Estabelecendo Prioridades

Data de postagem: 08/06/2020 20:50:42

REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS

Direcionamento do tempo para o cumprimento de tarefas consideradas importantes, urgentes e circunstanciais.

Estabelecemos na tarefa anterior a listagem de atividades que temos a desempenhar e fizemos a distribuição conforme os dias da semana. Agora temos que nos ater a uma nova fase organizacional, ou seja, identificar as atividades dentro de uma escala de prioridades.

Antes de construir esta estrutura organizacional vale destacar o que são atividades de caráter importante, urgente ou circunstancial. Para isso, citamos os ensinamentos do paulista Christian Barbosa, bacharel em Ciência da Computação e considerado o maior especialista brasileiro em administração de tempo e produtividade segundo importantes meios de comunicação como a Revista Você S/A. Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi um dos profissionais mais jovens do mundo a receber o certificado da Microsoft. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, a qual presta assessoria para empresas como: Santander; Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede

Globo e Nestlé. (Fonte: Triad ProductivitySolutions: http://www.triadedotempo.com.br/interna_livro_livro.asp, em jan/2012)

“A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.

A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.

A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações”.

Em resumo temos que focar nossas atividades na esfera do que é importante e também dar atenção ao que é urgente. No campo prático podemos dizer que a comemoração do aniversário de um parente querido é importante, a preparação para uma prova que acontece na semana que vem é urgente e, finalmente, passar uma tarde assistindo TV, jogando jogos eletrônicos ou nas redes sociais figura no campo circunstancial.

Mais especificamente o objetivamente, devemos aprender a diferenciar as coisas importantes das urgentes e das circunstanciais. De fato, as importantes podem ser planejadas com mais comodidade, as urgentes devem ser resolvidas imediatamente e as circunstanciais devem ser levadas a terceiro plano.

Conforme o texto extraído da apostila e feitas as pertinentes observações vamos agora para uma atividade prática importante e urgente:

1) Estabeleça dentre as suas tarefas da lista da atividade anterior as prioridades colocando-as como importantes, urgentes e circunstanciais. Para tanto, voltemos para o alocado na tarefa anterior e coloquemos ao lado de cada uma das atividades a letra I quando considerarmos Importante, U quando considerarmos Urgente e C quando considerarmos Circunstancial.

Potencializando o uso do seu tempo

Parabéns, você foi capaz de identificar dentre suas várias atividades pessoais e profissionais, as que são urgentes, importantes e circunstanciais. Agora, com o conhecimento sobre o tempo e sua importância é possível estabelecer ao menos de forma inicial uma reflexão acerca da divisão e uso do seu tempo e, a partir daí enxergar o que é realmente necessário de ser feito para que assim possa potencializar o uso do seu tempo.

Agora, diante das tarefas que você classificou com urgentes, faça:

2) Uma análise do porquê de ainda não ter sido realizado aquilo que foi marcado como ugente! E o que pode ser feito para sanar tal situação. O mesmo exercício faça para com as atividades consideradas importantes.

3) Finalmente, dentro das atividades identificadas como circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o tempo gasto com estas para a execução de tarefas consideradas urgentes e importantes.

Com o planejamento e organização do tempo, inclusive com estabelecimento de prioridades, fica mais fácil administrar o tempo e deixar espaços livres para todas as tarefas.

Desta forma, percebemos que com disciplina é possível adequarmos todos os compromissos e necessidades, inclusive, dormir e se divertir, dentro do espaço das vinte e quatro horas do dia.

Esta simples atividade serve para que percebamos o valor do tempo e como ele pode e deve ser sempre nosso grande aliado e colaborador. Assim, como diziam os gregos Carpe Diem: Aproveite o dia!