หน่วยที่ 5 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศตามลักษณะงานอาชีพ

1 ความหมายของการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

การนำเสนอข้อมูล  Presentai tion หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ฟัง ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ ฉันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดหมายของการนำเสนอ

2 จุดมุ่งหมายในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศตามลักษณะงานอาชีพ มีจุดมุ่งหมายในการนำเสนอ ดังนี้

    1 . เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังเข้าใจในสาระสำคัญของการนำเสนอข้อมูลสารสนเทศ

    2. ให้ผู้ชม ผู้ฟังเกิดความประทับใจและนำไปสู่ความเชื่อถือในข้อมูลสารสนเทศที่นำเสนอ

3 หลักการพื้นฐานของการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

การพื้นฐานของการนำเสนอผลงาน มีจุดเน้นสำคัญ ดังนี้

1 การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้นเพื่อชมการนำเสนอ ดังนั้น การเลือกกลุ่มประกอบต่างๆ เช่น สีพื้น แบบ สี แบบขนาดของตัวอักษร รูปประกอบต้องเหมาะสมและสวยงาม

2 ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีความสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า “A picture is worth a thousand words” หรือ “ ภาพภาคหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ” แต่ประโยคนี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถามให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไร และภาพที่เลือกมานั้น สามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่

3 ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และข้อ  2  ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสดๆ ภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาดภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป

4 หลักการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

หลักการเลือกใช้โปรแกรม และหลักการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ โดยใช้โปรแกรมดังนี้

1 ความเข้าใจกับงานที่ต้องการนำเสนอก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น ต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่ต้องการนำเสนอก่อนว่าเป็นงานลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ

2 เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เพื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว จะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง อาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด ผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนของโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเรียกโปรแกรมที่เห็นว่า เหมาะสมที่สุด

3 จัดหาเครื่องมือตามความต้องการของโปรแกรม โปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมือนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกันในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้น จะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง จะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่ขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์เลือกตามความต้องการว่าเป็นเครื่องจีนสีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการว่าซอฟต์แวร์ขนาดเท่าใด  และฮาร์ดดิสก์จะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง นั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่ที่เหลือไม่เพียงพอต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น

4 การใช้งานโปรแกรมในการใช้งานนั้น นอกจากผู้ชายจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอย่างไรแล้ว รายละเอียดการใช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความสามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชันที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ผู้ใช้ต้องทดลองเองจึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถในโปรแกรมนั้นๆ ทำคู่มือการใช้งานในลักษณะการประยุกต์ มีตัวอย่างของงานแสดงให้เห็น ทำให้สามารถเรียนรู้ได้อย่างเร็วขึ้นและในปัจจุบันนี้มีการทำคู่มือการใช้งาน ในรูปของสื่อคอมพิวเตอร์ที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น ทำเป็นซีดีการใช้งาน เป็นต้น ฉะนั้น ผู้ใช้งานที่ยังไม่มีประสบการณ์จึงควรเรียนรู้จากคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง

5 รูปแบบการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

รูปแบบการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ปัจจุบันที่นิยมใช้กันมี 3 แบบคือ

1 การนำเสนอแบบ Web Page รูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเตอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่างๆ ตลอดส่วนสามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบนั้นได้ เราต้องใช้เวลาในการจัดทำมากกว่าผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ และโปรแกรมที่นิยมใช้มากที่สุดคือ โปรแกรม adobe dream weaver