2018年3月3日，我受社團法人國際專案管理學會台灣分會(PMI-TW)陳威良理事長的邀請，在PMI-TW新春團拜的活動，向200位與會者分享這半年來挹注全力心思投入的PMBOK V6繁中化計畫專案過程，這個專案於4月18日正式宣告結案(Agile Practice Guide敏捷實務指南完成出版)，但從專案起始的志工召募與團隊組建、完整的翻譯教育訓練、翻譯期的種種磨合、排版期頻繁地來回溝通，到PMBOK V6正式出版前最後一刻的大型專案危機處理，回憶起這一個專案轟轟烈烈的執行過程，仍令我內心感到洶湧與澎派。

百位志工共同產出 專案管理參考聖經

這個專案的願景是「讓PMB O K V6繁中版成為台灣業界最高翻譯品質的專案管理聖經」，為了這個目標，百位志工都在自己的崗位上用心與努力付出。這次因為要準備PMI-TW新春團拜的演講簡報，我鉅細靡遺回顧這個專案的一切。例如：審視專案過程中使用的PMIS系統PMBOK V6繁中版計畫協作平台、志工名錄、志工工作規則(Working Agreement)、Backlog、審查規則與翻譯規範、整體行事曆＆戰鬥看板、各專案小組翻譯工作檔、印刷小組工作文件、志工結案心得，以及這個專案產出的交付標的：PMBOK V6繁中版書籍、PLTool台灣專案管理標準名詞自動轉換機器人（註1），發現我們居然奇蹟似地完成這個願景了。這本PMBOK V6繁中版書籍翻譯品質無可挑剔，整本書雖然是由百位志工協助翻譯，但閱讀起來卻很順暢，如同出自於同一人之手，確實成為台灣專案管理界人才在使用專案管理手法上，最重要的一本參考聖經。

使用敏捷4會議 頻繁溝通創造高效率

PMBOK V6英文版於2017年9月6日出版，為了趕上PMI考試中心的出題時效，讓繁中版考試能順利在2018年Q1啟動，到12月底僅有接近3個月的翻譯工作時間，志工需要完成756頁（整本書實際頁數）的內容翻譯。在執行PMBOK V6繁中化計畫的過程（註2），最大的難關是如何與上百位的翻譯志工、審查委員、最終整合小組及終審委員等內外部利害關係人溝通，因此為了提高專案效率，這次的專案我們選用強調頻繁溝通及擁抱變更的敏捷專案管理手法執行。過程中一共使用四種敏捷會議：Sprint Planning、Daily Scrum、Sprint Review(Demo)及Retrospective加速溝通效率。

Sprint Planning是每個Sprint（一週）一開始規劃的火車頭，會議上半部主要是P.O.（產品負責人）一一說明即將展開的Sprint所應完成的Sprint goal（一週目標）、User story （使用者故事）及Acceptance criteria（驗收準則），並確認志工是否理解及可達到。在會議前，User story內容P.O.會預先讓組長過目及給意見，每週一固定晚上八點P.O.在專案的大群組向志工提出這個Sprint的User story內容，設定Timebox（時間限制）半小時內完成。會議下半部則由組長與副組長將P.O.所提的User story共同拆解成1~2小時的許多Tasks（任務）組長設定Timebox期限請志工認養，未認養的志工則由組長自行分派，Tasks切割的大小及方式記載在小組的Working agreement文件，供日後Retrospective 來修正規則。

Daily Scrum會議由各小組自行約定時間，每天固定開會15分鐘，重點在彼此的雙向溝通， 會議上每位團隊成員向大家報告三個問題：

1.我在今天會議前完成了什麼

2.在今天會議後我要完成什麼

3.有沒有遇到什麼瓶頸阻礙我達到Sprint goal

其他的議題則在Daily Scrum後立即討論，較複雜的問題，則使用Line Phone或Zoom視訊直接雙向溝通。

Sprint Review(Demo)會議用則以確認該週各翻譯小組的翻譯產出品質。召集人為各個翻譯小組的組長，每週定期召開一次Demo meeting，會議時間以小組全員、2~3位最終整合小組代表及所有審查委員皆可參與的時間為主，總人數及審查委員出席過半，方能正式開始會議，同組的審查委員有3位，但有修改權限的定稿委員只能有一位（且從頭到尾皆為同一位，避免標準不一），審查委員可於Demo meeting前一天分工全檢小組產出，即時給小組回饋，並給予志工鼓勵及教育，而不採用批判或言論攻擊的方式引導小組往下一階段邁進，審查委員以專家立場進一步協助細部檢驗與修訂，並將成果交予最終定稿小組。

Retrospective會議目的是回顧該次Sprint需修正的規則以促進整體的專案效率，於Demo meeting後，各小組緊接著開Retrospective會議，Timebox為半小時，每個人（含志工及審查委員）提出兩個問題：

1.什麼做得很好

2.什麼做得不好

如果沒有問題就不用提，有問題隨時可記錄在各組的文件內，由組長即時解決問題及修正小組的工作規則，規則明確記載在Working agreement，如果所討論的問題或規則涉及整個計畫，則由P.O.與所有組長及審查委員討論後再決策。

充分運用敏捷這四種會議的特色，果真讓我們在不可能的時效下，用維基百科共同編輯的方式一起完成這個史詩級的PMBOK V6繁中化計畫。

精彩危機處理 讓專案化險為夷

每個執行過專案的經理人應該都很能感同身受，專案不可能從頭到尾一路順遂，總會有需要解決的問題與危機，回顧整個PMBOK V6繁中化計畫，我們真的是有驚無險地解決了三個重大危機。首先是2017年萬聖節當天Google大擺烏龍的事件，萬聖節當晚志工編修的PMBOK V6雲端文件突然出現「有人檢舉這個項目含有不當內容」這句話，因此志工無法繼續編輯與共用這個雲端文件，且不只一組，各組都發生一樣狀況，文件開始逐一消失，僅剩下P.O.能看到文件，當天晚上我們真的徹夜難眠。幸好隔一天Google發言人立即發表新聞，聲明Google流程處理上的缺失，志工編修使用的雲端文件也陸續恢復正常，讓翻譯進度得以繼續向前邁進，真是給我們一個驚嚇的「萬聖節」。（Google發言人聲明內文節錄：We apologize for the disruption and will put processes in place to prevent this from happening again. 新聞連結： https://goo.gl/tF2CQA）

第二個危機是PMBOK V6繁中版差點無法於對社會大眾公布的發表日發表，2018年過年年假一共有6天，印刷廠商的印刷期需10個工作天，印刷小組需於過年前一週即完成定稿，才趕得上印刷時程。於是我們改變專案原本的預定排程，在專案結案前，重新動員已準備進入休假模式的志工們，不同組別志工彼此互相支援，也與廠商談判多出4個日曆天的緩衝時間，最終順利產出定稿版文件，印出PMBOK V6繁中版打樣本共13本，全檢兩次，解決危機，如期在團拜日成功發表。

最後一刻遇到的第三個危機，實在是我與PMI-TW陳威良理事長始料未及，但卻因此讓這個專案增添更多努力的色彩。在狗年春節前夕，志工們正如火如荼地在進行PMBOK V6繁中版的最後排版定稿作業並準備付印，打算過年後一同迎接這個狗年的第一個重要專案產出。但是，誰會想到，PMI總會竟然對之前預審過的封面提出需要修改的意見。

PMI總會對全世界各國獨立翻譯PMBOK V6的要求之一，就是翻譯書籍的封面顏色需跟總會所出版的各語言版本有所差異，不能有雷同。因此早於去年12月底，PMI-TW就進行封面顏色的網路票選，讓台灣的專案管理人士一同參與票選新的PMBOK V6封面顏色，並將票選前兩名的顏色送給總會預審，當時總會也核准選定「海軍藍」顏色的封面，做為我們PMBOK V6繁中版的封面色系。就在專案志工們的努力之下，終於在2018年2月12日完成了全部的排版定稿，我們把檔案發給總會，卻收到總會晴天霹靂的回覆內容：「…the blue color of the cover is too close to the PMI Published French Translation」，說我們的封面顏色跟PMBOK法文版太接近！

這次事件能順利化解，實需感謝PMI-TW陳威良理事長及時發揮專案經理主動積極的精神。請設計團隊在2018年2月14日，除夕前一天，很快地就設計出五種顏色的不同版本，確定跟其他語言版本有所差異後，立刻送給總會審查。威良理事長犧牲個人的休假期間，在情人節、除夕、春節，連續三晚即時跟總會來回溝通，才終於定案了PMBOK V6繁中版的「深沙丘」色封面，有將危機化為轉機，順利將專案進度拉回正軌（註3）。

違反理論 建立無可取代的革命情感

PMBOK V6繁中版於2018年3月3日團拜日正式出版，手上拿著實體書籍的那一刻，讓我感到欣慰、滿足及富含成就感。雖然這已經不是第一次協助PMI-TW翻譯官方書籍，但這次卻著實讓我印象最為深刻。除了第一次擔任整本書翻譯的總編輯、產出具體的專案產出：PMBOK V6繁中版書籍、PLTool台灣專案管理標準名詞自動轉換機器人外，更難能可貴的是我與志工們建立起的革命情誼。這個專案是採純虛擬團隊運作，所有的團隊成員翻譯期間甚至連一面都未見過、彼此不熟悉，但在專案過程中，各種大大小小的難題我們總是一起面對、溝通及討論，並一一解決，逐漸建立起無可取代的革命情感，更於專案結束後違反虛擬團隊組建的理論，成為彼此實體的好朋友。

這個專案的期程橫跨半年，約8個月的時間，每位志工在翻譯期至少投入每天3小時以上的個人時間，犧牲假日、連續假期的休息時間，一直馬不停蹄地開會、溝通、確認，參與專案唯一的收益就是得到PMBOK V6繁中版書籍後方的留名，讓我們可以很驕傲地與自己的親朋好友及子女分享：「這本專案管理聖經的完成過程，我也有參與其中。」因為這個理念，讓百位參與的志工都堅持到最後一刻。這次的專案歷程，不只讓我執行專案的經驗加乘，更從志工身上學到無私奉獻的精神，對他們的情感與感激之意難以言喻，再次感謝為這個專案付出的所有志工，有你們，才有PMBOK V6繁中版，也才有這個PMBOK V6繁中化計畫的成功。

註1：台灣專案管理標準名詞轉換機器人，為公共財。目前已推廣到國家標準的應用。也歡迎管理界的實務專家、經理人及學者免費申請及運用。申請網址：http://pltool.pm-abc.com.tw/ 或搜尋「台灣專案管理標準名詞」。用途：公司寫管理相關辦法或報告、學校寫研究報告或論文，有助於業界管理名詞接軌。

註2：PMBOK V6繁中化計畫精彩的專案組織、R&R及嚴謹的專案管理流程設計請餐考《專案經理》雜誌2017年12月1日出版之第九期雜誌管理新觀點專欄文章—《創新敏捷在不可能的時效完成史詩級大型計畫，百人志工團隊用維基百科方式共同翻譯啟動 PMBOK V6繁中化計畫》。

註3：PMI-TW陳威良理事長在PMI-TW FB發佈為何PMBOK V6封面從海軍藍換為深沙丘色。FB連結：https://goo.gl/1BP9rP。