Data de postagem: 08/06/2020 20:50:42

REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS

Direcionamento do tempo para o cumprimento de tarefas consideradas importantes, urgentes e circunstanciais.

Estabelecemos na tarefa anterior a listagem de atividades que temos a desempenhar e fizemos a distribuição conforme os dias da semana. Agora temos que nos ater a uma nova fase organizacional, ou seja, identificar as atividades dentro de uma escala de prioridades.

Antes de construir esta estrutura organizacional vale destacar o que são atividades de caráter importante, urgente ou circunstancial. Para isso, citamos os ensinamentos do paulista Christian Barbosa, bacharel em Ciência da Computação e considerado o maior especialista brasileiro em administração de tempo e produtividade segundo importantes meios de comunicação como a Revista Você S/A. Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi um dos profissionais mais jovens do mundo a receber o certificado da Microsoft. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, a qual presta assessoria para empresas como: Santander; Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede

Globo e Nestlé. (Fonte: Triad ProductivitySolutions: http://www.triadedotempo.com.br/interna_livro_livro.asp, em jan/2012)

“A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.

A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.

A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações”.

Em resumo temos que focar nossas atividades na esfera do que é importante e também dar atenção ao que é urgente. No campo prático podemos dizer que a comemoração do aniversário de um parente querido é importante, a preparação para uma prova que acontece na semana que vem é urgente e, finalmente, passar uma tarde assistindo TV, jogando jogos eletrônicos ou nas redes sociais figura no campo circunstancial.

Mais especificamente o objetivamente, devemos aprender a diferenciar as coisas importantes das urgentes e das circunstanciais. De fato, as importantes podem ser planejadas com mais comodidade, as urgentes devem ser resolvidas imediatamente e as circunstanciais devem ser levadas a terceiro plano.

Conforme o texto extraído da apostila e feitas as pertinentes observações vamos agora para uma atividade prática importante e urgente:

1) Estabeleça dentre as suas tarefas da lista da atividade anterior as prioridades colocando-as como importantes, urgentes e circunstanciais. Para tanto, voltemos para o alocado na tarefa anterior e coloquemos ao lado de cada uma das atividades a letra I quando considerarmos Importante, U quando considerarmos Urgente e C quando considerarmos Circunstancial.

Potencializando o uso do seu tempo

Parabéns, você foi capaz de identificar dentre suas várias atividades pessoais e profissionais, as que são urgentes, importantes e circunstanciais. Agora, com o conhecimento sobre o tempo e sua importância é possível estabelecer ao menos de forma inicial uma reflexão acerca da divisão e uso do seu tempo e, a partir daí enxergar o que é realmente necessário de ser feito para que assim possa potencializar o uso do seu tempo.

Agora, diante das tarefas que você classificou com urgentes, faça:

2) Uma análise do porquê de ainda não ter sido realizado aquilo que foi marcado como ugente! E o que pode ser feito para sanar tal situação. O mesmo exercício faça para com as atividades consideradas importantes.

3) Finalmente, dentro das atividades identificadas como circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o tempo gasto com estas para a execução de tarefas consideradas urgentes e importantes.

Com o planejamento e organização do tempo, inclusive com estabelecimento de prioridades, fica mais fácil administrar o tempo e deixar espaços livres para todas as tarefas.

Desta forma, percebemos que com disciplina é possível adequarmos todos os compromissos e necessidades, inclusive, dormir e se divertir, dentro do espaço das vinte e quatro horas do dia.

Esta simples atividade serve para que percebamos o valor do tempo e como ele pode e deve ser sempre nosso grande aliado e colaborador. Assim, como diziam os gregos Carpe Diem: Aproveite o dia!