Novedades en Afiliación y Cotización a la Seguridad Social

Se introducen novedades en las gestiones de Seguridad Social, siendo las más importantes las siguientes:

Se reduce el plazo para comunicar bajas y cambios en los trabajadores y empresas a 3 días.

Hasta ahora el plazo para comunicar variaciones y bajas era de 6 días, plazo que queda reducido a 3 días.

Las comunicaciones de bajas y las de variaciones de datos de los trabajadores deberán presentarse dentro del plazo de los 3 días naturales siguientes al del cese en el trabajo o aquel en que la variación se produzca.

También tendrá un plazo de 3 días la comunicación de las variaciones de datos que afecten a los datos comunicados por la empresa o empresario (cambio de actividad económica, de persona física, domicilio legal del empresario, etc.).

Las altas de trabajadores sólo por sistema RED.

Se suprime la posibilidad de realizar la solicitud de alta de los trabajadores por medios especiales, como telegrama, fax u otro medio que no sea el sistema RED.

Se debe comunicar el convenio colectivo aplicable a la empresa.

Deberá comunicarse a la Tesorería General de la Seguridad Social el código del convenio colectivo que sea de aplicación cuando se proceda a la inscripción de la empresa. Si la empresa ya está inscrita dispone de un plazo de seis meses para la comunicación de dicho dato.

Cuando se produzca una variación del código de convenio deberá comunicarse en un plazo de tres días.

El plazo para la conservación de documentos se fija en 4 años.

La empresa deberá conservar los documentos de inscripción, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos durante 4 años (antes eran 5). Los justificantes de pago de la cotización deberán conservarse durante el mismo plazo.

Los empresarios deberán informar a los trabajadores, junto con su nómina, de los datos relativos a la cotización.

Los empresarios deberán informar a los trabajadores, dentro del mes siguiente al que corresponda el ingreso de cuotas, sobre los datos relativos a la cotización.

Cuando estos datos se transmitan u obtengan de forma electrónica, se entiende por cumplida la obligación si se pone a disposición de los trabajadores a través de pantalla de ordenador o terminal informático.

Esta medida tiene como fin evitar posibles fraudes o abusos respecto a los derechos de los trabajadores.

En cuanto a la liquidación de cuotas, se establece el procedimiento y plazos, en función del sistema de liquidación:

• Autoliquidación:

Este es el sistema convencional, en el que el sujeto realiza los cálculos de la liquidación y la trasmite a través de los medios electrónicos.

• Sistema de liquidación directa de cuotas:

En este nuevo sistema será Seguridad Social quien calcule la liquidación, el usuario tendrá que iniciar el proceso solicitando el cálculo de la liquidación por cada trabajador y aportar los datos que sean necesarios para realizar la liquidación (ambas gestiones por medios electrónicos), teniendo de plazo hasta el penúltimo día natural de plazo reglamentario de ingreso.

Entre las novedades que plantea este nuevo sistema destacan las siguientes:

• El cálculo de la liquidación se realizará en función de aquellos de que disponga TGSS, que contrastará con la información de las bases de datos de diferentes organismos ante las variaciones de datos de los trabajadores. El sujeto responsable podrá solicitar a TGSS que realice la liquidación en base a los datos de las liquidaciones comunicadas anteriormente. La Seguridad Social aplicará las deducciones, bonificaciones o reducciones que correspondan.

• Si la liquidación se puede realizar con los datos disponibles, TGSS emitirá el documento electrónico de pago y la relación nominal de trabajadores dentro del plazo reglamentario de ingreso. En el caso de no poder realizarse, Seguridad Social solicitará en el plazo de 48 horas informará sobre las causas que impiden el cálculo, debiendo la empresa comunicar los datos para solventarlo, hasta el penúltimo día natural de plazo de ingreso.

También existe la posibilidad de solicitar la liquidación parcial a TGSS de aquellos trabajadores para los que sí se pudieron realizar los cálculos. Ésta emitirá un documento electrónico de pago por esa parte de la plantilla que se pudo calcular.