Importancia

Es común que exista cierto nivel de desconfianza al momento de hablar de las relaciones publicas, ya que estas poseen la fama de manipular la información u ofrecer verdades a medias, cuando en realidad esto daría paso a una posible perdida de credibilidad, lo que afectaría gravemente al profesional que se dedica a esta rama. 

Si una empresa busca construir relaciones duraderas y profundas con sus públicos es importante que decidan ser abiertas y honestas sobre sus operaciones y decisiones, como considerar volver su información más  accesible y amigable, para el que se interese pueda acceder a ella.

Hay que tener en cuenta que esto no se trata de revelar solo la información cuando le es favorable a la empresa, sino trabajar en mantener una actitud de apertura constante, incluso en situaciones difíciles.

Una estrategia que se ha vuelto popular últimamente es la implementación de las políticas de puerta abierta, dentro de la organización, es una forma de comunicación que permite a los empleados hablar directamente con los directivos o recursos humanos, con el objetivo de que todos sean tomados en cuenta y no existan barreras al momento de discutir problemas, lo cual le brinda a la empresa, al preocuparse por la transparencia entre sus propios empleados, la imagen de flexibilidad y preocupación por la honestidad en general.

La transparencia dentro de una organización de guía de los siguientes factores:

1. Evitar la ocultacion de informacion relevante.

2. Proveer información completa y precisa.

3. Evitar exageraciones o promesas falsas.

4. Contribuir a la constricción de relaciones de confianza y credibilidad con los stakeholders.

Importancia

La confidencialidad juega un papel representativo en el manejo de ciertos tipos de información, por ejemplo, la información que le proporcionan sus clientes a la empresa, que se filtren documentos como estrategias y planes creados de la mano con los clientes es una situación muy delicada y peligrosa, ya que demuestra que la organización no es confiable, no es segura.

El diagnostico para la situación termina siendo el mismo: malo para el cliente y peor para la empresa.

Los profesionales tienen la responsabilidad de proteger la confidencialidad de la información que se les ha confiado  y una buena gestión comunicacional incluye saber cuando callar o cuando divulgar determinada información.

Las empresas comúnmente poseen manuales de ética que se focalizan en delimitar aquello que es confidencial y no debería hacerse publico, según estos la información que termina siendo confidencial se determina fijándose en los factores legales, acuerdos, estrategias empresariales y discreciones.

Hay que tener en cuenta que el que una empresa oculte información que le convenga que no salga a la luz, sea por motivos no morales u ocultistas, no cuenta como confidencialidad. La confidencialidad no busca mantener limpio el nombre de una empresa, sino reforzar mediante la seguridad de datos la relación y confianza para/con sus clientes.

La confidencialidad dentro de una organización de guía de los siguientes factores:

1. Protección de información, tanto de la empresa como de los stakeholders.

2. Ser cuiadosos con el manejo de informacion confidencial.

3.  Evitar la divulgación de información sin la autorización de la fuente.

4. No utilizar información confidencial para el benficio personal.