Si a qualsevol de nosaltres ens preguntaren quant gastem en menjar, transport, oci, vestit o calçat al mes, possiblement tardaríem uns minuts a respondre, o fins i tot contestaríem que realment no el sabem. Hauríem d'acudir als extractes de les targetes, del banc o a la llibreta d'estalvi i sumar per a contestar a aqueixa pregunta., Si no sabem quant ens gastem, per tant, tampoc sabem si estalviem o no, i quant. Només arribat un moment determinat en el qual vulguem realitzar una determinada inversió o despesa, ens posarem a “tirar comptes”., Aquest és un error molt comú en la majoria de les persones i famílies, que en més d'una ocasió pot desencadenar en distraccions financeres que ens costen molts diners i disgustos. El cas més extrem és la fallida. Si les empreses porten la seua comptabilitat al dia i coneixen en tot moment com és la seua situació econòmicofinancera i utilitzen aquesta informació per a corregir possibles desviacions i planificar accions futures: Per què nosaltres no podem fer-ho? Al cap i a la fi, la nostra economia funciona igual que la seua, però a una escala diferent., Per a ajudar-nos a posar en ordre tots els nostres números, existeix una eina molt útil que és el pressupost., QUÈ ÉS EL PRESSUPOST FAMILAR?, És un instrument de previsió i anticipació que s'elabora a partir dels ingressos i de les despeses. Una vegada realitzat el pressupost, podrem anar comprovant si les previsions es compleixen, és a dir, si l'estem gestionant bé i es compleixen els nostres objectius, o si hi ha desviacions i les podem corregir., PER A QUÈ FER EL PRESSUPOST?, Cada persona pot trobar un motiu, segons la utilitat que li vulga donar. Podem esmentar:, • Per a mantindre les despeses en funció dels ingressos., • Per a evitar problemes de tresoreria., • Per a poder fer front a moments difícils., • Per a controlar el nivell de despesa., • Per a saber quina és la situació de la nostra economia en qualsevol moment., • Per a realitzar previsions tant de despesa, d'inversió o d'estalvi., • Per a planificar a curt, mitjà, o llarg termini., COM FER EL PRESSUPOST?, És molt simple. Utilitzarem instruments tan senzills com un full de paper, un bolígraf i una calculadora. Es tracta de realitzar un quadre de doble entrada: en una columna els ingressos i en una altra, les despeses., En la columna ingressos, anotarem els salaris, prestacions, pensions, ajudes, o qualsevol altra, entrada de diners que puga tindre la nostra economia familiar., Quant a la columna de les despeses, podem diferenciar segons la naturalesa de la despesa. Així serà més fàcil controlar-los i si és necessari, estudiar com d'ells es pot reduir o fins i tot prescindir., • Despeses fixes: Són aquelles despeses obligatòries (impostos,) o aquells als quals ens hem compromés per contracte (lloguer de l'habitatge, hipoteca, subministraments, etc.) o sense contracte amb tercers (col·legi, guarderia, etc.). No pagar-los suposa exposar-se a problemes com a tall de subministraments, desnonament de l'habitatge, embargaments, etc., • Despeses corrents: No són obligatoris perquè no existeix contracte ni obligació legal, però són necessaris per a la nostra vida diària. Parlem de les despeses d'alimentació,transport, vestit, calçat,etc., • Despeses ocasionals: Són despeses irregulars. Alguns són ineludibles com les despeses mèdiques, però unes altres es poden reduir o fins i tot prescindir en cas de necessitat. Tal és el cas d'oci, viatges, etc., Hem de tindre en compte que encara que la majoria de les despeses fixes en general solen tindre un import constant al llarg de l'any (hipoteca, lloguer), altres despeses poden ser més o menys quantioses segons un determinat període de l'any (subministraments en els mesos d'hivern), o produir-se en un determinat moment (impostos), per la qual cosa el pressupost no pot/ha de ser uniforme tots els mesos., Realitzarem el pressupost amb els documents necessaris (factures, rebuts, extractes bancaris, anotacions en la llibreta d'estalvi, etc.)., Una vegada realitzat el pressupost, és hora d'analitzar les dades i traure les nostres pròpies conclusions:, • Cobrim les despeses?, • Generem un romanent per a fer front a possibles eventualitats?, • Necessitem reduir despeses?, • Podem estalviar?, • Quins ajustos hauriém de / podem realitzar?, • Quines són les previsions per als pròxims mesos?, MANTINDRE L'EQUILIBRI PRESSUPOSTARI, En general, quan parlem de manejar el pressupost, parlem de controlar el nivell de despeses, atés que el d'ingressos solen ser constant i no variar, almenys a curt termini., És per això que el pressupost que realitzem al començament de l'any ens servirà per a controlar si les despeses s'han reduït, mantingut o augmentat al llarg del mateix., Existeixen unes normes que hem de seguir perquè tinga utilitat el control d'aquest., • No tots els mesos són iguals. Alguns són més “tranquils” en el que a despeses es refereix, la qual cosa ens facilitarà estalviar per a fer front als mesos de major despesa., • Cada mes:, • Fer els comptes regularment ajudant-nos de les factures i dels comprovants bancaris., • Fer recompte dels ingressos necessaris per a pagar les despeses fixes., • Evitar sobrepassar l'import fixat per a les despeses corrents., • En el cas que els ingressos canviaren, tindríem en compte aquest fet per a reajustar, tant les previsions com nous objectius.
COM FER UN PRESSUPOST?
La majoria de les associacions, especialment aquelles que no tenim diners extres, recorrem a un pressupost. És fonamental comparar els diners que entren amb els diners que eixen. Amb el pressupost es pot saber aproximadament quant necessitem gastar per a les principals necessitats—local, subministres, funcionament bàsic i transport, etc. Saben per les experiències quant esmorteir per a emergències o altres esdeveniments inesperats i quina quantitat dedicar a l’estalvi.
Les organitzacions també necessiten mantindre el control sobre les seues finances. Si la teua organització gasta mil euros o un milió per any, vol usar-lo sàviament i fer-lo rendir el més possible. A més, la majoria dels finançadors ens valoren d'acord amb com hem gastat el que ells t'han donat i es necessita mostrar-los el que s'ha fet amb els seus diners. Per aquestes raons és molt important crear i mantindre un pressupost anual exacte i al dia per a la teua organització.
QUINS SÓN ELS ELEMENTS D'UN PRESSUPOST ANUAL?
Que especifique i complex necessita ser el document del pressupost anual depén de com és de gran el pressupost, quants fons es tenen i quins són els requeriments, en quantes activitats o programes diferents s'està usant els diners, etc. Fins a cert punt, no obstant això, el teu pressupost necessitarà incloure el següent:
Despeses projectades: la quantitat de diners que la teua organització espera gastar l'any fiscal esdevenidor, desglossat en les categories que s'esperen gastar -- salaris, materials d'oficina , etc.
Any fiscal: Aquest terme significa “any financer”, i és el calendari que s'usa per a calcular el pressupost anual, i determina quan omplir l'arxiu fiscal, tindre auditoria i tancar els seus llibres. Hi ha molts diferents anys fiscals que podem usar. Els negocis normalment usen l'any calendari -- gener 1 a desembre 31. La majoria de les organitzacions adopten l'any fiscal que encaixa amb el dels seus finançadors majors.
El més habitual és preparar el seu pressupost perquè concorde amb el seu any fiscal, i tindre-ho llest abans que l'any fiscal comence. En moltes organitzacions, el consell d'administració necessita aprovar un pressupost abans del començament de l'any fiscal perquè l'organització puga operar.
Ingressos estimats. La quantitat de diners que esperem prendre per a l'any vinent fiscal, desglossat per fonts—exemple, la quantitat que espera per cada font de finançament, no solament incloent subvencions i contractes sinó també els ingressos propis de la recaptació de fons, quotes de cosis i venda de béns i serveis.
Les interaccions entre despeses i els ingressos. Què es finança a través de quines fonts? En molts casos, aquesta és una condició dels finançaments: les finançadores estan d'acord a proporcionar diners per a una posició específica, per exemple, per a determinades activitats o temes. Si el finançament ve amb restriccions, és important considerar aquestes restriccions en el seu pressupost per a així estar segur de gastar els diners com ens va dir al finançador que el faria.
Ajustos per a reflectir la realitat a través de l'any. Molts dels números que posarem dins del seu primer intent del pressupost són estimacions, basades en experiències passades o en especulacions. Conforme els anys passen aquestes estimacions necessitaran ser ajustades per a ser tan exactes com siga possible amb l'objectiu de poder dur el compte del que realment està passant amb els seus diners.
COM S'HA DE PREPARAR UN PRESSUPOST ANUAL?
Un pressupost especific i racional és una eina indispensable per a qualsevol organització.
Alguns avantatges particulars del pressupost són:
• Aguditza la comprensió de les seues metes. El pressupost diu clara i exactament en què és necessari i desitjable gastar els diners.
• Et dona el panorama vertader. En mostrar amb precisió en què es pot gastar, on estan les llacunes financeres, etc., el seu pressupost li permet desenvolupar un pla per avançat per a satisfer les seues necessitats i decidir que veritablement es pot fer l'any en particular. Al mateix temps, et desanima a plantejar falses esperances o fer promeses que no es poden complir. El pressupost et dona un pla de despeses a seguir per a estar segur de no gastar més del que tenim.
• Encoratja a formes eficaces de fer-li front a qüestions de diners. En mostrar-li què és el que pots obtindre en conèixer els seus ingressos, un pressupost pot motivar-te a ser creatiu i reeixit en la cerca d'altres fonts de finançament.
• Complir la necessitat d'informació requerida. El pressupost complet proporciona un element necessari per a les propostes financeres i dona un report a les entitats finançadores i la comunitat.
• Facilita la discussió de les realitats financeres de l'organització. El teu pressupost et permet comunicar-te sobre les prioritats financeres i les necessitats més clarament tant amb el personal de l'organització com amb el món extern.
• T'ajuda a evitar sorpreses i manté el control fiscal. La planificació d'aquest tipus en general és absolutament necessària per a dirigir una organització. L'última cosa que es desitja és una sorpresa financera negativa. Amb un pressupost realista, es redueixen en gran manera les possibilitats d'obtindre’n una. En definitiva, una posada al dia, un pressupost precís fa la seua vida més fàcil en ajudar a tindre el control de les finances de l'organització.
ALGUNES CONSIDERACIONS PRÀCTIQUES.
La quantitat de temps i esforç que es gaste en el pressupost hauria de tindre alguna relació amb la grandària del pressupost. Si el teu pressupost anual és 1000 euros el teu pressupost no hauria de prendre molt de temps, no obstant això és molt important balancejar els ingressos i les teues despeses, i tractar de tindre el màxim rendiment dels seus diners. Si el teu pressupost és de cent milió o més, val la pena una mica més de temps i esforç per a estar segur que se sap exactament com manejar-ho. A aquest nivell, es podrien tindre diferents fonts de finançament, i se li han de donar compte de les seues despeses acuradament. Si el teu pressupost s'aproxima al milió d’euros, necesstiem un assessor en el personal o un director financer que supervise. A aquest nivell, les finances són el bastant complexes amb la qual cosa és molt important obtindre una visió general d'un professional.
És molt important notar ací que no qualsevol involucrat en organitzacions de base o comunitàries tenen la formació o el desig de crear i administrar un pressupost únic. Afortunadament, hi ha ajuda disponible tant dins de l'organització (contractant un gestor o un cap de finances, si això és possible) com personal extern. Sovint, els membres de la junta o altres voluntaris de la comunitat amb experiència financera poden aportar els seus coneixements per a l'organització.
La possibilitat d'una comptabilitat o una posició similar compartida o prestada per un temps per una altra organització podria també existir.
PLANEJAR I REUNIR INFORMACIÓ PER A CREAR UN PRESSUPOST.
LES PRELIMINARS: DETERMINAR EL QUE HA DE GASTAR DE DINERS
Això podria sonar com una cosa no senzilla, però de fet moltes organitzacions emprenen el procés del pressupost sense haver treballat acuradament les seues prioritats. Realment esbrinar en el que hauria d'estar invertint els seus diners implica un procés de planificació a gran escala.
De quins tipus i nivells de programes o activitats es podria tractar d'executar en l'any vinent fiscal? Els elements a considerar varien d'organització en organització, però els més importants usualment són:
• Quines són les activitats o programes que seran de més profit per a avançar en la seua causa o missió i que pensem que es poden dur a terme amb els ingressos i els recursos sabem que tenim o que es poden preveure?
• Quants llocs de personal es necessitaran per a coordinar aquestes activitats o programes de la millor manera?
• Quant, com (salaris per hora, salaris, preus de les consultes, beneficis), i de quines fonts el personal podria ser beneficiat?
• Què més es necessitaria per a fer funcionar l'organització i les seues activitats--espais, subministraments, equips, telèfon i utilitats (aigua, llum, etc.), assegurança, transport, etc.?
• Una vegada que ja se sap que es necessita, es pot procedir al següent pas: esbrinar quant costarà tot.
QUANT COSTARÀ? ESTIMANT DESPESES
Pas 1: Desenvolupe maneres d'estimar de les seues despeses.
Amb la finalitat de començar a crear un pressupost, es necessitarà estimar les despeses per a l'any vinent fiscal. En alguns casos—renda anual o sous per exemple— probablement s'haurien de tindre xifres reals d'aqueixes despeses. En altres casos—telèfon i utilitats—s'haurà d'endevinar basat en les xifres de l'any passat (si és que hi havia un any passat per a la teua organització) o un estimat d'un cost mensual mitjana.
Per a subministraments i equips, el millor mètode és fixar el preu dels articles en el lloc que s'espera comprar-los, i després crear un pressupost d'articles basat en el que es penses que es necessitarà. En aquestes i altres instàncies, l'experiència i el consell d'altres organitzacions associatives poden ser útils.
Estiga segur de posar alguns diners en la categoria “altres”, per a estar preparat per a l'inesperat. Sempre hi ha despeses inesperades, i és part de l'estimació conservadora l'estar preparats per a ells.
Estimació conservadora: quan s'està preparant un pressupost tracte de ser el més exacte possible per a poder evitar sorpreses inesperades. Una manera de fer això és sempre usar xifres reals si les té. Si no les té, una altra tècnica segura és estimar conservadorament les despeses i ingressos.
Quan s'estimen les despeses fes-ho el mes alt possible—presa el teu compte de telèfon més alta i multiplica-la per 12, per exemple, en comptes de posar una mitjana—així si s'estava equivocat, probablement sobrarà diners en comptes d'estar curt d'ell. De la mateixa manera, quant s'està estimant les entrades de diners estima-les baixes—el menor número veritablement possible—llavors si alguna cosa et sorprén és perquè tens més diners de l'esperat. Estimar conservadorament quan s'està planejant el teu pressupost farà més probable que romangues dins del teu pressupost en el transcurs de l'any.
Pas 2: Faça una llista de l'estimació anual de les despeses totals de les necessitats completes de l'organització.
Hi ha coses que se sap que s'està obligat a fer, i sense les quals l'organització no pot funcionar per a res.
Per a la majoria de les organitzacions, aquestes inclouen, però no es limiten necessàriament a:
• Salaris o sous per a tots els empleats.
• Incentius (beneficis) per a tots els empleats, també separats per posició.
• Renda i/o pagaments d'hipoteca per a l'espai (lloc) de l'organització.
• Utilitats (electricitat, gas, aigua).
• Servei telefònic.
• Cost del servei d'Internet.
• Assegurança (responsabilitat civil, incendi, robatori, etc.).
Pas 3: Faça una llista de les despeses estimades per a coses que es necessitaran per a poder dur a terme les activitats de l'organització.
A diferència de la llista anterior, la majoria dels temes ací probablement seran tangibles—coses reals.
• Subministraments de programa i d'oficina: llapisseres, paper, programari, materials educatius, xeringues, notes—qualsevol cosa que es necessitarà en el curs de l'any.
• Equip d'oficina i programari: Generalment, equip és definit com a coses que per un període d'any (usualment més de 3 anys) i costa més que una quantitat fixa.
Pas 4: Faça una llista de despeses estimades per a qualsevol cosa extra que l'organització està obligada a pagar o que no pot seguir sense fet:
• Pagament de préstecs.
• Serveis externs. Això podria incloure una auditoria anual, serveis de comptabilitat i secretaria, persones part del programa que són pagats com a formadors, pagaments a altres organitzacions per serveis específics, així com consultors individuals qui són contractats per a aconsellar o proveir serveis a l'organització.
• Imprimir i copiar, si no es fa dins de l'organització.
• Transport: despeses de viatges per al personal, participants i/o voluntaris, i manteniment de vehicles i despeses per a qualsevol vehicle de l'organització.
• Franqueig i altres despeses de correu.
Ara que s'ha pensat en totes les despeses necessàries, es pot donar una ullada a la llista de desig.
Pas 5: Faça una llista de despeses estimades per a aquestes coses que encara no se sap si es poden comprar, però que t'agradaria comprar o tindre en l'any vinent fiscal.
Això ha d'incloure posicions del personal, nous programes (incloent personal, subministraments, espai... qualsevol cosa per a posar-les en funcionament), equips, etc. Faça aquesta llista com es van fer les altres – desglosse-la per categoria i tracte de ser el més precís possible en les seues estimacions.
Pas 6: Sume totes les despeses que s'han posat en la llista.
Aquest total és el que t'agradaria gastar per a fer funcionar l'organització. En altres paraules, aquests són les despeses projectades per a l'any vinent fiscal.
Molts fets importants que esdevenen en la nostra vida, com el matrimoni, el divorci, la compra d'una casa, o tindre un fill, poden implicar canvis en la nostra situació financera.
MATRIMONI
Encara que el matrimoni pot oferir oportunitats econòmiques i financeres ja que es poden reunir més recursos efectivament, també implica noves responsabilitats.
Règim Matrimonial
Existeixen dos règims matrimonials: de guanys i separació de béns.
En el Règim de guanys, existeix una vinculació total dels béns personals, drets i obligacions entre els cònjuges.
En el Règim de Separació de béns, cada cònjuge és únic amo dels seus béns i per tant, únic responsable dels deutes que contraga.
No obstant això, cal tindre en compte que Operacions financeres conjuntes signifiquen responsabilitats compartides. I és que independentment del règim matrimonial de la parella, si es posseeixen comptes bancaris conjunts, o targetes de crèdit, o es realitzen operacions financeres, els dos titulars seran responsables pels pagaments, inclusivament si només un d'ells va fer els càrrecs. Aquesta situació s'aplica també a qualsevol operació financera realitzada entre diversos particulars,existisca o no relació de parella entre ells.
La compra de la vivenda.
La compra d'una casa incrementa sense cap dubte el patrimoni de qui l'adquireix. No obstant això, implica altes responsabilitats financeres, especialment la primera vegada, ja que partim d'una situació pràcticament de zero i comptem amb un suport patrimonial d'escàs valor.
Una hipoteca és un préstec d'important quantia que tindrà efectes sobre l'economia: d'una banda, reduirà considerablement el poder adquisitiu per a altres partides i per un altre, reduirà el crèdit per a l'obtenció de noves operacions financeres, sobretot, en els primers anys del préstec.
Davant l'elevat nivell d'endeutament present i futur que la compra d'un habitatge finançat mitjançant hipoteca suposarà, hem de reflexionar i analitzar acuradament quina és la nostra capacitat de pagament. Un altre factor a tindre en compte en una època com que estem vivint, és la possible l'alça dels tipus d'interés dels préstecs. Successius i constants encariments de la hipoteca poden comprometre seriosament la nostra capacitat de pagament.
Els fills.
Iniciar una família és un altre canvi en la vida que implica exigències econòmiques. Molts pares veuen com les seues despeses mensuals i el saldo de les targetes de crèdit s'incrementa dràsticament amb el naixement dels fills i en els anys posteriors.
La defunció de la parella.
La defunció de la parella, indubtablement a més de la pèrdua personal, pot suposar una
gran bolcada en la situació financera. En morir, lògicament, els ingressos de la unitat familiar es veuran reduïts, encara que les despeses no ho faran en la mateixa forma. Existeixen despeses que no depenen del nombre de persones,per exemple, el lloguer de la casa, despeses inherents a aquesta, impostos municipals, etc. En el cas d'operacions financeres subscrites (préstecs hipotecaris,altres préstecs, targetes…) aquestes hauran de mantindre's independentment del canvi en la situació. És recomanable subscriure una assegurança a l'hora de contractar un préstec.
Separació o divorci.
És un cas similar. En deixar de ser dues persones en la unitat familiar, el nivell d'ingressos es redueix, i depén de si es comparteix el pagament o no de la hipoteca, per exemple, la càrrega pot ser molt costosa de portar.
En la nostra vida poden esdevindre circumstàncies adverses. Accidents o contratemps poden amenaçar tant la nostra salut (malaltia,mort, invalidesa) com els nostres béns i patrimoni, i per tant,
el nostre present i el nostre futur.
Per aqueix motiu, sorgeix la figura de l'assegurança. Una assegurança és un mecanisme de protecció a través del qual, a canvi del pagament d'una prima, s'obté una compensació (indemnització,prestació) en el cas que ocórrega un esdeveniment negatiu no desitjat.
L'assegurança cobreix el risc i ens ajuda a sentir-nos protegits davant la possibilitat que ocórreguen
fets imprevistos, les conseqüències dels quals superen la nostra capacitat individual de reparació.
Consells útils.
• Existeixen assegurances que cobreixen pràcticament totes les eventualitats que puguen ocórrer en la nostra vida: mort, invalidesa,desocupació, divorci,etc. que poden fer que una situació complicada ho siga en menor mesura.
• En algunes de les operacions financeres importants (préstec hipotecari, etc.), el banc pot exigir tindre un seguro. No és obligatori contractar el que l'entitat proposa.
• Sol·licitar diverses ofertes en les companyies d'assegurances. Estudiar-les i comparar-les per a determinar quina és la que millor s'adapta a les nostres necessitats.