I.C.B.
Una introducción a las bases de datos
La finalidad de una base de datos es la de contener datos.
Una base de datos es un conjunto de datos clasificados, agrupados y relacionados de alguna manera.
A esa manera de clasificar, agrupar y relacionar los datos le denominamos modelo de datos, luego un modelo de datos describe cómo se representan los datos.
Un modelo de datos esta compuesto de
1. "objetos" o entidades que existen y se manipulan
2. "atributos", que son características básicas de estos objetos
3. "relaciones" o forma en que enlazan los distintos objetos entre si.
El modelo de datos basico es el modelo relacional , que es un modelo de datos basado en la lógica de predicado y en la teoría de conjuntos.
Este modelo considera la base de datos como una colección de relaciones.
De manera simple, una relación representa una tabla ( objeto) , en que cada fila(objeto) representa una colección de valores que describen una entidad.
Cada fila se denomina tupla o registro y cada columna campo.
Entre las ventajas de este modelo están:
1. Garantiza herramientas para evitar la duplicidad de registros, a través de campos claves o llaves.
2. Garantiza la integridad referencial: Así al eliminar un registro elimina todos los registros relacionados dependientes.
3. Favorece la normalización por ser más comprensible y aplicable.
En este modelo un campo es un espacio de almacenamiento para un dato particular.
En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder y sobre la que se puede actuar.
En el entorno de bases de datos la información se representa en registros o tuplas, compuestos de campos.
Un registro se compone de campos
Tablas, registros y campos.
Las bases de datos están formadas por bloques de información básicos, estos bloques reciben el nombre de tablas, lo que antiguamente se denominaban ficheros o archivos.
Una tabla, es un conjunto de información con características comunes. Es decir, almacena información sobre un concepto en común.
Por ejemplo en la base de datos de un video club, existirá una tabla que guarde información de las películas, otra que almacene los datos de los socios, etc...
Estas tablas, están compuestas de registros. Un registro es cada uno de los elementos de información de la tabla.
En el ejemplo de la base de datos del video club, un registro es cada uno de los socios almacenados en la tabla socios.
A su vez, cada registro esta formado por una unidades fundamentales denominadas campos. Un campo es la unidad de información que interesa almacenar para cada registro.
En nuestro ejemplo, nuestros registros estarían formados por los siguientes campos: nombre de socio, apellidos, número de socio, dni, etc...
Una introducción a la información
Podemos definir el término información como conjunto delimitado y organizado de datos , que constituyen un mensaje sobre algo determinado.
La necesidad y búsqueda de información nace cuando alguien se da cuenta de que el nivel actual de conocimientos que posee es menor del que necesita para afrontar la resolución de un problema.
El término necesidad de información ha sido utilizado en formas muy variadas. Necesidad de información es un concepto subjetivo que sólo se da en la mente del individuo que la experimenta (Wilson and Streatfield, 1981). Ha sido definido como "reconocimiento de la existencia de incertidumbre" (Krikelas, 1983, p.6).
El comportamiento de búsqueda de información, resultado del reconocimiento de alguna necesidad (Wilson, 1981), viene definido por Krikelas (1983, p. 6-7) "como cualquier actividad de un individuo dirigida a identificar un mensaje que satisfaga una necesidad percibida como tal.
Para dar respuesta a una búsqueda de información, producto de una necesidad de información, hemos de utilizar algún tipo de sistema estructurado de tal forma que nos permita preguntar, seleccionar, filtrar y ordenar toda una serie de datos relacionados con esa necesidad que hemos identificado.
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que agrupa datos bajo una serie de principios o reglas y los convierte en información.
Dentro de este esquema conceptual un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.), de un atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.
Se considera que un dato es una expresión mínima de información sobre un tema.
Ejemplo:
Dato1: 26/11/1958 Dato2: AngelMiguel Dato3: Cordoba
Información……. Angelmiguel nació en cordoba el 26/11/1958
De todo ello deducimos que no basta con poseer los datos, sino que estos han de estar debidamente relacionados y estructurados y ser accesibles mediante un sistema para que se transformen en información.
Una introducción a la contabilidad
Que es…
La contabilidad, en el entorno empresarial, es un sistema colector de información, donde se refleja cuantitativamente toda actividad o posiblidad de actividad que suponga una transacción o posibilidad de transaccion patrimonial, económica o financiera.
Estructura y objetos de la Contabilidad
En el entorno contable la trascripción cuantitativa de la información sobre esas transacciones se representa bajo los criterios de un diccionario de uso de términos y códigos, en lo que se denominan asientos, compuestos de movimientos y estos a su vez de campos.
Una serie de reglas y criterios establecen de forma indeleble la secuencia de transcripción y su composición.
El reflejo de los asientos se produce en dos documentos principales: las cuentas y el diario.
Los Objetos principales
El diccionario, las cuentas y el diario
Se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones que se hacen en un libro de contabilidad
1. Concepto de asiento.- Denominaremos asientos a las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable.
Existen dos sistemas fundamentales para la realización de asientos:
A.- La partida simple : Consiste en la anotación del hecho que se quiere reflejar por medio de un único apunte. Supongamos que se refleja la compra de un terreno por 100.000 Euros.
Terrenos y bienes naturales 100.000.
B.- La partida doble: Se basa en que en cada operación intervienen al menos dos partes.
La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen. Por ejemplo, si sacamos dinero del banco (origen) en algún sitio lo habremos puesto o a alguien se lo habremos entregado (destino). Si hemos ingresado dinero en el banco (destino) de algún sitio habrá salido (origen).
En el ejemplo anterior de la compra del terreno está claro que alguien nos lo habrá vendido, de modo que si sólo anotamos que hemos comprado un terreno y no anotamos si lo hemos pagado (y cómo) o si todavía lo debemos (y a quién), es evidente que nos está faltando información.
La partida doble por tanto consiste en realizar en cada asiento un apunte doble. Por un lado, se reflejan las inversiones realizadas, y por otro, la financiación de las operaciones de la empresa. Dicho de otra manera, de un lado se reflejará el destino de la operación efectuada, y de otro, el origen de los fondos empleados para esa operación.
Supongamos que la operación anterior, se realiza en efectivo:
100.000 Terrenos y bienes naturales a Bancos 100.000
En esta operación, el destino final ha sido la adquisición de la maquinaria, mientras que el origen del que procede la financiación, es la cuenta corriente de la empresa en un banco.
El cargo y el abono, el Debe y el Haber
- Debe : denominaremos Debe al lado izquierdo del asiento, o de la cuenta. En el Debe se anotarán los incrementos de inversiones, o las disminuciones de financiaciones.
- Haber : denominaremos Haber, al lado derecho de la cuenta o asiento. En el Haber se anotarán las disminuciones de inversiones y los aumentos de financiaciones.
- Cargo : denominaremos Cargo a las anotaciones practicadas en al Debe.
- Abono : denominaremos Abono a las anotaciones practicadas en el Haber.
Si observamos el ejemplo anterior, vemos que se ha cargado (anotado en el Debe) un incremento de las inversiones materializado en unos terrenos. Por otro lado, se ha producido un abono (anotación en el Haber) materializado en una disminución de la inversión en bancos.
Otro ejemplo: Supongamos que queremos reflejar la concesión de un préstamo de 20.000 Euros. Eso supondría que el banco entrega 20.000 Euros, que incrementa la inversión en la cuenta de Bancos (Cargaremos en el Debe), y por otro lado, tenemos una nueva deuda que supone un aumento de la financiación (Abonaremos en el Haber).
20.000 Bancos a Deudas 20.000
En esta operación, el origen de los fondos está en una deuda contraída, mientras que el destino al que se han aplicado, es la cuenta de la empresa abierta en un banco.
Podemos suponer también que la empresa devuelve 15.000 a sus accionistas. Eso supone que cargaremos 15.000 Euros en la cuenta de Capital, pues disminuye en esa cantidad la financiación de la empresa. Al mismo tiempo, abonaremos 15.000 Euros en la cuenta de Bancos, pues disminuye en esa cantidad la inversión en bancos.
15.000 Capital a Bancos 15.000
- tipos de asientos.
Asientos simples
Compuesto por Una cuenta acreedora o una cuenta deudora.
Asientos Compuestos
compuesto por Una cuenta deudora y varias acreedoras. Varias cuentas deudoras y una acreedora. Varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.
El Diccionario…
La contabilidad usa un diccionario numérico jerarquizado como base de ordenación, nombrando a cada una de las diferentes escalas numéricas, para especificar el contenido cuantificado de las transacciones.
Ej. Código-Contable: 7000000
Nombré _ Cuenta-Código-Contable: Ventas
Este diccionario esta numéricamente jerarquizado de la siguiente forma:
1.- nº de dígitos: 1 identifica cuentas de agrupación
Ej.: 6 Compras y Gastos
100 €, contenido numérico
2.- nº de dígitos: 2 identifica cuentas de agrupación
Ej.: 60 Compras
100 €, contenido numérico
3.- nº de dígitos: 3 identifica cuentas de agrupación
Ej.: 600 Compras de mercaderías
100 €, contenido numérico
4.- nº de dígitos: >3 identifica cuentas auxiliares (cuentas de trabajo)
Ej.: 6000 Compras de hormigón
90 €, contenido numérico
10 €, contenido numérico
Siendo x=100 el contenido numérico de cualesquiera cuenta contable auxiliar, los niveles superiores (600,60 y 6) tan sólo representan la sumatoria de la sumas del contenido numérico de las cuentas auxiliares de su nivel jerárquico inferior.
Notemos pues que las transacciones sólo se reflejan en las cuentas auxiliares.
En principio la entidad reguladora del diccionario ha establecido los criterios sobre nombre y contenido, hasta el nivel 3, considerando los mismos que un mayor desarrollo y desglose tan sólo se darán en los niveles >3 cuando sea necesario en orden a mayor claridad o necesidad.
En este diccionario no existen contradicciones conceptuales ni numéricas, lo que quiere decir que no puede haber dos Códigos-Contables que sean nombrados de igual forma , o dos Códigos-Contables diferentes nombrados de igual nombre y contenido divergente, o dos nombres de Nombré _ Cuentas-Códigos-Contables con idéntico Código-Contable.
A cada Código-Contable le corresponde un y sólo un Nombré _ Cuenta-Código-Contable, y a cada Nombré _ Cuenta-Código-Contable le corresponde un y solo un Código-Contable, es decir estamos ante una relación de carácter biunívoco. (Existen excepciones a la norma, que veremos más adelante).
Los Objetos principales auxiliares
El libro mayor, el balance, la cuenta de explotación
Aclaramos que los autores han posibilitado diversos grados de agrupación, con ello lo que se pretende conseguir son diferentes grados de agregación numérica de cara a diferentes simplificaciones de análisis numérico posterior, y aun y cuando són las autoridades las que establecen la ortodoxia sobre las mismas y su interpretación, nosotros abogamos por una menos restrictiva interpretación donde serán los usuarios quienes deben de decidir cuales son las agrupaciones que usarán en sus documentos.