掌握目標設定秘訣,成為人生勝利組
掌握目標設定秘訣,成為人生勝利組 https://bit.ly/3hxzmwZ
文/劉嘉韻,PMP
新的一年開始,很多人都會為自己設定「年度目標」,但是翻閱過去的記事本、行事曆,究竟自己的目標完成了多少呢?可能很多人都會為自己的虎頭蛇尾感到汗顏。實際上,設定了目標卻無法達成,或許不是你能力不夠,而是方法不對,就連一些設立目標達人,也都曾出現過設定了目標卻無法執行或是無法完成的失誤。
究竟如何設定目標、完成計畫?跟著《專案經理》一起來聽聽大師的建議,並參考他們的實際做法吧!
上班族 NaNa 厭倦了日復一日、一成不變的辦公室生活,去年也為也為自己設立了一個目標。她年初的時候像朋友喊出「我今年要寫一本小說,朝作家之路邁進」,但是一年過去了,這本小說仍舊處於「只聞樓梯響,不見人下來」的階段。
去年初調職、開始負責國外業務的小鄭,大學畢業時,多益測驗已超過550分,但實際接觸國外業務之後,他深深覺得自己的英文能力還差強人意,運用於職場仍嫌不足。因此在夏天時他就下定決心,年底前要再考一次多益,目標是750分以上,還在臉書貼文,要朋友一起督促他唸書,還採購了幾本考前模擬書籍在家自習。
沒想到工作忙碌,荒廢了幾個晚上沒有撥時間唸書、進度慢慢落後,學習英語這件事也被他拋諸腦後了。去年聖誕節和朋友聚餐,有人提起這件事,小鄭不好意思地說「明年再說吧!」
設定目標 讓人生聚焦
許多人都懷抱夢想,也希望透過目標設定,來完成自己人生中的夢想。但是大家從小就有同樣的經驗,例如把每年必寫的《新年新希望》作文寫得揚揚灑灑,老師後面的紅字佳評不斷,但這篇作文,卻可能是整整一年再也沒翻閱過,躺在抽屜裡等待資源回收,年初的希望早就被拋諸腦後。
「目標沒有達成有兩個主要原因,第一是目標設得太過遠大、無法達成而直接放棄,第二則是沒有隨時檢視執行進度,目標喊完之後就忘記了」台灣專案管理師協會創會理事長、《專案經理》雜誌總編輯周龍鴻認為,沒有目標的生活,對於年輕人可能影響不大,但對於三、四十歲,處於工作衝刺或巔峰期的人,如果仍是漫無目標的生活,最後通常一事無成。
然而,大多數人都只「喊」出目標或希望,沒多久卻拋諸腦後,或因為難度太高而直接放棄,其實跟沒有設定目標差不了多少。
「太過偉大的目標」其實是夢想,周龍鴻舉例,像是月薪22K的社會新鮮人喊出「我要年薪百萬」,多益(TOEIC)成績只有500分的希望自己一年後考到800分,如果無法規劃一步步落實目標的方法,其實只能稱為「空想」。
目標≠夢想 縮小範圍才能築夢踏實
人生有著如夢想般的遠大目標,並非永遠不可能實現,許多名言佳句都與「夢想」有關,諸如「人生有夢、築夢踏實」、「人類因夢想而偉大」。
21世紀最有影響力的人物之一—蘋果創辦人史蒂夫‧賈伯斯,生前就是一個夢想家,也因為自己夢想能改變是世界,而他真的做到了!關鍵在於他不是只做白日夢,而是在於他如何透過具體行動、不怕失敗與挫折,一步步實踐自己的夢想。
「夢想」並非不可能實現,而是需要透過「目標管理」的方式,將遠大的夢想拆解成小範圍的工作包,並定期檢視完成進度。如果發現目標太難而無法執行,或是進度落後,都需要透過修正來逐步完善。
周龍鴻指出,人生可以設定長遠的目標,然而,人生是動態的,除了自我狀態之外,包括機緣、大環境都時時在變動,很難預期十年甚至幾十年之後的結果。如果要制定一個長遠的目標並非不可,而最好是往下切割為更小的短期目標,例如制定一個三年的長遠計畫,透過滾動式規劃才能執行。
目標計畫越大、設定達成的時間越長,如果沒有時時檢視,就容易因為自己的自律性不足、專注度不夠,最終以失敗收場。
周龍鴻建議,若設定一個以三年為期的長遠目標,可在這個三年的大目標框架下,往下拆解成以一年為期的年度目標,再往下切割成每季、每月甚至每週為期的目標,逐步實踐。切割為短期執行目標的好處,除了比較容易執行之外,也可以時時修正、逐步完善,使得遠大的目標計畫更容易達成。
趁年輕設定目標 自我激勵、成長
周龍鴻認為,若能在年輕時養成設定目標的習慣,較能成功經營自己的人生;而最適合自我設定目標的時機,其實是剛從學校畢業、初入職場的社會新鮮人,從工作連結人生,先設定工作上的成長目標,同時也能帶動自己的成長。
舉例來說,周龍鴻認為自己並非是「聰明」的工作者,而是勤能補拙的人。他在剛進入職場時,認為自己的學識、經驗都不足,為了可以早日在工作上有所斬獲,他為自己設立了目標,也就是每個星期自發性提出週計畫給主管看,如果方向對了就繼續執行,如果方向不符合公司整體的大目標,就進行調整修正。
除了提出每週計畫之外,他也將上週執行計畫的進度、成果交給主管過目,並虛心請教主管的意見,「當時未必每件事都可以如期做完,但因為是自發性提出目標與執行成果,也常常得到主管的讚賞」。有了正向肯定,也讓他接下來設定、執行工作目標時,更有動力。
周龍鴻建議,執行目標的成果,可提供給周邊的利害關係人過目,做得好能夠獲得正向肯定,有激勵的效果,如有不足的地方可以修正改善,讓下次做得更好。而這個方式,不論是在工作上的目標,或是生活上的目標,都非常適用。
目標里程碑:先小後大
身為國內首屈一指的專案管理大師,也是目標管理達人,周龍鴻深信,每個人都可以透過目標設定來完成人生夢想。他在考上國際專案管理師(PMP)證照之後決定創業,並為自己設定了三個目標。第一是在三年內為台灣培育1000位國際專案管理師(PMP),第二個是為這群專案管理師,成立一個專案管理師協會、彼此進行專業交流,第三是考上一個比PMP更具權威的證照,也就是難度更高的PgMP(計畫管理師證照)。
在執行第一個目標時,周龍鴻將這個遠大的目標又切割為小型的目標。他表示,「如果把1000人除以3,相當於每年要培育333位PMP,這對剛創業者而言,難度相當高,如果第一年的目標沒有達成,可能會令人感到挫折而放棄」,因此他採取的策略是第一年先設一個簡單一點的目標,把培育人數設定在100人,第一年順利達標之後,並透過人際擴散的影響力,讓後續第二年的700位也順利達標,而且培育的人超乎預期,這1000位PMP的目標,則在二年三個月時順利完成。
創業第一階段目標達到之後,周龍鴻接著挑戰為台灣培育一萬名PMP的目標。之前他是用了二年三個月培育了1000名PMP,按照數字推論,或許需要二十年才能達到,但是這個里程碑,也讓周龍鴻提前達陣。這次他採取的策略是透過「人際影響力」來完成。
「挑戰這次更艱難的目標,我把策略放在『質』而不是『量』」,周龍鴻說,為了達到萬名PMP目標,這次採取了三個策略,也就是找到具有社會高度影響力的關鍵角色,讓他們來捲動其他人的參與。他提出培育100位社團領導人、200位媒體主管及300位上市櫃公司董事長或總經理,以及國家菁英如大學老師、國家技士、高階公務員、上校以上軍官等,「成功培育了第一個具影響力的人,造成領頭羊的群聚效應,後面成長的速度就很快了」。
失敗為成功之母
前文提到,周龍鴻除為自己設定了培育千名專案管理師的目標,也為自己設定了考上PgMP的目標。
為了通過這張更具權威性的國際證照考試,周龍鴻閉關了半年讀書,並把為期半年的目標先分解切割每兩週的讀書計畫,再切割為每週進度、並依照每日的讀書狀況,設定隔日的學習目標,並製作Check list,每天緊盯自己的進度。
考PgMP要讀的書一共有13本,堆疊起來大約有一公尺這麼高,一般人看到可能就直接放棄了,要持續學習非常困難。周龍鴻不諱言,自己有時候也會缺乏動力,但缺乏動力時就先休息,休息夠了就會恢復動力,並透過Check list檢視自己的進度,讓自己的學習不會落後。
然而,緊繃且密集的學習持續了半年,最後的成果卻是以失敗收場。周龍鴻在考後的心得筆記中,形容自己當時步出考場時,就像是鬥敗的公雞,他也在文中紀錄著「考試當天自己是以最好的體力與精神狀態,但是最後成績換算下來卻不到50分,走出考場時是極為難過」。身為國內著名的PMP輔導大師,這次考試失敗,讓他自覺無法面對公司員工,以及所有的PMP學員,也不斷自責自己為何會失敗。
而在接下來半年,他為了忘記這次難堪的失敗經驗,因此把考試全然拋諸腦後,而是全心投入參選十大傑出青年、研發新的專案管理實務課程、並募集了1800位PMP連署,將專案管理法案草案,成功送入立法委員手中、問鼎三讀立法。
「如果沒有這次失敗,也不會造就今日的我」,周龍鴻說,那次考試挫敗之後,他轉換心情沉澱了半年,透過執行其他目標來稀釋伴隨失敗而來的不甘心,卻成功完成了另外三個目標。在那之後,他又重拾書本、再度挑戰PgMP,有了前次的失敗經驗,他用更泰然的心情來面對考試,最後成功過關,成為亞洲第1人、全球第165位取得PgMP證照的專家!
很多人挑戰目標失敗,就被挫折擊倒,但周龍鴻認為,從如果曾經一步一腳印的走過、認真朝著目標方向執行,就算未能成功,但能從挫敗中汲取經驗,或許是能夠讓自己更上一層樓的機會!
目標管理達人教你設定目標的祕訣
1. 目標不要設得太遠大,否則無法執行。
2. 制定與自己切身相關的目標,如工作目標、學習目標、財務目標等。
3. 把大目標切割為小目標,例如把年度目標切割為季、月、週等小目標。
4. 製作Check list,時時檢視進度。
5. 如果遇到無法執行的狀況,須修正方向。
6. 可將自己的目標與執行進度發佈給相關的人檢視,做為督促或是激勵。
7. 如果執行失敗也不須氣餒,可從中汲取經驗。