УКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ
1. Класифікація службових листів та правила їх оформлення.
2. Етикет ділового листування.
3. Виробничі звіти.
4. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.
Класифікація службових листів та правила їх оформленн
Лист - це документ, за допомогою якого відбувається передача інформації між установами та особами. Службові листи класифікуються за кількома ознаками.
За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:
Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.
Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.
Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.
Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.
Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або стандартному аркуші паперу.
Реквізити службового листа:
1) назва установи-відправника (вона може бути наявна на бланку; якщо лист друкується на стандартному аркуші, то цей реквізит відтворюється ліворуч разом із адресою установи - відправника);
2) номер листа (ліворуч у верхній частині аркуша);
3) дата (день, місяць, рік) записують словесно-цифровим способом. На бланках дату ставлять ліворуч угорі, якщо лист написаний не на бланку, то дату ставлять зліва під адресою відправника;
4) адресат (проставляється праворуч у верхній частині сторінки) назву установи подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище керівника - у давальному. До реквізиту «адресат» може входити й поштова адреса, яку вказують після назви установи й прізвища посадової особи;
5) текст листа:
- опис фактів та подій;
- висновки та пропозиції;
6) перелік додатків, якщо с, роблять ліворуч під текстом з нового рядка;
7) підпис керівника установи.
Листи-запити й листи-відповіді - найпоширеніший тип кореспонденції, що культивується в професійному спілкуванні.
Лист-запит - це різновид службового листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну інформацію про підприємство, організацію тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прайс-листами, рекламними листами, що у великій кількості надходять зараз на адреси сільгосппідприємств, та на підставі інформації,, отриманої на виставках, ярмарках.
У листі-запиті обов’язково вказують:
· підставу для запиту;
· назву товару (його марку, якість, модель тощо)
· умови й термін постачання;
· умови оплати.
Зразок тексту листа запита:
Шановні панове!
Уважно ознайомилися з вашим рекламним проспектом,де представлені різноманітні засоби догляду за тваринами . Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть бути використані у нашому виробничому процесі.
Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете докладні характеристики пропонованих засобів .. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови оплати та постачання.
Заздалегідь вдячні Вам З повагою...
Лист-відповідь за змістом залежить від листа-запита, оскільки останній беззаперечно потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.
Так, якщо ви зацікавлені у постачанні товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.
Якщо ж лист-відповідь міститиме відмову, то її слід вагомо аргументувати.
Оферта - це письмові пропозиція про постачання товару, яку робить, продавець покупцеві. У ній висловлюєтся бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.
Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих товарів чи послуг. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами.
Подаємо зразок рекламного листа:
З нами до великого врожаю та вашого добробуту ПП „ ПОПАЗОВ"
вул. Дніпровська,34, м. Чернігів,
14010
тел. (04622)2-10-40
р/р 2600732009164 у Полікомбанку
м.Чернігова, МФО 354100,
код 2617320076,
свідоцтво платника
ПДВ 86463712
Реалізуємо і пропонуємо вам придбати у нас насіння
Покоління (репродукція)-І; рік врожаю-2003; схожість насіння відповідає всім вимогам ДСТУ насіннєвого та садивного матеріалу.
Доставка насіння можлива транспортом постачальника при купівлі насіння 5 т і більше. Для покупців більше 20 т насіння надасться знижка 5 %.
Більш докладну інформацію можна отримати за тел. у Чернігові (04622) 2-10-40 сподіваємось на плідну співпрацю.
З повагою - директор (підпис) М.М. Попазов
Етикет ділового листування
Написання службового листа потребує хорошого вміння, адже в листах не тільки перелається інформація, і оскільки текст цього виду документів не стандартизований, то у великій мірі, формулюючи текст листа, ми показуємо своє обличчя, свій рівень культури. Тож, щоб оволодіти мистецтвом листування, потрібно знати правила ведення ділової кореспонденції, про що і йдеться далі.
1) Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною..
Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.
Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження.
2) Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюю свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Вдячні Вам за запрошення...
Дякуємо за надану змогу...
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:
У відповідь на Ваш лист від (дата)...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Відповідно до пункту укладеної угоди...
Відповідно до контракту (домовленості)...
Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас.
У професійному листуванні з різних причин (наприклад, на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
Просино вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
3) Вибір завершальних речень є також дуже важливим залежить насамперед від змісту листа, Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово кожного порядного фахівця, спеціаліста, кожної ділової людини.
Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/в (ім'я та по батькові)! Шановний/а пане (пані)...! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові)! Високошановний пане...!
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію:
Високопоставлений пане Міністре1. Вельмишановний (високоповажний) голово! Шановний вчителю! Високоповажний пане ректоре! Формули подяки: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність... Дякуємо за допомогу. Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що.... Щиро дякуємо за.. Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання; Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю. Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами. Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом. Завершальним у листі може бути прохання: Просимо Вас уважно ознайомитися з... Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати). Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою... З вдячністю і повагою ... З повагою і найкращими побажаннями... Зачитаємо з пошаною... Бажаємо успіхів! Отже, в професійному спілкуванні слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість
Виробничі звіти
Звіт - це документ, який містить відомості про виконання роботи, завдання, доручення, план, підготовку чи проведення заходів і подасться установі чи посадовій особі. Це інформація про роботу, діяльність колективу, організації за певний проміжок часу.
Звіт може бути усний чи письмовий, текстовий чи цифровий(статистичний).
Виробничі звіти розрізняють періодичні й разові. На сільгосппідприємствах використовуються здебільшого періодичні звіти, які затверджуються керівником, який підписав попередньо план, разові адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання чи доручення.
Звіт здебільшого складається з таких реквізитів:
1) назва документа;
2) заголовок, де зазначають хто і про що звітує та за який термін;
3) текст, який має такі частини:
- вступ, в якому вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період і основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє);
4) підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту;
5) дата складання;
6) печатка.
Протокол. Витяг з протоколу
Протокол - це документ колегіальних органів, в якому фіксується хід і результати проведення зборів, нарад, засідань.
Протокол складає секретар зборів або інша компетентна особа. Підписується цей документ головою і секретарем зборів(наради).
Реквізити протоколу:
1) назва виду документа та його номер (пишуть посередині рядка або ж ліворуч з абзацу);
2) назва зборів, наради, засідання;
3) дата (ліворуч), протокол датується днем зафіксованих у ньому подій;
4) місце проведення (праворуч, на одному рядку з датою);
5) прізвище, ініціали голови і секретаря зборів (на наступному рядку з абзацу);
6) кількісний склад присутніх (з абзацу наступного рядка; якщо присутніх більше 10-12 чоловік, то на окремому аркуші додають до протоколу список, а в протоколі зазначають їх кількість, якщо менше, то вказують усіх присутніх);
7) порядок денний, тобто питання, що виносяться на розгляд зборів (з абзацу наступного рядка після слів «Порядок денний» записують його пункти у називному відмінку);
8) текст, який складається з рубрик "Слухали”, де вказують ініціали та прізвище доповідача, тему доповіді, її зміст, або вказується, що текст додається; "Виступили ", де зазначають ініціали, прізвища осіб, що брали участь у обговоренні виступу, зміст їх виступів: “Ухвалили", де записується прийняте рішення, яке може складатися з кількох пунктів.
Кількість рубрик “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили” відповідає кількості пунктів порядку денного;
9) перелік додатків до протоколу;
10) підписи голови й секретаря зборів.
Витяг з протоколу - це коротка форма документа, що являє собою частину протоколу з погрібною інформацією, що адресується окремим особам чи установам на їхню вимогу.
Реквізити:
1) назва виду документа, його номер;
2) назва зборів, наради, засідання;
3) дата;
4) місце складання;
5) текст (вказують прізвища й ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), зміст прийнятих рішень;
6) підписи голови і секретаря зборів.
За обсягом зафіксованих даних протоколи бувають:
Стислі ,в яких зазначають номер, дату, місце проведення зборів, назву колегіального органу, кількісний склад присутніх, порядок денний і ухвали за кількістю пунктів порядку денного;
повні, в яких записуються виступи доповідачів і тих , хто брав участь в обговоренні виступу, та ухвали; стенографічні, де фіксуються всі виступи, репліки і запитання.
Зразок протоколу:
Протокол № 5
Голова зборів: студентської групи В-1 ветеринарно-технологічного відділення - ВСП «Хмутецький фаховий коледж ПДАУ»
00.00.00 с.Хомутець
Голова зборів: Самсоненко Д.М.
Секретар зборів: Кияшко Г.І.
Присутні:
Шило В.Є. - завідувач
відділення,
Мусієнко О.В. - куратор групи
студенти групи, всього 20 чоловік (список додасться).
Відсутні: Залозний В.Ф., Білоус Б.К.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ.
1. Підведення підсумків успішності групи у і семестрі.
2. Підготовка до проведення тижня виховання.
І. СЛУХАЛИ ;
Венцкевич А.А., відповідальну за облік успішності і відвідування занять, з інформацією про результати атестації за І семестр навчального року, про стан відвідування студентами занять та поведінку.
ВИСТУПАЛИ.
Шило В.Є. відзначив, що середній бал успішності, що склав 7,5, і стовідсоткова атестація ілюструють систематичну підготовку до занять, але вказують і на можливість досягнення кращих результатів успішності.
Мусієнко О.В., зазначила, що хоча в групі пропуски без поважних причин відсутні, та з поважних причин кількість прогулів слід зменшити, для цього відпустки даватимуться тільки в разі крайньої необхідності.
УХВАЛИЛИ:
Визначити результати успішності в групі за І семестр задовільними, працювати над підвищенням середнього балу, якісного показника; кількість пропусків у групі значно знизити, працювати над недопустімістю порушень правил поведінки у групі.
До протоколу додасться список присутніх осіб.
Голова зборів (підпис)
Д.М.Самеоненко
Секретар зборів (підпис) Г.І.Кияшко
Зразок виробничого протоколу
ПРОТОКОЛ РОЗТИНУ ТРУПУ ТВАРИНИ
„12” березня 2020 р. ТОВ „Лан”
(назва господарства, ферми, підрозділу господарства)
( прізвище, ім'я, по батькові власника тварини)
С. Хомутець __________________ Миргородський район, Полтавська область
Розтин проводив Сова Іван Іванович___________________________________________
(.ПІП ПОВНІСТЮ)
у присутності завідуючого господарством Маслака Сергія Олексійовича
Загальні дані ВРХ бичок іив. № 0075____ вгодованість нижче середньої
вид. стать, кличка, вік, № бирки (паспорт тварини): для коней висота у холці
вага (крім коней, виходячи з ваги рівноцінної тварини в хворому стані)
__ 50 кг
Коли захворіла тварина_________ 10.03.2020 Коли і кому було про це повідомлено
10.03.2020 головному лікарю господарства
Дата, № запису в амбулаторному журналі 10.03.20 №25
Дата смерті тварини „12 ’’ березня 2020 р.
Клінічно-анамнестичні дані:
Захворіла тварина 10.03. 2020 .t -40.5. відvjdf від корму, пронос.
Короткий виклад умов утримання, догляду і годівлі тварин у господарстві:
бичку 6 днів, утримувався в індивідуальній клітці. Годівля триразова, напування із соски.
на один прийом 2 літри молока.
Клінічний діагноз: Проста діснепсія? Колібактеріоз?
3. Паталого-анатомічні дані:
а) зовнішній вигляд: Труп виснажений, очі запалі, задня частина тулуба забруднена каловими масами;
б) грудна порожнина органи розмішені анатомічно правильно. Легені рожевого кольору, пухкі. Серце кровонаповнене. Відношення стінок серця 1:2. Бронхіальні і середостінні лімфатичні вузли не збільшені, сірого кольору.
в) черевна порожнина
Органи розміщені анатомічно правильно.В сичузі згустки казеїну, слизова катарально запалена. Тонкий відділ кишківника катарально запалений. Печінка глинистого кольору. Драглистої консистенції. Жовчний міхур переповнений жовчю.
г) інші органи без наявних змін.
д) паталого-анатомічний діагноз :Гастроентерит
е) відмітки про направлення матеріалу на дослідження і результати лабораторного дослідження
експертиза № 50 від 13.03.2020 - Збудника калібактеріозу не виділено
4. Висновок:
а) причини, що викликали захворювання і смерть чи вимушений забій тварини
Запалення слизової оболонки сичуга і кишківника привели до порушення всмоктування
поживних речовин і накопичення токсинів у крові.
б) якщо захворювання і смерть чи вимушений забій тварини відбувся з вини адміністрації підприємства чи окремих осіб, то детально викласти про це
Доярка напувала тварину, не підігріваючи молока. В приміщенні, де утримуються новонароджені. холодно, температура менше + 10°С.
Особливі відмітки (пропозиції, вказівки) Після народження, не пізніше 1.5 години. необхідно випоїти тварину свіжовидоєним молозивом. Обладнати клітку, де знаходиться 1 тварина , інфрачервоними лампами.
Лікар (ветфельшер)_______________ І.І. Сова
(підпис)
___________________С.О.Маслак
(підпис)
МП.