หน่วยที่ 7 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนอข้อมูลสารสนเทศประเภทตัวเลขและตารางคำนวณ

สาระสำคัญ

โปรแกรม  Microsoft  Excel เป็นโปปรแกรมตารางคำนวณ ที่เหมาะสำหรับการพิมพ์ตารางการคำนวณ หรือที่ทั่ว ๆ ไปเรียกว่า  เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งนิยมใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขที่มีปริมาณมาก เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์หรือคำนวณผล นอกจากนี้แล้ว ยงสามารถที่จะจัดพิมพ์ตาราง แผนภูมิ และใช้ฟังก์ชันในการคำนวณรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งผลที่ได้จากการคำนวณใช้โปรแกรมนี้จะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft  Excel 2010

2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ บันทึกเป็น ให้คลิกระบุตำแหน่งของสมุดงานที่ต้องการบันทึก ดังภาพ

3. เปลี่ยนชื่อสมุดงาน ชื่อของสุมดงานควรสอดคล้องกับข้อมูลในสมุดงาน  ถ้าไม่ใส่นามสกุล (File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพิ่มให้เอง เป็นนามสกุล xlsx

การปิดโปรแกรม

1. คลิกปุ่ม Close ของโปรแกรม Excel เพื่อปิดแผ่นงานที่กำลังทำงาน ดังภาพ

2. คลิกปุ่ม ปิดหน้าต่าง ของสมุดงานนั้น ๆ ซึ่งอยู่มุมขวาด้านบน ดังภาพ

3. ในกรณีที่แผ่นงานนั้น ๆ มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล โปรแกรมจะถามว่า จะบันทึกหรือไม่ ให้คลิกปุ่มตามต้องการ ถ้าคลิกปุ่ม ยกเลิกโปรแกรมจะยกเลิกการปิดโปรแกรม

4. ถ้าแผ่นงานนั้น ๆ มีข้อมูลเหมือนเดิม ไม่มีการเปลี่ยนแปลข้อมูลตั้งแต่การบันทึกครั้งล่าสุด หรือ เปิดโปรแกรมใหม่ และยังไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ โปรแกรมจะปิดแผ่นงานนั้นทันที โดยไม่แสดงหน้าจอใด ๆ

หน้าจอและการใช้เครื่องมือของ Excel

หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้

แถบริบบิ้น

แถบริบบิ้น คือบริเวณที่รวมคำสั่งต่าง ๆ ของโปรแกรมไว้ โดยจัดเป็นกลุ่ม ๆ รวมกันเรียกว่า แท็บ (tabs) ในแต่ละแท็บแบ่งออกเป็นกลุ่ม โดยมีชื่อกลุ่มอยู่ด้านล่าง และและในแต่ละกลุ่มจะรวมคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกันไว้ด้วยกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน

            แท็บของ Excel 2010 ประกอบด้วย 7 แท็บหลัก และแท็บพิเศษ 1 แท็บ

·       แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น

·       หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น

·       แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น

·       เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น

·       สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น

·       ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น

·       ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น

·       มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น

ริบบิ้นสามารถย่อ/ขยาย เพื่อให้มีพื้นที่ทางานมากขึ้น การย่อริบบิ้นให้คลิกปุ่มย่อริบบิ้น/ขยายริบบิ้น ซึ่งอยู่บริเวณมุมขวาด้านบนของแถบริบบิ้น ดังภาพ

แถบเครื่องมือด่วน

แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบที่รวมคำสั่งที่มักใช้บ่อย ๆ เราสามารถเพิ่มเครื่องมือในแถบเครื่องมือด่วนนี้ได้ และสามารถย้ายตำแหน่งให้ไปอยู่ด้านล่างริบบิ้น เพื่อให้คลิกได้สะดวกมากยิ่งขึ้นได้

                สำหรับ ย่อ/ขยายหน้าจอ หรือ ปิดโปรแกรม Excel

                สำหรับบันทึกไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ที่จะบันทึกไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกซ้ำ โปรแกรมจะบันทึกข้อมูลในชื่อและตำแหน่งเดิม โดยจะทับข้อมูลเดิมก่อนการบันทึกครั้งนั้น ๆ

                สำหรับการยกเลิกการกระทำ(Undo) ถ้าต้องการยกเลิกการกระทำหลายครั้ง ให้กดสามเหลี่ยมข้างลูกศร เพื่อคลี่ดูรายการที่ต้องการเลิกกระทำย้อนหลัง

                สำหรับการทำซ้ำ(Redo) ปุ่มนี้ไม่ทำงานถ้ายังไม่มีการยกเลิกการกระทำ ถ้าต้องการทำซ้ำหลายครั้ง ให้กดสามเหลี่ยมข้างลูกศร เพื่อคลี่ดูรายการที่ต้องการทำซ้ำ

                สำหรับเพิ่มคำสั่งหรือเปลี่ยนตำแหน่งของแถบเครื่องมือด่วน เมื่อคลิกจะมีคำสั่งให้เลือก เพิ่มเข้าในแถบเครื่องมือด่วน หรือนำคำสั่งที่ไม่ต้องการใช้งานออกจากแถบเครื่องมือด่วน หรือย้ายตำแหน่งแถบเครื่องมือด่วน ดังนี้

แถบสูตร

เป็นส่วนที่ใช้สำหรับป้อนข้อความในเซลล์ หรือเขียนสูตร  ในขณะพิมพ์ หรืออยู่ในสภาวะ หรือโหมดการป้อนค่า หรือโหมดการแก้ไข จะเกิดเครื่องหมายผิด และเครื่องหมายถูก  ดังนี้

                    สำหรับเรียกใช้งานสูตรของ Excel

                       คลิกเพื่อตกลง และออกจากโหมดป้อนค่า หรือโหมดแก้ไข มีความหมายเช่นเดียวกับการกด Enter

                       เพื่อยกเลิก และออกจากโหมดป้อนค่า หรือโหมดแก้ไข

กล่องชื่อ

กล่องชื่อแสดงตำแหน่งของเซลล์ที่พร้อมใช้งาน  ถ้าพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ในกล่องชื่อและกด Enter โปรแกรมจะไปยังตำแหน่งที่ระบุทันที จากนี้ยังสามารถใช้กำหนดชื่อช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ หรือการใช้งานอื่น ๆ

แถบสถานะ

แถบสถานะแสดงโหมดการทำงานในขณะนั้น ถ้าคลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่ง จะอยู่ในโหมดพร้อม โปรแกรมพร้อมที่จะรับการพิมพ์ เมื่อเริ่มพิมพ์โปรแกรมจะเข้าสู่โหมดการป้อนค่า และถ้ากดปุ่ม F2 หรือดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลจะเข้าสู่โหมดการแก้ไข การออกจากโหมดการป้อนค่า หรือการแก้ไขทำได้โดยกดปุ่ม Enter

ชื่อแผ่นงาน

โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรมครั้งแรก Excel จะมีแผ่นงานเตรียมไว้ให้ 3 แผ่นงาน แต่ถ้าต้องการมากกว่านั้น สามารถสร้างเพิ่มได้ โดยคลิกที่รูป

เมื่อคลิกขวาที่ชื่อของแผ่นงาน จะสามารถปรับแต่งชื่อ และจัดการแผ่นงานได้ เช่น ลบแผ่นงาน เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ระบายสีแผ่นงาน ตลอดจนย้ายตำแหน่งแผ่นงาน เป็นต้น

เค้าโครงหน้ากระดาษ

เค้าโครงหน้ากระดาษ ประกอบด้วยแบบปกติ แบบเค้าโครงหน้ากระดาษ และแบบแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้าตามลำดับ

โดยทั่วไปมักจะแสดงแบบปกติ ซึ่งจะไม่แสดงขอบเขตของหน้ากระดาษ ซึ่งมักจะมีปัญหาในการพิมพ์เนื่องจากอาจจะมีข้อมูลถูกแยกออกไปอยู่หน้าอื่น การแก้ไขทำได้โดยคลิกที่เค้าโครงแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า เมื่อกลับมาแบบปกติจะเห็นเส้นประแบ่งหน้ากระดาษ ทำให้การทำงาน การจัดพิมพ์ข้อมูลดีขึ้น

ภาพแสดงเส้นประการแบ่งหน้ากระดาษ

การปรับความกว้างของคอลัมน์

ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น

1.             ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ

2.             ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้

3.             ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ

จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น

4.             ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอลัมน์ หลายคอลัมน์ให้เท่ากันทุกคอลัมน์ สามารถทำได้ ดังนี้

1.             เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์

การปรับความสูงของแถว

การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ

การลบคอลัมน์และแถว

เราสามารถลบ คอลัมน์ทั้งคอลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

1.             คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดังภาพ

2.             ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งลบ

3.             จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข้อมูลถัดไปจะเข้ามาแทนที่ ดังภาพ

4.             จากข้อ 1 ถ้ากดปุ่ม Delete จะลบข้อมูลออกเพียงอย่างเดียว จะสังเกตเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ถัดไป ไม่ได้เลื่อนเข้ามาแทนที่ ดังภาพ

5.             เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือด่วน

การแทรกคอลัมน์ และแถว

บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้

1.             คลิกที่ชื่อของคอลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอลัมน์

2.             เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้

การใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ และ Autosum

• • เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในช่อง เซลล์ ของ Worksheet เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้

• • การลบ

1.             คลิกที่ ช่อง C1

2.             พิมพ์เลข 30

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ C2

4.             คลิกที่ช่อง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง C4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 10 ในช่อง C3 ดังภาพ

• • การคูณ

1.             คลิกที่ ช่อง E1

2.             พิมพ์เลข 3

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ E2

4.             คลิกที่ช่อง E2 และพิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง E4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง E3 ดังภาพ

• • การหาร

1.             คลิกที่ ช่อง G1

2.             พิมพ์เลข 30

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ G2

4.             คลิกที่ช่อง G2 และพิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง G4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง G3 ดังภาพ

การคลิกเลือกสูตรบนแถบสูตร

ในกรณีที่จำสูตรไม่ได้ ต้องการหาดูจากสูตรทั้งหมดตามปประเภท หรือตามลำดับที่เคยใช้งาน ให้เลือกใช้สูตร โดยคลิกเลือกจากปุ่มแทรกฟังก์ชันในแถบสูตรบนริบบิ้น

ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการเรียกใช้งานสูตร SUM() โดยเลือกจากปุ่มแทรกฟังก์ชัน

1.             พิมพ์ข้อมูลลงบนแผ่นงาน ดังภาพ

2.             บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิวงกลม และเลือกรูปแบบที่ต้องการ

TIP:

การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข้อมูล ถ้าต้องการปรับส่วนใด ให้คลิกเลือกส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ

ชุดข้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออกจากกันได้

สาระน่ารู้

• 1. เหมาะกับงานคำนวณประเภทต่างๆ เช่น เลขทั่วๆ ไป, ค่าทางสถิติ, เลขตรีโกณฯ, ค่าทางการเงิน, คำนวณเกี่ยวกับวันที่

  2. ระบบคำสั่งเป็นมาตรฐานเดียวกับโปรแกรมอื่นในตระกูลเดียวกัน ทำให้สามารถเรียนรู้โปรแกรมอื่นๆ ได้โดยอ้างอิงกับโปรแกรม Microsoft Excel ชุดนี้ หรือผู้ใช้ที่ศึกษาโปรแกรมอื่นมาแล้ว ก็สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้สะดวก

  3. ระบบคำสั่งมีหลากหลายให้เลือกใช้งาน ทั้งแบบเมนูคำสั่ง, ปุ่มลัด, ไอคอนในแถบเครื่องมือ (Toolbars), เมนูจากการ Click เมาส์ขวา

  4. การ Click ขวา จะเรียกเมนูคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงานให้โดยอัตโนมัติ

  5. ระบบเมนูคำสั่งมีให้เลือกทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ

  6. จัดการกับข้อมูลภาษาไทยได้ถูกต้องการหลักพจนานุกรมไทย

  7. สามารถเติมข้อมูลลำดับ ได้โดยอัตโนมัติ (Auto Fill)

  8. ช่วยสร้างสูตรคำนวณได้ง่าย และรวดเร็วดั่งเนรมิต ด้วยความสามารถ Function Wizard ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาจดจำรูปแบบการใช้สูตรคำนวณแบบต่าง ๆ

  9. สร้างกราฟ และแก้ไข-ปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Chart Wizard ทำให้สามารถเนรมิตกราฟได้หลากหลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น, กราฟแท่ง, กราฟวงกลม, กราฟพื้นที่ ทั้งในลักษณะภาพ 2 มิติ และภาพ 3 มิติ