fi găsite aici:

https://support.microsoft.com/ro-ro/office/lista-de-coduri-de-c%c3%a2mp-din-word-1ad6d91a-55a7-4a8d-b535-cf7888659a51?ui=ro-ro&rs=ro-ro&ad=ro