Cuprins automat
Crearea automată a unui cuprins se face în funcţie de stilul de formatare ales.
Elementele din cuprins sunt totodată şi legături (link) la paginile pe care se află acestea.
În cuprins sunt introduse doar părţile din text care au primit ca stil de formatare Heading (Heading 1, Heading 2, Heading 3 . . .), corespunzătoare capitolelor, subcapitolelor de grad 1, 2 etc.
Mod de lucru
Se selectează titlurile capitolelor şi li se aplică stilul de formatare Heading 1, care, dacă nu "arată bine", poate fi modificat ulterior (clic-buton dreapta - Modify).
[Dacă se doreşte ca fiecare capitol să înceapă automat pe o pagină nouă, înaintea lor se poate introduce o întrerupere de pagină sau de secţiune]
Apoi se selectează titlurile subcapitolelor de grad 1 şi li se aplică stilul de formatare Heading 2 ş.a.m.d
După ce s-a terminat operaţiunea de formatare, se dă clic în zona în care se doreşte să se introducă cuprinsul (de obicei pe pagină nouă, la începutul sau la sfârşitul documentului) şi din meniu, eticheta References, grupul Table of contents, clic pe butonul Table of contents, apoi Insert Table of Contents.
Caseta Table of contents conţine mai multe opţiuni:
- Show page numbers - dacă este debifată, cuprinsul nu va afişa în partea dreaptă numerele paginilor
- Right align page numbers - pentru alinierea la dreapta a numerelor de pagină
- Tab leader - umple distanţa dintre titlurile din cuprins şi numărul paginii cu linie punctată, linie întreruptă, linie continuă sau fără linie
- Formats - se poate alege un anumit format pentru cuprins (Din şablon, Clasic etc.)
- Show levels - numărul de niveluri din cuprins în care nivelul 1 corespunde capitolelor (Heading 1), nivelul 2 - subcapitolelor de grad 1 (Heading 2) etc.
- Use hyperlinks instead of page numbers - dacă este debifată, la clic pe titlurile din cuprins, Word nu va afișa pagina respectivă din document
- butonul Options - permite alegerea stilurilor folosite în cuprins - aici se poate modifica nivelul TOC (TableOfContents) pentru fiecare stil în parte (de exemplu, pentru stilul SECTION TITLE se poate alege nivelul 1, iar pentru stilul Heading 1 - nivelul 2); astfel, acestea vor fi afişate diferit
- butonul Modify - permite modificarea proprietăţilor fiecărui stil din cuprins (tip, font, mărime, culoare, formatări de paragraf etc).
Elementele cuprinsului sunt şi legături la paginile din document. Astfel, ţinând apăsată tasta CTRL, cu clic pe un titlu, cursorul "sare" la pagina respectivă, care este afişată pe ecran.
Notă: Dacă după crearea cuprinsului au mai fost făcute modificări în document (adăugare sau ştergere titluri, subtitluri, text care modifică numărul paginilor), cuprinsul poate fi reactualizat cu clic pe butonul din dreapta a mouse-ului şi clic pe Update Field.
Va fi afişată o fereastră cu două opţiuni:
- actualizarea doar a numerelor de pagină din dreapta cuprinsului;
- actualizarea întregului cuprins (dacă au fost adăugate/modificate/şterse titlurile capitolelor etc.).
Cuprinsul poate fi editat
Cu clic în zona cuprinsului, fondul acestuia devine gri. Se pot selecta și modifica titlurile, mărimea acestora, tipul de font, culoarea, se pot şterge linii din cuprins etc.
Toate aceste modificări rămân valabile şi după redeschiderea documentului, dar numai până la o nouă actualizare a cuprinsului.
Pentru ştergerea întregului cuprins, se plasează cursorul la începutul cuprinsului sau se selectează întregul cuprins şi se apasă tasta Delete.
Word permite includerea mai multor cuprinsuri în acelaşi document. Astfel, fiecare capitol poate avea câte un cuprins, chiar dacă toate capitolele se află în acelaşi document.
Pentru a diferenţia conţinutul pentru fiecare cuprins în parte, se vor (crea şi) folosi stiluri diferite pentru fiecare cuprins.
De exemplu, pentru primul capitol se pot folosi stiluri numite "Capitol1Heading1", "Capitol1Heading2" etc şi pentru al doilea capitol "Capitol2Heading1" etc.
După definirea stilurilor, acestea se aplică la toate titlurile din document. Apoi se generează cuprinsurile, urmărind etapele:
1. Se poziţionează cursorul în locul unde va fi inserat cuprinsul în document.
2. Din References, clic pe instrumentul Table of Contents. Word afişează câteva opţiuni.
3. Clic pe Insert Table of Contents. Word afişează caseta de dialog Table of Contents.
4. Clic pe butonul Options. Word afişează caseta de dialog Table of Contents Options.
5. Se fac modificări în coloana TOC level, pentru a alege stilurile care vor fi folosite în cuprinsul ce va fi inserat.
De exemplu, la primul capitol, în dreptul stilului nou creat "Capitol 1 Heading 1" se va tasta cifra 1 în coloana TOC Level din dreapta, iar în dreptul stilului "Capitol 1 Heading 2", se tastează cifra 2. Celelalte Heading-uri nu vor fi completate, pentru a nu fi inserate în cuprins.
6. Clic pe OK pentru a închide caseta de dialog cu opţiuni Table of Contents Options.
7. Clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Table of Contents şi a genera cuprinsul.
Înainte de a urma aceste etape, documentul trebuie să aibă deja un cuprins care a fost generat automat (realizat prin selectarea unui stil predefinit de tip TOC - TableOfContents).
După completarea etapelor, la închiderea ferestrei de generare a cuprinsului Table of Contents, cuprinsul anterior este selectat şi Word întreabă dacă se doreşte înlocuirea vechiului cuprins cu cel nou.
Pentru ca în document să rămână şi celălalt cuprins (sau celelalte cuprinsuri), se face clic pe No (Nu).
Unii, la titlurile Heading 1, doresc să scrie pe un rând textul „Capitolul N”, iar pe rândul următor, numele capitolului. Ambele fiind Heading 1, Word le consideră ca fiind separate și le afișează în cuprins ca și cum ar fi două capitole separate, ca în imaginea următoare:
Dar dacă între cele două rânduri se introduce un sfârșit de linie manual, cuprinsul generat afișează capitolul pe o singură linie:
Sfârșitul manual de linie se introduce cu Shift+Enter, iar la activarea marcajelor de paragraf, este afișat diferit față de marcajul de sfârșit de paragraf.
