1. Before Leaving UTokyo (Academic Procedures)

Due to the university's rules and regulations, not only exchange students but ALL UTokyo students must return their Student ID Cards when leaving UTokyo. 

Please be sure to return your Student ID Card to International Education Promotion Group (USTEP office) on Hongo Campus or Center for Global Education (Komaba Branch) (in the Globalization Office) on Komaba Campus before returning home. 

*The USTEP Office in Hongo is closed for lunch break (12:00-13:00) 

[Important Note]

Please be aware that possessing multiple student ID cards through false declarations, or failing to return a student ID when required, constitutes improper use. Such actions may be regarded as identity document fraud or misuse and could result in disciplinary measures or legal consequences.

大学の規則により、交換留学生に限らずすべての東京大学の学生は、東京大学を離れる際に学生証を返却する必要があります。

必ず、帰国前に以下のいずれかの窓口へ学生証を返却してください：

本郷キャンパス：国際教育推進課（USTEP オフィス）

駒場キャンパス：グローバル教育センター駒場支部

※本郷の USTEP オフィスは12:00～13:00の間は昼休みのため閉室しています。

【重要なお知らせ】

虚偽の申告によって学生証を複数所持することや、返却が必要な学生証を返却しないことは、不正使用にあたります。これらの行為は、身分証明書の不正取得・不正使用とみなされる可能性があり、懲戒処分や法的措置の対象となることがありますので、十分にご注意ください。

Please submit the USTEP Post-program Questionnaire by designated date. The questionnaire form will be sent to you by email as it approaches to the end of semester. This is a necessary process for completing the program and issuing your academic transcripts.

• Deadline: Thursday, July 31

*UTokyo Account required

USTEP プログラム終了後アンケートを、指定された期限までに提出してください。アンケートフォームは、学期末が近づく頃にメールで送信されます。このアンケートは、プログラム修了手続きおよび成績証明書の発行に必要なプロセスです。

• 提出期限：7月31日（木）

※提出にはUTokyoアカウントが必要です。

After your student status at UTokyo ends, you no longer be able to access the UTAS and all other IT services provided by UTokyo (such as UTOL, Zoom, Office 365 and Google workplace). 

For your credit transfer benefits after returning to your home institution, please save a copy of the syllabus (as screenshot images or PDFs) on your own and take all the textbooks and handouts from lectures back to your home. Most of courses materials on UTOL will be no longer available immideately after the lecture period ends (before the semseter ends). Please do not wait until the last minutes!

USTEP Office cannot send a copy of your course registration information, course syllabus, grade information from your UTAS screen, or under no circumstances can a revoked account be reinstated.

*Certificate of Course Registration is also issuable from Auto Issuing Machines on Campus but only before the lecture period ends.

東京大学での在籍期間が終了すると、UTAS をはじめ、UTOL、Zoom、Office 365、Google Workspace などの東京大学が提供するすべての IT サービスにアクセスできなくなります。

帰国後に所属大学で単位互換などの手続きを行うために、各授業のシラバス（スクリーンショットやPDF）を事前に保存し、授業で配布された教科書や資料は必ず持ち帰ってください。UTOL上の教材等は、学期終了前であっても、講義期間が終了した時点で利用できなくなることがありますので、直前まで放置せず早めに保存してください。

なお、USTEP オフィスでは、UTAS画面の履修登録情報・シラバス・成績情報のコピーを提供することはできません。また、一度停止されたアカウントの再開は一切できません。

※「履修登録証明書」はキャンパス内の自動証明書発行機でも発行可能ですが、こちらも講義期間終了までの間のみ利用可能ですのでご注意ください。

Faculties/College will release the grades from mid-March to late March for Autumn Semester, and from late August to early September for Spring Semester. The timing of grade release depends on the Faculties/College, so it may be delayed beyond this period in some cases. You can check your grades in UTAS using your account until the program end date. 

Since it will take some time for your official academic transcript to be ready and sent to your home institution, you're strongly encouraged to obtain a transcript by yourself from on-campus auto issuing machines, and/or save a screenshot/printout of your grade information on UTAS, after your grades are released before the program ends. 

There is no such unofficial transcript at UTokyo. In addition, the USTEP Office cannot check your grades on behalf of you and/or send it to you individually.

成績は、秋学期分は3月中旬～下旬、春学期分は8月下旬～9月上旬にかけて各学部・学科から順次公開されます。ただし、公開時期は学部・学科によって異なり、この期間を過ぎて公開される場合もあります。成績は、プログラム終了日までであればご自身のUTASアカウントで確認可能です。

正式な成績証明書の発行および所属大学への送付には時間がかかるため、成績公開後に、学内の自動証明書発行機で成績証明書を取得するか、UTAS上の成績画面をスクリーンショットまたは印刷して保存しておくことを強くお勧めします。これは、プログラム終了後にはUTASにアクセスできなくなるためです。

本学には非公式証明書はありません。また、USTEPオフィスであなたの成績を確認したり、個別に送付したりすることはできませんのでご注意ください。

Your digitally-signed academic transcript (PDF) will be sent to your home institution after you complete the USTEP program. Deliverance will take place around the following times. For receipt of the transcript, please directly contact the exchange office at your home institution.

• For Spring Semester: Late October (*For those students enrolled from 2024A to 2025S: Late September)

• For Autumn Semester: Late April

Please note the USTEP Office is unable to issue or sent your certificate before the scheduled deliverance time above under any circumstance. If you need your transcript earlier, you're strongly encouraged to obtain a copy of transcript by yourself from on-campus auto issuing machines, and/or save a screenshot/printout of your grade information on UTAS, after your grades are released before the program ends.

There is no such unofficial transcript at UTokyo. In addition, the USTEP Office cannot check your grades on behalf of you and/or send it to you individually.

USTEPプログラム修了後、デジタル署名付きの成績証明書（PDF）が所属大学宛に送付されます。送付時期は以下の通りです。成績証明書の受け取りについては、ご自身の所属大学の交換留学担当窓口に直接お問い合わせください。

• 春学期参加者：10月下旬（※2024A〜2025S期間に在籍した学生は9月下旬送付予定）

• 秋学期参加者：4月下旬

いかなる事情があっても、上記の予定より早く成績証明書を発行・送付することはできません。早期に成績証明書が必要な場合は、成績公開後に学内の自動証明書発行機で成績証明書を取得するか、UTAS上の成績画面をスクリーンショットまたは印刷して保存することを強く推奨します。プログラム終了後は UTAS にアクセスできなくなるため、必ず終了前に対応してください。

本学には非公式証明書はありません。また、USTEPオフィスであなたの成績を確認したり、個別に送付したりすることはできませんのでご注意ください。

We often receive requests to sign documents that certify a student’s enrollment period at UTokyo, particularly for procedures related to scholarship applications at their home institutions. However, as a general rule, the USTEP Office does not complete or sign such documents.

If you need proof of your enrollment period, please use the "Certificate of Enrollment", which can be issued from the automatic certificate issuing machines on campus.

For more details, please refer to the FAQ below.

母校での（特に奨学金受給のための）手続きの一環として、東京大学での在籍期間を証明する書類への署名リクエストを多く受けますが、USTEPオフィスでは原則としてそのような書類への署名・記入は行っておりません。

必要な場合は、自動証明書発行機で発行可能な「在籍期間証明書（Certificate of Enrollment）」をご利用ください。

詳細は下記FAQをご覧下さい。