La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

La ADMINISTRACIÒN es la disciplina que tiene como objeto de estudio las ORGANIZACIONES.

LA ADMINISTRACIÓN COMO CONOCIMIENTO CIENTÍFICO

Habiendo precisado conceptos de Organización y Administración, este apartado tiene por objetivo presentar algunas ideas centrales referidas al pensamiento o conocimiento científico.

Consideramos que es conveniente estudiar el marco epistemológico en el cual se inserta esta disciplina, de manera tal de alcanzar una comprensión más profunda de por qué, cómo y cuándo, los problemas relacionados con la organización de las personas o las materias primas, el diseño de los procesos productivos y de control o la necesidad de alcanzar ciertos estándares en materia de productos o servicios comenzaron a pensarse como problemas científicos.

Uno de los interrogantes que puede surgir en este momento podría ser: ¿Por qué es necesario saber lo que es la ciencia? ¿no es lo que hacen los científicos en sus laboratorios? ¿qué sentido tiene indagar un poco más en esto? A lo que se podría responder: si, es verdad, los científicos son personas cuyo trabajo consiste en “hacer ciencia”. Ahora bien, la ciencia no sólo está presente en los laboratorios, ni tampoco son los científicos los únicos que hacen ciencia. En la universidad y en las escuelas también se produce ciencia: se aprenden y se enseñan teorías y prácticas que forman parte del conocimiento científico, y se investiga acerca de problemas científicos, proponiendo soluciones científicas. Es por ello que entender de qué se trata la ciencia cobra relevancia.

La ciencia es fundamentalmente un acopio de conocimientos que utilizamos para comprender el mundo y modificarlo.

Mario Bunge complementa esta idea al proponer que “la ciencia afecta el curso de la historia humana porque integra el conocimiento e información con que cuenta el individuo, lo que a su vez influye sobre las decisiones que toma cada uno. El hombre se caracteriza por adquirir conocimiento sobre todo lo que lo rodea.”

El hombre se ha interrogado sobre todo lo que existe o podría existir. Ha tratado de comprender y modificar el mundo. Las respuestas a estas preguntas fundamentales del hombre constituyen el conocimiento. Cuando las respuestas con explicaciones personales e intuitivas podemos hablar de conocimiento vulgar. Las respuestas que surgen como producto de una investigación científica, nos remiten al conocimiento científico, es decir, a la ciencia.

Lo que resulta característico del conocimiento que brinda la ciencia es el llamado “método científico”, un procedimiento que permite obtenerlo y también, a la vez, justificarlo como válido. Se entiendo por “método científico” a pasos, procedimientos utilizados para inferir estadísticamente, construir hipótesis y ponerlas a prueba. Si es así, el conocimiento científico podría caracterizarse como aquel que se obtiene siguiendo los procedimientos que describen estas estrategias.

Por último, vale una aclaración respecto de las ciencias, existe una división tradicional, de acuerdo a su objeto de estudio, en ciencias formales y ciencias fácticas. Las primeras son aquellas cuyos objetos son construcciones mentales ideales y su método se sustenta en la lógica para comprender su sostener sus postulados. Los objetos de las ciencias fácticas son materiales y su método se funda en la observación y la experiencia. La lógica y la matemática son ciencias formales por excelencia, porque no se refieren a nada que se encuentre en la realidad y la física, la química, La biología, la psicología, la sociología y la ciencia política, entre otras, son fácticas y se refieren a hechos que se supone ocurre en el mundo, y consiguientemente, tienen que apelar a la experiencia para contrastar sus fórmulas.

Dentro del conjunto de las Ciencias Fácticas, es posible reconocer al subconjunto de las ciencias sociales, rama de estudio a la cual pertenece la ADMINISTRACIÓN, junto con la economía, entre otras.

La teoría organizacional y la practica administrativa comenzaron a estudiarse sistemáticamente a partir del siglo XX. En este momento, interesa rescatar un debate que ha acompañado las ultimas décadas de la producción científica. El mismo se origina en la postulación de la ADMINISTRACIÓN como CIENCIA, TÉCNICA O ARTE.

ACTIVIDAD Nº1

a- Realizar un cuadro sinóptico con los principales conceptos de la administración como conocimiento científico.

b- Buscar en diarios y revistas la palabra “administración” o “administrar” y analizar en cada caso de qué manera se emplean y que significado tienen.

LA EMPRESA Y LOS GERENTES

Como ya sabemos, la administración tiene por objeto de estudio a las organizaciones. Estas son conjunto de personas que realizan diferentes actividades para alcanzar un fin en común. Dependiendo de dicho fin encontramos aquellas organizaciones que persiguen objetivos solidarios y aquellas que buscan un beneficio económico. Nos centraremos en estas últimas.

Las organizaciones cuyo objetivo principal es obtener un beneficio económico son las EMPRESAS. Pero ¿Qué son las empresas?

Son aquellas organizaciones que se encargan de combinar los factores de la producción (tierra, trabajo y capital) para la elaboración de bienes y la prestación de servicios.

Ahora bien, todo grupo de personas que se constituye en una organización, cualquiera sea el objetivo común que desee alcanzar, necesita de ciertas reglas de convivencia, de coordinación de sus actividades, de fijación de metas en el tiempo (corto, mediano y largo plazo) y de decisiones acerca de qué recursos se van a utilizar para cumplir con todas esas pautas. Es decir, toda organización requiere que algún integrante (o varios) de este grupo tomen algunas decisiones que van a comprometer al resto y van a fijar sus cursos de acción. En términos generales, podemos decir que el trabajo de tomar decisiones en una organización corresponde al GERENTE.

En el caso de organizaciones pequeñas, por ejemplo, en una cooperadora escolar, seguramente será una sola persona la encargada de la gerencia. A medida que pasamos hacia organizaciones más grandes en número de integrantes y complejas en sus actividades, se necesitaran más personas que cumplan el rol de gerentes: un banco con casa central en Capital Federal y sucursales en las principales ciudades de todo el país posee toda una estructura gerencial que se organiza casi siempre de manera jerárquica. Las organizaciones militares también poseen un gran número de personas en roles gerenciales, aunque no se los llame cotidianamente así (como en el caso de un banco), sino por el rango que ocupan dentro de la organización coronel, general, capitán, sargento, etc.

Es importante tener en cuenta que no siempre a la persona que dirige una organización (o una parte de ella) se la reconoce con el nombre de “gerente”, tal como en el caso del ejército o de una escuela. Sin embargo, durante toda la materia, cuando hagamos referencia a los “gerentes” o “Administradores” estamos hablando de manera genérica de aquellos que están al frente de la organización, de os que toman las decisiones, sea cual fuere el nombre especifico del cargo que posee, y que varía enormemente de organización en organización.

Ahora estudiaremos específicamente qué hacen los Gerentes o Administradores en sus organizaciones:

Para los autores ROBBINS Y COULTER (2005) un gerente es alguien que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades para cumplir con las metas de la organización.

Para la Real Academia Española, el gerente es la persona que lleva la gestión administrativa de una empresa o institución.

Cabe diferenciar a los gerentes a administradores de los empleados operativos, que solamente realizan su trabajo sin tener que supervisar a otros. Si bien en algunas ocasiones el administrador puede realizar cierto trabajo operativo, la diferencia radica en que tiene subordinados a cargo.

En las organizaciones que poseen una estructura del tipo tradicional (la cual se asemeja al dibujo de una pirámide, en la cual el vértice es ocupado por el administrador con mayor jerarquía) se clasifica a los gerentes de acuerdo a distintos niveles de decisión. Los puestos gerenciales más cercanos a la base de la pirámide se denominan gerencias de primera línea y a medida que se sube en la escala se llaman gerencias de mandos medios y, por último, gerencias de nivel superior.

Los gerentes de primera línea son llamados generalmente Supervisores: son los responsables de dirigir las actividades cotidianas de los empleados operativos. Los administradores de mandos medios suelen denominarse Jefe de Departamento, Líder de Proyecto, Decano, Obispo. Ellos son los encargados de manejar a los Supervisores, su tarea es traducir los objetivos establecidos por la alta administración.

Los administradores de mando superiores suelen denominarse Presidente, Director, Rector, entre otros y tienen la responsabilidad de dirigir a la organización en su totalidad.

Todos los gerentes ejercen funciones administrativas (panear, organizar, dirigir y controlar).

LA LABOR ADMINISTRATIVA

Consiste no sólo en llevar a cabo las funciones básicas para alcanzar las metas propuestas, sino también en asegurar la capacidad de la organización para seguir actuando en e futuro. Esto implica la aceptación a cambios que puedan presentarse.

Dentro de las organizaciones pueden modificarse o cambiarse las estrategias para llevar a cabo esta labor, debido a la constitución de una nueva organización o al cambio radical de las relaciones dentro de la misma. Esto puede provocar un bajo nivel de eficacia y eficiencia de las actividades administrativas que se desarrollen.

Por tal motivo es necesario que los gerentes tengan en cuenta estos pasos básicos en la toma de decisiones para organizar la labor administrativa:

· Dividir la carga de trabajo total en tareas que puedan ser llevadas a cabo por personas o grupos, en forma lógica y eficiente.

· Combinar las tareas antes divididas para el logro de la llamada departamentalización.

· Especificar quien depende de quién en cada sector de la organización.

· Establecer mecanismos para que las actividades de todos los departamentos se transformen en un todo organizado, y vigilar la eficacia de esta integración lograda.

La labor administrativa puede ser analizada en términos de:

Ø Sus exigencias: lo que debe realizar en su trabajo el administrador o los empleados.

Ø Sus limitaciones: los factores internos o externos a la organización que limitan la tarea a realizar por el empleado o administrador.

Ø Sus opciones: las diferentes oportunidades que se presentan para realizar una tarea de distintas formas.

ACTIVIDAD Nª2:

De acuerdo a como puede ser analizada la “labor administrativa”, explica cómo se combinan las variables en los casos que se exponen a continuación:

a- La falta de materia prima en una empresa que elabora productos alimenticios debido a las inundaciones que ocasionaron la pérdida total de cosechas.

b- Las actividades del gerente general de una empresa que toma la decisión de ampliar los mercados de venta de sus productos y exportar a los países del MERCOSUR.

c- El cambio en el sistema de cómputos de un hipermercado que lleva a los responsables de a analizar y elegir el más conveniente y adecuado.

EL ROL DEL ADMINISTRADO DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

• Recibe información externa de informadores, expertos y contratos, debido a su rol de enlace.

• Es diseminador de información a sus subordinados.

• Es vocero de información de terceros o personas ajenas a la organización.

• Recibe información interna de sus subordinados, debido a su rol de líder.

• Es estratega, pues sabe dirigir la información necesaria para realizar y planear.

LIDERAZGO

El liderazgo es la acción de influir en los demás; las actitudes, conductas y habilidades de dirigir, orientar, motivar, vincular, integrar y optimizar el quehacer de las personas y grupos para lograr los objetivos deseados, en virtud de su posición en la estructura de poder, y promover el desarrollo de sus integrantes.

ACTIVIDAD Nº3:

1- Menciona diferentes características o cualidades que debería tener un líder.

2- Lee el texto y analiza como resolvería el conflicto según los diferentes tipos de líderes:

Susana fue promovida recientemente a corredora principal de la mesa global de corretaje de valores de alta tecnología en la firma de servicios de inversiones de Drayco. Sabía que la transmisión de corredora a jefe de corredores sería difícil, pero nunca espero que lo fuera tanto. He hecho un buen trabajo aprendiendo a construir relaciones con los corredores, y así ganarse su apoyo para iniciativas nuevas que quieren proponer. Por ejemplo, conversar frecuentemente con ellos en el pasillo, les sugiere que vayan a almorzar juntos y les pide consejos.

Sin embargo, Susana tiene problemas para trabajar con uno de sus subordinados directos. Matías el corredor más antiguo de su grupo se queja con frecuencia de problemas de equipo y a veces ignora los requerimientos de Susana. En ocasiones no se compromete por completo por el trabajo por hacer. A pesar de una actitud negativa, Matías es un corredor sumamente talentoso. Susana quiere mantenerlo en el grupo, pero no quiere que la actitud de Matías socave la moral del equipo. No está segura de cómo empezar a enfrentar este problema. ¿Qué haría Ud.?

CONFLICTOS EN LAS ORGANIZACIONES

ACTIVIDAD

1- Gabriela, la nueva gerente de CUSTOMER SERVICE, ha sentido últimamente que José (uno de los supervisores en su departamento) no la trata como antes. Hoy, le solicito a José que hiciera un par de horas extras el próximo viernes por la tarde, para terminar de entrenar a dos empleados nuevos, pero José se negó, cuando antes nunca había puesto inconvenientes en quedarse tiempo extra. Ella se quedó con la duda, de si José se opuso porque Gabriela se lo pidió cortes y formalmente usando las palabras por favor, porque ella es una mujer o porque José quedo resentido cuando Gabriela obtuvo el puesto de gerente del departamento en lugar de él hace ya un mes.

José también había sido propuesto para el puesto, ambos eran supervisores. Ambos comenzaron su carrera en la empresa hace ya unos 9 años atrás y desde entonces han ido creciendo juntos en la misma, se podría decir la promoción de ella, tenía una buena relación de compañeros y colaboración uno con el otro cuando lo necesitaba.

Opine y responda:

a- ¿hubo un conflicto? ¿o solo fue una situación sin mayores consecuencias?

b- Si hubo conflicto. ¿Cómo afectara al departamento y a la empresa?

c- La próxima vez que Gabriela tenga que pedirle un trabajo a José ¿Cómo debería hacerlo?

d- ¿seguirá José actuando en forma negativa frente a Gabriela? Y si es así ¿hasta cuándo?

e- ¿Qué harías si fueras el jefe de ambos?

2- Identifica y clasifica cada uno de estos conflictos según su tipo.

En la empresa HIFI S.A, que tiene un centro de trabajo con 200 trabajadores, se dan las siguientes situaciones conflictivas a lo largo de un periodo determinado:

a- Uno de los vendedores solicita un aumento de su retribución. El jefe de venta lo deniega. El vendedor amenaza con dejar la empresa. Después de negociar, la dirección de la compañía accede a conceder el 50% del aumento pedido. El trabajador está de acuerdo.

b- Los representantes de los trabajadores no están de acuerdo en la forma en que se aplican las medidas de seguridad pues no se cumplen según la legislación vigente. La empresa desatiende las quejas de los representantes de los trabajadores. Se inicia una huelga legal que finaliza una vez que la empresa acepta la aplicación de las normas de seguridad propuestas por los trabajadores.

c- Los trabajadores efectúan un paro de 5 horas en protesta por una posible regulación de empleo. Los directivos amenazan con tomar represalias contra algunos trabajadores. Se crea una situación muy tensa y un grupo de trabajadores encierra, por fuerza en un despache, durante más de 20 horas, a varios directivos. La policía tiene que actuar para liberar a los directivos.

3- Los representantes de los trabajadores de NORMS SRL no están de acuerdo con la cuantía de las primas de productividad que la empresa quiere imponer. Reunidas las dos partes no llegan a un acuerdo y rompen las negociaciones. Se inicia una huelga que hace peligrar el futuro de la empresa. Durante esta huelga varios trabajadores provocan un accidente que destruye algunas mercancías. A petición de la inspección de trabajo, que actúa de mediadora, se vuelven a reunir y acuerdan un aumento del 50% sobre la reivindicación de los trabajadores. Además, los trabajadores harán horas extraordinarias durante un mes para poder atender los pedidos pendientes y la empresa se compromete a no iniciar acciones contra los trabajadores que causaron destrozos.

a- Identifica e indica las fases del conflicto.

b- Enumera las causas que han generado el conflicto y evalúa las posibles consecuencias.

4- Los vendedores de la empresa CS S.A dedicada a la venta de material de oficina, cobran a tenor de sus ventas. Se reúnen trimestralmente para coordinar su actividad. La fuerza de ventas de la empresa está compuesta por un jefe de departamento y siete vendedores divididos por áreas geográficas. El resumen del desarrollo de la última reunión es el siguiente:

El jefe de departamento expone los datos comparativos de los vendedores: el de la zona A aumento sus ventas en un 10%. El de la zona B aumentos sus ventas en un 20%. El de la zona C disminuyo sus ventas en un 3%. El de la zona D disminuyo sus ventas en un 25%. El de la zona E aumento sus ventas en un 2%. El de la zona F disminuyo sus ventas en un 35%. El de la zona G aumento sus ventas en un 40%.

Después de conocer los datos se abrió un turno de palabra en el que el vendedor de cada zona explico las razones de las variaciones.

Zona Ay E: todo va según lo previsto. Zona B: puede aumentar sus ventas ya que en su zona se han instalado empresas nuevas que son clientes potenciales. Zona C: en su zona se han instalado dos competidores y es difícil mantener el nivel de ventas. Zona D y F: cree, basándose en rumores, que el vendedor de la zona G les ha quitado clientes. Zona G: presenta una serie de gráficos sobe la procedencia de sus clientes y demuestra que solo ha vendido fuera de su zona un 15% de sus ventas y afirma que lo hizo porque esos clientes le dijeron que estaban mal atendidos por los vendedores asignados. Se recuerda que en una reunión anterior se acordó no captar clientes fuera de la zona asignada. El vendedor de la zona G afirma que no capto, solo atendió peticiones. Los vendedores de la zona D y F dicen que el acuerdo consistía en no intervenir fuera de su propia zona.

Se producen discusiones y no se llega a ningún acuerdo. Al final, el jefe decide que si en una semana no concreta un acuerdo impondrá las condiciones de ventas para todos.

a- ¿Qué tipo de conflicto se nos presenta?

b- ¿cuáles son sus causas?

c- ¿es posible solucionarlo? ¿Cómo?

LA COMUNICACIÓN

La comunicación eficaz significa entender y ser entendido.

Básicamente, la comunicación es la transmisión de un mensaje de una persona (a la que se la denomina fuente) a otra u otras personas (denominadas receptores).

La transmisión de dicho mensaje se realiza a través de un vehículo denominado canal, el cual puede ser oral, escrito, formal e informal, y puede ir de persona a persona o de una persona a varias.

FORMAS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Existen dos formas distintas de comunicación en el seno de las organizaciones:

- La comunicación formal u oficial

- La comunicación informal o extraoficial

LA COMUNICACIÓN OFICIAL O FORMAL

Se entiende por tal a la relación que existe entre los individuos por su participación en los puestos de trabajo que ocupan cada uno de ellos.

Este sistema de comunicación formal se basa en una cadena de mando que va desde la cúspide de toda organización hasta el último subordinado.

Se pueden distinguir tres tipos de comunicación formal:

- COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: aquella por la cual los jefes se ponen en contacto con sus subordinados, de acuerdo a los cargos jerárquicos o al grado de autoridad que posean. Por ejemplo, ordenes, instrucciones, informaciones, juntas y asambleas.

- COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: aquella por la cual los subordinados entran en contacto con sus jefes o supervisores. Por ejemplo, encuestas de actitud, quejas, sugestiones, reportes, consultas

- COMUNICACIÓN LATERAL: aquella por lo cual se establecen los contactos entre las personas que pertenecen al mismo nivel jerárquico, como ser: gerentes, jefes, supervisores o empleados. Por ejemplo, comités, mesas redondas, juntas, asesoría y consejo.

COMUNICACIÓN INFORMAL O EXTRAOFICIAL

Son relaciones que se originan como consecuencia de las comunicaciones formales, y se provocan por motivos particulares como edad, sexo, grado de educación, clase social, gustos o preferencias u otras circunstancias especiales.

Es importante para el desarrollo de la organización, el conocimiento del conjunto de relaciones o comunicaciones informales, ya que en ciertos casos pueden favorecer la comunicación formal, o bien pueden provocar obstáculos o entorpecimientos de tareas que el jefe a cargo puede evitar.

ACTIVIDADES:

1- Carlos trabaja en una entidad bancaria como Auxiliar administrativo. El director desea que vaya esa tarde para determinar unos asuntos pendientes, pero Carlos no puede porque tiene que ir al médico. Carlos le comunica oralmente a su director que no puede ir por la tarde ya que tiene cita con el médico. El director lo comprende y le dice a Carlos que intente ir por la mañana un rato antes y ponerlo todo al día.

Determina:

a- ¿qué tipo de comunicación es?

b- ¿Qué canal debería haber utilizado?

2- Indicar cuál es la opción más correcta y qué ventajas tiene; justificando tu respuesta:

- Un jefe de ventas de una empresa de La Capital Federal tiene que comunicar a los vendedores de la provincia de Salta que deben modificar los precios de un artículo y duda entre hacerlo por teléfono, fax, correo electrónico, reunión personal o redes sociales.

3- Determina si la comunicación es formal o informal, ascendente o descendente u horizontal:

a- En una empresa que se dedica a la fabricación de herramientas para el vidrio se hacen cambios en el personal, y surge del rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro creándose un clima de tensión.

b- Carlos es el jefe de mantenimiento de una planta industrial y desea enviar al jefe de producción un correo electrónico que incluya el tema para la revisión, recomendación, sugerencia y evaluación de las maquinarias de la planta industrial para garantizar, además, la optimización de estas.

c- Juan es un obrero en una fábrica polimetálica, él se hace muy amigo del jefe de producción y no hace poco lo ascienden a encargado de producción. Sus compañeros no entienden cómo pudo ascender, y entre ellos comienza a correr el chisme que solo por ser su amigo lo ascendieron.

d- En una empresa del rubro alimentos; los gerentes y subgerentes y jefes de cada área de la empresa realizan una reunión directiva para analizar las pérdidas y ganancias en la producción de dicha empresa en comparación a la producción anterior.

e- Mario solicita a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de su puesto o que cumplan con las políticas de la empresa.

4- Para reflexionar: ¿Cómo ha cambiado la comunicación de las organizaciones en relación a la actual situación de aislamientos social y obligatorio?