Find and Replace
Găsirea și înlocuirea caracterelor obişnuite, a celor speciale, formatarea caracterelor înlocuite etc.
Caseta poate fi acesată şi cu ajutorul combinaţiei de taste Ctrl+H
Caseta de dialog completă cuprinde mai multe opţiuni de înlocuire:
Se foloseşte la:
- găsirea și înlocuirea unui text cu un alt text (butoanele Replace si Replace All);
- găsirea și evidențierea următorului text de pe ecran (butonul Find Next);
- găsirea și înlocuirea formatărilor specifice - font, paragraf, tabulatori etc. (butonul Format) - de exemplu se caută doar caracterele de mărime 12, scrise îngroşat, culoare roşie şi se înlocuiesc cu caractere de mărime 14, culoare verde, subliniat cu două linii;
- găsirea și înlocuirea marcajelor speciale - sfârșit de paragraf sau de pagină, tabulatori și alte elemente (butonul Special) - de exemplu se găsesc întreruperile de secţiune şi se înlocuiesc cu întreruperi de pagină, presupunând că întreg documentul are aceeaşi mărime şi aceeaşi orientare a paginii, acelaşi antet/subsol etc;
- căutare cu ajutorul metacaracterelor pentru a găsi anumite litere;
- utilizare de coduri pentru a găsi litere, formatări, câmpuri sau caractere speciale.
Găsirea și înlocuirea unui text cu un alt text
În caseta Find What (De căutat) se tastează textul care trebuie înlocuit.
În caseta Replace With (Înlocuire cu) se tastează textul înlocuitor.
Pentru a găsi următoarea apariție a textului, se face clic pe Find Next (Următorul găsit).
Pentru a înlocui o singură apariție a textului, se face clic pe Replace (Înlocuire). Apoi Office Word selectează următoarea apariție a textului de căutat.
Pentru a înlocui toate aparițiile textului din întregul document, se face clic pe Replace All (Înlocuire peste tot).
Textul înlocuitor foloseşte formatarea textului înlocuit.
Caz particular: Găsirea și înlocuirea unui text de altă culoare cu un alt text
Sunt situații când avem un fișier șablon, în care dorim să înlocuim un text sau o valoare doar în anumite locații din document, fără a le modifica pe celelalte.
O variantă ar fi căutarea pas-cu-pas (butonul Find next) și înlocuirea doar unde este cazul (butonul Replace).
O altă variantă, mai rapidă, ar fi cea în care în documentul șablon, textul sau valorile care trebuie înlocuite să fie formatate diferit.
De exemplu, se caută doar textul Sibiu scris cu roșu și se înlocuiește cu Miercurea Sibiului.
Dacă se alege înlocuirea fără formatare, Word ar putea înlocui textul și la județ, iar rezultatul înlocuirii ar putea să arate astfel:
... localitatea Miercurea Sibiului, județul Miercurea Sibiului ...
Însă dacă în documentul șablon textul sau valorile sunt formatate diferit, iar în caseta Find and Replace se alege acea formatare, înlocuirea se face corect:
În același fel, pot fi făcute diverse formatări (culoare text, marcare text - Highlight) în documentul șablon, pentru a evita înlocuirile incorecte.
De exemplu, dacă într-un document, titlurile sunt de culoare roşie, dar există texi în paragrafe care a rămas de culoare roşie.
Documentul final trebuie să aibă titlurile albastre, iar paragrafele de culoare neagră.
Aici selectarea întregului document pentru a face textul de culoare neagră ar face şi titlurile negre.
Folosind caseta Find and Replace, se poate ca textul din paragraf de culoare roşie să fie transformat în culoare neagră, iar titlurile - din culoare roşie în culoare albastră. Formatările pentru diferite înlocuiri se aleg cu butonul Format. Aici a fost folosit doar Format - Font, unde au fost alese mărimea fontului şi culoarea lui.
În imaginea următoare, Word caută textul cu mărimea de 11 pt, culoare roşie şi îl înlocuieşte cu font de 11 pt, culoare neagră. Astfel, textul care are o altă mărime, nu va fi modificat.
Ulterior, se poate construi o macrocomandă care, cu InputBox să ceară noile date și să le înlocuiască automat în documentul șablon, după care să îl salveze cu un alt nume.
Pentru a revoca o înlocuire în curs, se apasă ESC. Dacă înlocuirea a fost deja făcută, se foloseşte anularea ultimei acţiuni - Undo.
Cu clic pe butonul More, sunt afişate mai multe opţiuni.
Dacă se bifează caseta Match Case, Word va găsi şi înlocui doar caracterele care seamănă exact cu cele completate în caseta Find What (De căutat) - de exemplu, nu va înlocui şi textul care are majuscule în loc de litere mici.
Caseta Use wildcards ajută la extinderea căutării. De exemplu, pentru a găsi deopotrivă Bucuresti şi Bucureşti, se va scrie Bucure?ti (cu semnul întrebării "?" în loc de "s" sau "ş"). Semnul întrebării înlocuieşte "orice caracter".
În acest caz, Word caută toate cuvintele care încep cu caracterele "Bucure", urmate de orice literă şi terminate cu "ti".
Lista următoare arată şi alte caractere speciale care se pot folosi la căutare.
În loc de semnul întrebării se poate folosi şi caracterul special ^$, care înseamnă "orice literă" (Any Letter care poate fi selectat din lista Special).
La bifarea casetei Match prefix, Microsoft Word va căuta doar caracterele care se află la începutul cuvântului. Pentru a căuta cuvintele care se află la sfârşitul cuvântului se bifează caseta Match suffix.
Dacă înlocuirea se face folosind butonul Replace All, este bine să se facă o verificare, cu clic pe tabul Find (Găsire). Caseta are mai multe opţiuni: marcarea cu culoare galbenă a textului găsit (Reading Highlight), căutare într-un anumit loc - în document, în antet şi subsol (Find In), căutarea textului următor (Find Next).
Alte exemple de găsire şi înlocuire a caracterelor speciale se află aici.