Kehittämismalli
Kaisa Puuronen, projektipäällikkö, muotoilija
Kehittämisessä lähdetään aina parantamaan jotain tunnistettua tilaa, ongelmaa tai haastetta; jos sellaista ei ole, ei ole mitään kehitettävääkään.
Kehittämisen kuvaamisessa on tärkeää ottaa heti alkuvaiheen määrittelyyn mukaan ne henkilöt, joita lopputulos koskettaa. Tästä puhutaan usein osallistamisena. Tällä tavoin varmistetaan, että lopputulos lisää arvoa nykytilaan nähden käyttäjille ja/tai parantaa organisaation liiketoimintaa tavalla tai toisella. Käyttäjien osallistamisella turvataan myös se, että lopputulos vastaa käyttäjien tarpeita.
Palvelumuotoilun menetelmiä ja ajattelumallia hyödyntävä PEILI-kehittämismalli toi kohderyhmän osaksi kehitystiimiä pajapiloteissa. Sen myötä toteutui erityisesti tavoite saada nuorten ääni kuuluviin hankkeen ratkaisuissa. Kehittämismalli pakotti aika ajoin myös monialaisen kehitystiimin asettumaan toistensa saappaisiin, jolloin yhteiset tavoitteet pystyttiin säilyttämään kehitystyön keskiössä ja eri alojen toiminta eteni rinta rinnan. Tällä tavoin eri alojen tuottajat näkivät myös uusia mahdollisuuksia tehdä omaa työtään. Hanketiimi koki kehittämismallin työskentelytavan alkuun hieman raskaana, mutta samalla he kokivat voimaantuvansa uuden tietämyksen myötä. Säännölliset tapaamiset olivat tuotteliaita, ja asioita vietiin niiden aikana isoin askelin eteenpäin. Monialaisen tekemisen voimaannuttaminen näkyi viikoittaisten kaksituntisten tapaamisten jälkeen voimakkaana energiapiikkinä ja iloisuutena. Jokainen tiiminjäsen osaa hyödyntää kehittämismallia tulevissa hankkeissa ja projekteissa. Koronan myötä tapaamiset ovat siirtyneet videotapaamisiksi, ja se on verottanut yhdessä tekemisen hyötyvaikutuksia.
PEILI-hankkeessa jalostetussa kehittämismallissa on yhdistetty muotoiluajattelulle tyypillinen käyttäjälähtöinen yhteiskehittämisen menetelmä monialaiseen tekemiseen. Sosiaali- ja terveyspuolella asiaa on käsitelty osallisuuden kautta, ja tietotekniikka katsoo sitä User Experiencen (UX) eli käyttäjäkokemuksen näkökulmasta. Useinkin monialaisessa tekemisessä alkuun tarvitaan aikaa siihen, että löydetään tiimille yhteinen kieli tekemisen keskiössä oleviin käsitteisiin.
NUORET + KEHITYSTIIMI = YHTEISKEHITTÄMINEN
NUORTEN ASIANTUNTIJUUS + MONIALAISUUS + "OUT OF THE BOX" - AJATTELU = KEHITTÄMISMALLI
Muotoiluprosessin peruspilari double diamond on kuvattu tämän sivun pääkuvassa. Tämä kaksoistimanttia kuvaava kehityskulku löytyy jokaisesta kehitysprosessista. Kaksoistimantti sisältää neljä vaihetta:
Selvitysvaihe, jossa tietoa kerätään ja ymmärrystä ongelmasta laajennetaan.
Määrittelyvaihe, jonka aikana kerätystä tiedosta lähdetään tiivistämään oleellista.
Kehitysvaihe, jonka aikana luodaan useita prototyyppejä ratkaisusta ja testataan niitä.
Jalostusvaihe, joka kiteyttää tärkeimmän ja jonka aikana synty lopullinen tuotos.
Vaiheet kulkevat lineaarisesti, mutta tekevät tarpeen mukaan iteratiivisia silmukoita palaten aiempaan vaiheeseen tai tarvittaessa aivan alkuun. Näin siitä muodostuu jatkuvan kehittämisen prosessi. Jatkuvan kehittämisen prosessi ei ole mahdollinen rajatun aikataulun hankkeissa, joten aika sekä resurssit loivat tälle kehityshankkeelle raamit. Lopullisten ratkaisujen päälle pystytään kuitenkin tekemään aina uusi kehityskierros, jos niin halutaan.
Tavoitteet ohjaamassa kehittämistä
Kehittämistoiminta on ymmärrettävästi määriteltyä toimintaa, joka tähtää tiettyyn muutokseen ja etenee menneestä tulevaan määrällisesti, laadullisesti tai rakenteellisesti. Tavoitteellisuus on kehittämistoiminnan keskeinen elementti, joka tähtää tehokkaampiin tai entistä parempiin ratkaisuihin, palveluihin, toimintatapoihin tai -rakenteisiin.
Nuori kehittämisen keskiössä
Nuoret toimivat kehittämistiimin asiantuntijoina työpajojen aikana. Asiantuntijuus näkyi, kun he testasivat ja antoivat palautetta toiminnan sisällöstä ja tavoitteista.
Yhdessä tekeminen korostui yhteisen päämäärään saavuttamiseksi. Hankkeen kehittämisen tavoitteena oli löytää ymmärrys siitä, mitkä tekijät vaikuttavat nuorten passiivisuuteen, ja toisaalta taas, mitä nuori tarvitsee, jotta hän pääsee aktiivisen toimijan rooliin kiinni. Kaiken päämääränä oli vahvistaa nuorten omaa elämänhallintaa. Hankkeen aikana kuvattiinkin tyypilliset passiivisuuden muodot, profiilit, joita nuorista pystyi tunnistamaan. Näille profiileille ideoitiin ammattilaisten tukemana nuorten kanssa ratkaisuja, joilla passiivisuutta voitaisiin vähentää ja rohkaista nuoria kohti aktiivista toimijuutta.
Aktivoitumisen esteet tunnistettiin moninaisiksi, eivätkä esteet yksilöiden kohdalla välttämättä olleet olemassa olevassa aikataulussa tai edes monialaisella osaamisella ratkaistavissa. Kuitenkin jokainen nuori kohdattiin yksilönä, osana kehitystiimiä ja kaikkien näkemykset otettiin huomioon.
Kehittämismalli, tekemisen työkalu
Hankkeen työskentelytapa noudatti palvelumuotoilun menetelmiä. Nämä menetelmät liimasivat monialaisen kehitystiimin yhteen nelivaiheista toimintamallia ja sovellusta suunniteltaessa. Kehityksen tuotoksena syntynyt PEILI-kehittämismalli on hyödynnettävissä monialaisten tiimien tekemisen periaatteiksi ja prosessiksi.
Kehittämismallissa alakohtaisia siiloja rikottiin siten, että kehitystiimin jäsenet alasta riippumatta ovat osallistuneet kaikkiin kehitysvaiheisiin.
PEILI-kehittämismalli
Iteroiva PEILI-toimintamallin kehitysprosessin (kuvassa yllä) sisältö luotiin alkuun monialaisen tiimin toimesta vastaamalla neljään kysymykseen koskien nelivaihemallia. Nelivaihemallista rakentui PEILI-toimintamalli kehitysprosessin tuotoksena. Kehittämismalli soveltuu kaikkeen käyttäjien kanssa tehtävään testaamiseen ja kerätyn tiedon hyödyntämiseen tuotosten jalostamiseksi.
Kehittämismallin ensimmäinen osio keskittyy suunnittelun jäsentämiseen seuraavasti:
1. Määritellään yhteinen ymmärrys siitä, mihin pyritään.
2. Asetetaan yhteiset ja alakohtaiset toiminnan tavoitteet.
3. Luodaan yhteisen toiminnan sisältö ja aikataulu.
4. Määritellään mittarit ja tiedon keräämistavat tavoitteille.
Kehittämismallin toisessa osiossa mennään käytännön toteutukseen seuraavasti:
5. Testataan kehitettyä tai olemassa olevaa ratkaisuja.
6. Kerätään käyttäjäpalautetta ja havainnoidaan tekemistä.
7. Arvioidaan omaa ja muiden toimintaa kriittisesti. Huomioitava, ettei omiin tuotoksiin saa "rakastua".
8. Dokumentoidaan yhdenmukaisesti havainnot ja palautteet.
Kehittämismallin kolmannessa osiossa analysoidaan objektiivisesti tuloksia:
9. Palaute kootaan yhteen kaikkien saataville.
10. Palautteesta nostetaan oleelliset asiat käsiteltäväksi ennalta sovituissa ja säännöllisissä palavereissa.
Apukysymykset:
Mikä toimii?
Mikä ei toimi?
Ja miksi näin?
Kehittämismallin neljännessä ja viimeisessä osiossa jalostetaan opittua tietoa:
11. Päätetään välittömät toiminnan/sisällön muutokset ja toteutetaan ne. Nimetään, kuka vastaa muutoksista.
12. Toimintaa iteroidaan, kunnes uutta tietoa ei enää synny.
13. Tehdään päivitetty/uusi ratkaisun kuvaus ja jaetaan se kaikkien saataville.
Tärkeää muistaa
Sisäistä kommunikaatiota ei voi liikaa korostaa, jotta saadaan yhteinen näkemys tekemisen tavoitteista ja toiminnan oikea-aikaisuus toteutuu. Tämä on tarkoittanut PEILI-hankkeen kehittämisessä käytännössä sitä, että terminologiaa purettiin ja teknologia-, sosiaalialan ja terveyden edistämisen asiantuntijat sitoutuivat työskentelemään rintarinnan viikoittaisissa palavereissa.