Antes de gerar o primeiro arquivo do SPED Fiscal é necessário que o cliente faça a revisão dos cadastros de clientes, fornecedores, produtos entre outros. Essa revisão deverá ser realizada pelos colaboradores do Posto.
Abaixo segue o modelo de correspondência que deverá ser utilizado, para informar ao cliente sobre quais procedimentos de correções eles deverão adotar.
SOMENTE após a conclusão de todos os procedimentos, deverá ser gerado o arquivo de teste do SPED Fiscal.
O texto abaixo deverá ser copiado para o e-mail fazendo as devidas alterações e enviado aos cuidados do responsável do posto.
Correspondência modelo.
AO POSTO NOME DO POSTO
REFERENTE: INSTALAÇÃO MÓDULO SPED FISCAL.
PREZAD(A) CLIENTE.
1. Visto a aquisição do Módulo SPED FISCAL, pedimos sua atenção quando aos itens destacados abaixo;
2. O SPED FISCAL é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser validado, assinado digitalmente e transmitido, via Internet, até as23h59min59s do 14º (Décimo Quarto) dia do mês subsequente a que se refira a escrituração;
3. O arquivo do SPED FISCAL será gerado pelo sistema AutoSystem® e deverá ser validado pelo programa disponibilizado pela SEFAZ;
4. Antes da instalação do Módulo SPED FISCAL é necessário que seja realizado algumas configurações prévias no sistema AutoSystem®. Algumas dessas configurações, deverão ser realizadas seguindo a orientação do Contador que assina digitalmente o arquivo, sendo Responsável pelos dados juntamente com o responsável legal Posto;
5. Em primeiro lugar é necessário, caso não esteja cadastrado, cadastrar o Contador do Posto como FORNECEDOR, veja bem, estamos cadastrando o Contador (CPF) e NÃO a Contabilidade (CNPJ). Para efetuar o cadastro, no AutoSystem® Gerencial acesse o menu CADASTRO > FORNECEDORES. Finalizado o cadastro, acesse o Menu CONFIGURAÇÕES > PARAMETROS > EMPRESAS > ABA FISCAL, no campo Contador informe o nome do Contador e no campo CRC informe o CRC do Contador;
6. Revise todo o cadastro de cliente e fornecedores buscando cadastros que estejam incompletos. Para saber se um cadastro está fora do padrão exigido pelo SPED, basta abrir o cadastro e clicar em Salvar, caso algum dado obrigatório esteja em branco o sistema irá informar;
7. Todas as bombas do posto são lacradas pelo INMETRO. Peço que seja realizado o levantamento dos números dos lacres para serem cadastrados no sistema conforme exemplo abaixo. Deve ser informado os dados do lacre por BOMBA e NÃO por BICO:
• Bomba 1 – Lacre numero: 1234567-3 – Data 01/01/2001
• Bomba 1 – Lacre numero: 1234567-4 – Data 01/01/2001
• Bomba 2 – Lacre numero: 1234567-4 – Data 01/01/2001
8. Um dos erros mais frequentes que ocorre ao gerar o arquivo do SPED FISCAL é referente a erros gerados pelo calculo dos impostos nas entradas MANUAIS das notas fiscal de entrada. Para evita esse tipo de problema o posto deve adorar a rotina de entrada de notas através do arquivo XML Obrigatoriamente disponibilizado pelo fornecedor. Caso seu posto não possua profissionais qualificados para dar entrada de nota utilizando o arquivo XML, entre em contato com os profissionais do Suporte da K2 Automação para receber as instruções necessárias. Esse procedimento anula a possibilidade de erros no SPED FISCAL, em decorrência de impostos mal calculados nas notas fiscais de entrada, ela ainda é mais simples e rápido que o processo de entrada manual;
9. Após a finalização dos procedimentos mencionados acima, entre em contato com a área de Suporte Técnico da K2 Automação para agendamento da instalação do módulo. Após a implantação será gerado o arquivo do SPED FISCAL para envio e analise da contabilidade do Posto.
10. O Suporte Técnico da K2 Automação está a disposição para maiores esclarecimentos.
Atenciosamente,